Rok 2015 - zgodnie z art. 33 ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym

ZARZĄDZENIE Nr 120.23.2015 BURMISTRZA MIASTA I GMINY GRYFINO z dnia 9 kwietnia 2015 roku w sprawie postępowania z korespondencją i dokumentami oznaczonymi klauzulą „Tajemnica Skarbowa” w Urzędzie Miasta i Gminy w Gryfinie.

ZARZĄDZENIE Nr 120.23.2015
BURMISTRZA MIASTA I GMINY GRYFINO
z dnia 9 kwietnia 2015 roku


w sprawie postępowania z korespondencją i dokumentami oznaczonymi klauzulą „Tajemnica Skarbowa” w Urzędzie Miasta i Gminy w Gryfinie.

Na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 9 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2013 roku poz. 594 ze zmianami), art. 294 § 1 pkt 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jednolity: Dz. U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.) oraz § 10 pkt 16 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta i Gminy w Gryfinie, stanowiącego załącznik do zarządzenia  Nr 120.8.2015 Burmistrza Miasta i Gminy Gryfino z dnia 25 lutego 2015 roku w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta i Gminy w Gryfinie zarządzam, co następuje:

§ 1. Wprowadza się procedurę postępowania z korespondencją i dokumentami oznaczonymi klauzulą „TAJEMNICA SKARBOWA” w Urzędzie Miasta i Gminy w Gryfinie, która uwzględnia uregulowania prawne określone w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 roku ordynacja podatkowa.

§ 2.1. Korespondencja zawierająca tajemnicę skarbową wychodząca z Urzędu Miasta i Gminy w Gryfinie winna mieć postać przesyłki poleconej, opakowanej w dwóch nieprzezroczystych kopertach, na których umieszcza się:

  1. na wewnętrznej kopercie:
    1. klauzulę „Tajemnica Skarbowa” i ewentualne oznaczenie sprawy, np.: numer,
    2. imienne określenie adresata,
  2. na zewnętrznej kopercie:
    1. nazwę jednostki organizacyjnej adresata,
    2. adres siedziby adresata,
    3. nazwę nadawcy.

2. Dokumenty zawierające informacje o charakterze tajemnicy skarbowej  oznaczone są klauzulą „TAJEMNICA SKARBOWA” u góry dokumentu.

§ 3.1. Korespondencję zawierającą tajemnicę skarbową przyjmuje, rejestruje i przekazuje do merytorycznych komórek organizacyjnych, Biuro Obsługi Interesantów Urzędu Miasta i Gminy w Gryfinie.

  1. Jeżeli pracownik Biura Obsługi Interesantów po otwarciu przesyłki poleconej wpływającej do Urzędu Miasta i Gminy w Gryfinie stwierdzi, że znajduje się w niej druga koperta wewnętrzna z klauzulą „TAJEMNICA SKARBOWA”, po zarejestrowaniu tej przesyłki jako poleconej – nie otwierając drugiej koperty przekazuje do adresata, a gdy ten nie jest oznaczony – Burmistrzowi Miasta i Gminy Gryfino, który dekretuje dokumenty zgodnie z właściwością do załatwienia.
  2. Biuro Obsługi Interesantów przekazuje zadekretowaną korespondencję adresatowi za pokwitowaniem odbioru.

§ 4.1. Dokumenty oznaczone klauzulą „TAJEMNICA SKARBOWA” przechowuje się na stanowiskach pracy w pomieszczeniach biurowych, w sposób zabezpieczający przed dostępem osób nieuprawnionych.

  1. Dokumenty oznaczone klauzulą „TAJEMNICA SKARBOWA” powinny być przechowywane odrębnie od innych dokumentów, chyba że charakter sprawy wymaga, by stanowiły one integralną całość z innymi dokumentami.

§ 5.1 Dostęp do dokumentów oznaczonych klauzulą „TAJEMNICA SKARBOWA”  w Urzędzie Miasta i Gminy w Gryfinie mogą mieć osoby, które złożyły na piśmie przyrzeczenie o przestrzeganiu tajemnicy skarbowej zgodnie z przepisami ustawy ordynacja podatkowa

  1. Przyrzeczenia przechowywane są w aktach osobowych pracowników, a przyrzeczenia odebrane od inkasentów w Wydziale Podatków i Opłat Lokalnych.

§ 6 Wykonanie zarządzenia powierzam kierownikom komórek organizacyjnych  w Urzędzie Miasta i Gminy w Gryfinie.

§ 7 Zobowiązuję Naczelnika Wydziału Podatków i Opłat Lokalnych do pisemnego przekazywania Wydziałowi Organizacyjnemu informacji o zmianach w zakresie przedmiotowym i podmiotowym, dotyczącym składania przyrzeczenia, o którym mowa w art. 294 § 2 ustawy Ordynacja podatkowa.

§ 8 Nadzór nad wykonaniem zarządzenia powierzam Sekretarzowi Miasta i Gminy Gryfino oraz Skarbnikowi Miasta i Gminy Gryfino.

§ 9 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

 

Burmistrz Miasta i Gminy Gryfino

Mieczysław Sawaryn

 

Uzasadnienie

W dotychczasowych regulacjach obowiązujących w Urzędzie Miasta i Gminy w Gryfinie brak jest uregulowań w zakresie sposobu postępowania z dokumentami stanowiącymi tajemnicę skarbową. Wobec czego zasadnym jest wprowadzenie zarządzenia określającego zasady postępowania z korespondencją i dokumentami oznaczonymi klauzulą „Tajemnica Skarbowa”.

Sporządziła:
Iwona Szymańska - Ciepłucha