Wydawanie odpisów z rejestru stanu cywilnego

KARTA INFORMACYJNA
URZĄD MIASTA I GMINY W GRYFINIE ul.1 Maja 16
tel. 91-416-20-11, 91-416-37-80, fax 91-416-27-02

USC.SO VIII/1

27.02.2018r.

WYDAWANIE ODPISÓW Z REJESTRU STANU CYWILNEGO

Podstawa prawna:
1. Art. 45, art. 125 ust. 3 i 4 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (t. j. Dz. U. z 2016 r. poz. 2064 ze zm.)
2. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 29 stycznia 2015 roku w sprawie wzorów dokumentów wydawanych z zakresu rejestracji stanu cywilnego (Dz. U. z 2015 r., poz. 194 ze zm.)
3. Art. 33, art. 35, 57, 76 a, 104, 127-129 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 1257).
4. Art. 20 a ust. 1 albo 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (t. j. Dz. U. z 2017r., poz. 570 ze zm.)
5. Ustawa z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1579 )
6. Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (t. j. Dz. U. z 2016 r. poz. 1827 ze zm.)
7. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 września 2007 r. w sprawie zapłaty opłaty skarbowej (Dz. U. Nr 187, poz. 1330).
8. Konwencja Nr 16 dotycząca wydawania wielojęzycznych odpisów skróconych aktów stanu cywilnego sporządzona w Wiedniu dnia 8 września 1976 r. (Dz. U. z 2004 r. Nr 166, poz. 1735).

I. WYMAGANE DOKUMENTY:
Wydawanie odpisów skróconych, zupełnych i odpisów wielojęzycznych aktów stanu cywilnego dla:

  1. Osoby, której akt dotyczy, jej wstępnych (np. matka, ojciec, babcia, dziadek), zstępnych (dzieci, wnuki), rodzeństwa, małżonka, przedstawiciela ustawowego i opiekuna:
    1. wniosek lub ,
    2. prawomocne postanowienie sądu o ustanowieniu opieki prawnej, w przypadku, gdy z wnioskiem występuje opiekun prawny:
    3. dokument tożsamości strony:
      - dowód osobisty lub paszport
  2. Innych osób, które wykażą interes prawny:
    1. wniosek lub ,
    2. dokument tożsamości strony:
      - dowód osobisty lub paszport
    3. dokument wykazujący interes prawny.
  3. Pełnomocników:
    1. wniosek lub ,
    2. dokument tożsamości pełnomocnika:
      - dowód osobisty lub paszport
    3. pisemne lub w formie dokumentu elektronicznego pełnomocnictwo
         lub  
      Istnieje możliwość działania strony przez pełnomocnika. Pełnomocnikiem może być osoba fizyczna posiadająca zdolność do czynności prawnych. Pełnomocnictwo powinno być udzielone na piśmie, w formie dokumentu elektronicznego lub zgłoszone do
      protokołu.  Pełnomocnictwo w formie dokumentu elektronicznego powinno być uwierzytelnione za pomocą mechanizmów określonych w art. 20a ust. 1 albo 2 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.
      Pełnomocnik dołącza do akt oryginał lub urzędowo poświadczony odpis  pełnomocnictwa.
      Adwokat, radca prawny, rzecznik patentowy, a także doradca podatkowy mogą sami uwierzytelnić odpis udzielonego im pełnomocnictwa oraz odpisy innych dokumentów wykazujących ich umocowanie; z kolei, jeżeli odpis pełnomocnictwa lub odpisy innych dokumentów wykazujących umocowanie zostały sporządzone w formie dokumentu elektronicznego, ich uwierzytelnienia dokonuje się przy użyciu mechanizmów określonych w ustawie o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.
  4. Organizacji społecznej, jeżeli jest to zgodne z celami statutowymi takiej organizacji i gdy przemawia za tym interes społeczny.
    1. wniosek lub ,
    2. statut organizacji społecznej,
    3. dokument wykazujący interes społeczny organizacji.

II. OPŁATY:

  1. Opłata skarbowa od wydania:
    1. odpisu skróconego i odpisu skróconego wielojęzycznego - 22,00 zł,
    2. odpisu zupełnego - 33,00 zł.
  2. Opłata skarbowa od złożenia dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa - 17,00 zł (nie dotyczy pełnomocnictw udzielanych małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu lub rodzeństwu albo gdy mocodawcą jest podmiot zwolniony od opłaty skarbowej).
  3. Zwolnione od uiszczenia opłaty skarbowej są osoby, które przedstawią zaświadczenie o korzystaniu ze świadczeń pomocy społecznej z powodu ubóstwa.
  4. Wpłat z tytułu opłaty skarbowej można dokonywać na rachunek bankowy Urzędu Miasta i Gminy w Gryfinie Bank Pekso S.A. 61124038551111001012416308 (na poczcie, przelewem bankowym) lub bez ponoszenia dodatkowych opłat w placówce Banku Pekao S.A. w Gryfinie i w kasie Urzędu. Oryginał dowodu zapłaty należnej opłaty skarbowej należy załączyć odpowiednio do podania lub dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa.

III. TERMIN ZAŁATWIENIA SPRAWY:

  1. Jeżeli wniosek o wydanie odpisu złożony został do kierownika USC, który przechowuje księgę stanu cywilnego (USC w Gryfinie) wydanie odpisu następuje do  7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku.
  2. Jeżeli wniosek o wydanie odpisu złożony został do kierownika USC, który nie przechowuje księgi stanu cywilnego, wydanie odpisu następuje do 10 dni roboczych od dnia złożenia wniosku.
  3. Do 1 miesiąca (w przypadku prowadzenia postępowania wyjaśniającego).

IV. JEDNOSTKA ODPOWIEDZIALNA:
Wydział Urząd Stanu Cywilnego i Spraw Obywatelskich - Urząd Stanu Cywilnego
(symbol USC.SO), pokój nr 24, tel. 91 416-20-11 wew. 124, 224.
e- mail USC usc@gryfino.pl

V. FORMA ZAŁATWIENIA SPRAWY:

  1. Wydanie odpisu aktu stanu cywilnego (skrócony, zupełny lub skrócony odpis wielojęzyczny).
  2. Decyzja o odmowie wydania odpisu aktu stanu cywilnego.

VI. TRYB ODWOŁAWCZY:
Tryb odwoławczy występuje tylko w przypadku wydania decyzji o odmowie wydania odpisu aktu stanu cywilnego. Odwołanie wnosi się do Wojewody Zachodniopomorskiego w terminie 14 dni od dnia doręczenia rozstrzygnięcia, za pośrednictwem Kierownika USC, który wydał decyzję.

VII. INFORMACJE DODATKOWE:

  1. Wnioski w sprawie wydania odpisów aktów stanu cywilnego z rejestru stanu
    cywilnego tj. z ksiąg stanu cywilnego przechowywanych w USC w Gryfinie i poza Gryfinem, przyjmowane są:
    • w siedzibach USC w Gryfinie ul. 1 Maja 16,
    • za pośrednictwem poczty: adres do korespondencji - ul. 1 Maja 16, 74-100 Gryfino,
    • za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej na platformie ePUAP (za wyjątkiem wniosków o wydanie skróconych odpisów wielojęzycznych aktów stanu cywilnego. Przepisy nie przewidują ich wydania w formie dokumentu elektronicznego).
  2. Odpis aktu stanu cywilnego dotyczący wskazanej osoby może zostać wydany, na wniosek, w formie dokumentu elektronicznego opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu.
    UWAGA! Posiadanie jedynie profilu zaufanego na platformie ePUAP nie jest
    wystarczające do otwarcia przesłanego dokumentu. Żądany odpis może zostać przesłany elektronicznie za pomocą platformy ePUAP, jednak warunkiem odbioru takiego dokumentu jest posiadanie oprogramowania odczytującego dokumenty opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu.
  3. Odpis aktu stanu cywilnego wydany w formie dokumentu elektronicznego opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu uzyskany za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej na platformie ePUAP może być wykorzystany wyłącznie w formie elektronicznej, gdyż tylko w tej formie posiada walor dokumentu urzędowego.
  4. W sprawach nieuregulowanych w ustawie prawo o aktach stanu cywilnego stosuje się  przepisy ustawy - kodeks postępowania administracyjnego, z wyłączeniem stosowania przepisów art. 40 § 4 i 5 kpa, w sprawach załatwianych za pośrednictwem konsula.