ZARZĄDZENIE NR 0050.4.2022
BURMISTRZA MIASTA I GMINY GRYFINO
z dnia 11 stycznia 2022 r.

w sprawie powołania Jednostki Realizującej Projekt (JRP) pn. „Adaptacja do zmian klimatu poprzez rozwój zielonej i niebieskiej infrastruktury w Gryfinie”

       Na podstawie art. 30 ust. 1 i art. 31 oraz art. 33 ust. 3 w związku z art. 7 ust. 1 pkt 1 i pkt 12 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2021 r. poz. 1372 i 1834), § 10 pkt. 16 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta i Gminy w Gryfinie stanowiącego załącznik do zarządzenia Nr 120.41.2020 z dnia 20 lipca 2020 r. w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta i Gminy w Gryfinie, zmienionego zarządzeniem Nr 120.51.2020 Burmistrza Miasta i Gminy Gryfino z dnia 18 września 2020 r., Nr 120.69.2020 Burmistrza Miasta i Gminy Gryfino z dnia 2 grudnia 2020 r., Nr 120.44.2021 Burmistrza Miasta i Gminy Gryfino z dnia 30 czerwca 2021 r. oraz w związku z umową o dofinansowanie projektu pn. "Adaptacja do zmian klimatu poprzez rozwój zielonej i niebieskiej infrastruktury w Gryfinie" (umowa nr MFEOG.07.03.01-16-0053/21-00 z dnia 22.12.2021 r.) zarządza się, co następuje:

§ 1. 1. Powołuje się Jednostkę Realizującą Projekt pn. „Adaptacja do zmian klimatu poprzez rozwój zielonej i niebieskiej infrastruktury w Gryfinie” na lata 2021-2023, zwaną dalej „JRP”.

2. Przewodniczącym JRP jest Zastępca Burmistrza Miasta i Gminy Gryfino Tomasz Miler. Do zadań przewodniczącego należy kierowanie, koordynacja i nadzór nad pracami JRP.

3. W skład JRP wchodzą:

   1. koordynator JRP – Justyna Siwek-Matura – Wydział Inwestycji i Rozwoju Urzędu Miasta i Gminy w Gryfinie (zwany dalej UMiG);

   2. asystent ds. organizacyjnych – Izabela Machniak – Wydział Inwestycji i Rozwoju UMiG;

   3. asystent ds. administracyjnych – Karolina Pawlak – Wydział Inwestycji i Rozwoju UMiG;

   4. asystent ds. technicznych i zieleni – Daria Ewald – Wydział Gospodarki Komunalnej UMiG;

   5. asystent ds. promocji – Małgorzata Wasiluk – Referat Promocji i Komunikacji Społecznej UMiG;

   6. asystent ds. księgowych i finansowych – Dorota Duchowska – Wydział Finansowo-Księgowy UMiG;

   7. asystent ds. projektów graficznych, obsługi strony internetowej i social media – Tomasz Tarnowski – Referat Promocji i Komunikacji Społecznej UMiG;

   8. specjalista ds. inwestycji – Mariusz Andrusewicz – Wydział Inwestycji i Rozwoju UMiG;

   9. asystent ds. inwestycji – Katarzyna Birkenfeld - Ból – Wydział Inwestycji i Rozwoju UMiG;

   10. specjalista ds. wynagrodzeń – Małgorzata Kurpińska – Wydział Organizacyjny UMiG.

§ 2. 1. Przedmiotem działań JRP jest całokształt prac związanych z przygotowywaniem i wdrażaniem wyżej wymienionego projektu, poprzez zarządzanie administracyjne, finansowe i techniczne w zakresie ww. projektu.

2. Do zadań JRP należą w szczególności:

   1. realizacja projektu zgodnie z ramami prawnymi Mechanizmu Finansowego EOG na lata 2014-2021:

      1. Memorandum of Understanding w sprawie wdrażania Mechanizmu Finansowego EOG 2014-2021,

      2. Regulacjami w sprawie wdrażania Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego 2014-2021,

      3. Wymogami dotyczącymi Informacji i Komunikacji Mechanizmu Finansowego EOG oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego na lata 2014-2021,

      4. Wytycznymi w zakresie udzielania zamówień w ramach Mechanizmu Finansowego EOG na lata 2014-2021 oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego na lata 2014-2021;

   2. przygotowywanie na potrzeby projektu niezbędnych dokumentów formalno-prawnych;

   3. koordynacja i nadzór nad realizacją poszczególnych procesów inwestycyjnych i realizacją zadań nieinwestycyjnych, w szczególności zapewnienie ciągłości finansowania projektu zgodnie z harmonogramem płatności (zwanym dalej HP) oraz harmonogramem rzeczowo-finansowym (zwanym dalej HRF);

   4. prowadzenie monitoringu, raportowania i sprawozdawczości z przebiegu realizacji projektu;

   5. upowszechnianie i promowanie projektu;

   6. współpraca z Narodowym Funduszem Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej;

   7. współpraca z wydziałami merytorycznymi Urzędu Miasta i Gminy Gryfino;

   8. zarządzanie płatnościami na rachunku projektu w imieniu i na rzecz Beneficjenta;

   9. zakres działań do realizacji w ramach poszczególnych zadań (zgodnie z niniejszym zarządzeniem i harmonogramem realizacji projektu (zwanym dalej HRP), stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia) przydzielonych członkom JRP obejmuje m.in. przygotowanie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, nadzór nad zawarciem umowy i jej realizacją, całościową koordynację zadania, odbiór końcowy przedmiotu umowy oraz udział w procesie egzekwowania ewentualnych gwarancji;

   10. prowadzenie całokształtu spraw związanych z obsługą projektu i realizacją poszczególnych zadań wymienionych w HRP;

   11. współpraca z Partnerem projektu, zgodnie z zawartą pomiędzy Beneficjentem projektu – Gminą Gryfino a Partnerem projektu – Verkis Hf, Umową Partnerską z dnia 10 grudnia 2021 r.;

   12. przygotowywanie niezbędnych dokumentów do kontroli wewnętrznych, zewnętrznych i audytów.

§ 3. Do zadań koordynatora JRP należy w szczególności:

1. wdrażanie projektu i zarządzanie projektem w zakresie rzeczowym i finansowym, zgodnie z HRF, HP oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami i szczegółowymi wytycznymi;

2. prowadzenie rzeczowej i finansowej sprawozdawczości oraz monitoringu dla projektu;

3. opracowywanie i przekazywanie do Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej sprawozdań i raportów z przebiegu realizacji projektu;

4. sporządzanie i aktualizacja HRF, HP oraz innych niezbędnych dokumentów w ramach projektu;

5. przygotowanie i składanie wniosków o płatność do Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej;

6. bieżący kontakt i współpraca z Partnerem projektu;

7. koordynacja działań pomiędzy Beneficjentem projektu a Partnerem projektu;

8. realizacja wraz z Partnerem projektu zadania nr 19 pn. szkolenia dla Ekspertów (wskazanych w § 14 niniejszego zarządzenia) w sprawie zmian klimatu i konferencji podsumowującej projekt;

9. nadzór nad przygotowaniem postępowań o udzielenie zamówienia publicznego oraz nad przygotowywaniem projektów umów na usługi i roboty związane z realizacją projektu;

10. prowadzenie rejestru umów i zleceń;

11. nadzór nad sporządzaniem i zatwierdzaniem sprawozdań i raportów z realizacji projektu, dokumentów projektowych;

12. organizacja spotkań roboczych JRP, weryfikacja postępów robót i prac;

13. nadzór nad działaniami promocyjnymi zgodnie z wytycznymi;

14. nadzór i udział w odbiorach częściowych i końcowych poszczególnych części i całości projektu, w tym sprawowanie kontroli nad poprawnością oraz terminowością wykonywania obowiązków powierzonych podmiotom zewnętrznym;

15. udzielanie członkom JRP pomocy i wytycznych w zakresie powierzonych zadań.

§ 4. Do zadań asystenta ds. organizacyjnych należy w szczególności:

1. bezpośrednia współpraca z Koordynatorem JRP w ramach realizacji projektu;

2. prowadzenie dokumentacji projektu oraz jej przechowywanie zgodnie z wymogami dotyczącymi projektów Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej;

3. współpraca przy opracowywaniu i aktualizacji HRF, HP, a także innych dokumentów związanych z monitoringiem postępu rzeczowego i finansowego projektu dla potrzeb instytucji związanych z wdrażaniem projektu;

4. realizacja działań edukacyjno – informacyjnych w ramach projektu (zgodnie z HRP):

   1. zadania nr 15 - ogródki edukacyjne wraz z zakupem 160 szt. tabletów dla dzieci zaangażowanych w opiekę nad ogródkami edukacyjnymi,

   2. zadania nr 17 - szkolenia z zakładania ogrodów deszczowych wraz z zakupem roślin hydrofitowych,

   3. zadania nr 18 - szkolenia z budowy domków dla owadów wraz z zakupem materiałów potrzebnych do skonstruowania domków dla owadów;

5. współpraca ze szkołami i nauczycielami zaangażowanymi w działania edukacyjne skierowane do dzieci szkolnych;

6. współpraca z pozostałymi członkami JRP.

§ 5. Do zadań asystenta ds. administracyjnych należy w szczególności:

1. bezpośrednia współpraca z Koordynatorem JRP w ramach realizacji projektu;

2. organizowanie prac JRP;

3. prowadzenie dokumentacji projektu oraz jej przechowywanie zgodnie z wymogami dotyczącymi projektów Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej;

4. współpraca przy opracowywaniu i aktualizacji HRF, HP a także innych dokumentów związanych z monitoringiem postępu rzeczowego i finansowego projektu dla potrzeb instytucji związanych z wdrażaniem projektu;

5. realizacja działań edukacyjno – informacyjnych w ramach projektu (zgodnie z HRP):

   1. zadanie nr 13.2 - catering (poczęstunek) dla uczestników pikników rowerowych,

   2. zadanie nr 14.3 - catering (poczęstunek) dla uczestników zielonych forów publicznych,

   3. zadanie nr 14.1 i 14.2 - zakup sadzonek roślin i zakup sadzonek krzewów jako nagrody w konkursach dla uczestników zielonych forów publicznych,

   4. zadanie nr 15.1 - zakup narzędzi ogrodniczych oraz narzędzi i sprzętu do nawadniania roślin w ramach zadania ogródki edukacyjne,

   5. zadanie nr 16 - adopcja drzew (tj. przygotowanie, procedowanie i nadzór nad umowami o adopcję drzew),

   6. zadanie nr 21.4 - przygotowanie i procedowanie zamieszczenia ogłoszeń w prasie lokalnej we współpracy z asystentem ds. promocji i asystentem ds. projektów graficznych, obsługi strony internetowej i social media;

6. współpraca z pozostałymi członkami JRP.

§ 6. Do zadań asystenta ds. technicznych i zieleni należy w szczególności:

1. bezpośrednia współpraca z Koordynatorem JRP w ramach realizacji projektu;

2. realizacja zadań inwestycyjnych w projekcie związanych z utworzeniem zielonej infrastruktury (zgodnie z HRP):

   1. zadanie nr 2 - zagospodarowanie terenu rekreacyjnego "Opolanka",

   2. zadanie nr 3 - eko zakątek - miejsce spotkań i edukacji ekologicznej,

   3. zadanie nr 4 - zagospodarowanie zielonego skweru - miejsca pamięci,

   4. zadanie nr 5 - zagospodarowanie terenu przy hali sportowej w Gryfinie,

   5. zadanie nr 6 - zagospodarowanie nabrzeża w Gryfinie,

   6. zadanie nr 7 - utworzenie łąki kwietnej na terenie na obrzeżach Gryfina,

   7. zadanie nr 8 - zagospodarowanie terenu przy ulicy Fredry (ogród pszczeli z hotelem dla pszczół),

   8. zadanie nr 9 - zagospodarowanie terenu przy ulicy Kochanowskiego,

   9. zadanie nr 10 - zagospodarowanie terenu przy ulicach Mazowieckiej i Mazurskiej;

3. współpraca z pozostałymi członkami JRP.

§ 7. Do zadań asystenta ds. promocji należy w szczególności:

1. bezpośrednia współpraca z koordynatorem JRP w ramach realizacji projektu;

2. aktualizacja planu komunikacji projektu, opracowanego na podstawie Wymogów dotyczących Informacji i Komunikacji Mechanizm Finansowy EOG na lata 2014-2021, we współpracy z koordynatorem JRP i asystentem ds. projektów graficznych, obsługi strony internetowej i social media;

3. koordynowanie prac związanych z informacją, promocją i wizualizacją projektu;

4. realizacja działań edukacyjno – informacyjnych w ramach projektu (zgodnie z HRP):

   1. zadania 13.1 - zakup pakietów startowych dla uczestników pikników rowerowych,

   2. zadania 13.4 - animator zabaw wraz z wypożyczeniem akcesoriów do strefy familijnej na potrzeby realizacji pikników rowerowych,

   3. zadania 14.5 - organizacja przedstawienia edukacyjnego w ramach zielonych forów publicznych,

   4. zadania 15.6 - muzyka na żywo w ramach zielonych forów publicznych,

   5. zadanie nr 21.4 - przygotowanie i procedowanie zamieszczenia ogłoszeń w prasie lokalnej we współpracy z asystentem ds. administracyjnych i asystentem ds. projektów graficznych, obsługi strony internetowej i social media;

5. koordynacja działań informacyjno-promocyjnych dla mieszkańców Gminy Gryfino we współpracy z koordynatorem JRP i asystentem ds. projektów graficznych, obsługi strony internetowej i social media;

6. współpraca z pozostałymi członkami JRP.

§ 8. Do zadań asystenta ds. księgowych i finansowych należy w szczególności:

1. bezpośrednia współpraca z koordynatorem JRP w ramach realizacji projektu;

2. weryfikacja dokumentów finansowo-księgowych;

3. koordynacja finansowa realizacji zadań (zgodnie z HRF);

4. podejmowanie działań dla zapewnienia ciągłości finansowania projektu zgodnie z budżetem Gminy Gryfino oraz Wieloletnią Prognozą Finansową Gminy Gryfino na lata 2021-2030;

5. przekazywanie koordynatorowi JRP wszelkich niezbędnych informacji związanych z finansową realizacją Projektu;

6. współpraca z pozostałymi członkami JRP.

§ 9. Do zadań asystenta ds. projektów graficznych, obsługi strony internetowej i social media należy w szczególności:

1. bezpośrednia współpraca z koordynatorem JRP w ramach realizacji projektu;

2. aktualizacja planu komunikacji projektu, opracowanego na podstawie Wymogów dotyczących Informacji i Komunikacji Mechanizmu Finansowego EOG na lata 2014-2021, we współpracy z koordynatorem JRP i asystentem ds. promocji;

3. opracowanie systemu wizualizacji projektu zgodnie z Wymogami dotyczącymi Informacji i Komunikacji Mechanizmu Finansowego EOG na lata 2014-2021 oraz zgodnie z systemem identyfikacji wizualnej Gminy Gryfino;

4. opracowanie graficzne broszur edukacyjno-informacyjnych związanych z realizacją zadań (zgodnie z HRP):

   1. zadanie nr 13 - pikniki rowerowe,

   2. zadanie nr 14 - zielone forum publiczne,

   3. zadanie nr 15 - ogródki edukacyjne,

   4. zadanie nr 16 - adopcja drzew,

   5. zadanie nr 17 – szkolenia z zakładania ogrodów deszczowych,

   6. zadanie nr 18 - szkolenia - budowa domków dla owadów;

5. realizacja działań promocyjnych w ramach projektu (zgodnie z HRP):

   1. zadania nr 21.1 - opracowanie strony internetowej,

   2. zadania nr 21.2 - produkcja filmu promocyjnego,

   3. zadanie nr 21.4 - przygotowanie i procedowanie zamieszczenia ogłoszeń w prasie lokalnej we współpracy z asystentem ds. administracyjnych i asystentem ds. promocji;

6. obsługa, we współpracy z członkami JRP, strony internetowej projektu oraz profili Gminy Gryfino w social mediach w zakresie informacji dotyczących realizacji zadań projektowych;

7. współpraca z pozostałymi członkami JRP.

§ 10. Do zadań specjalisty ds. inwestycji należy w szczególności:

1. nadzór nad realizacją projektu we współpracy z koordynatorem JRP;

2. nadzór i realizacja zadań inwestycyjnych w projekcie związanych z utworzeniem zielonej i niebieskiej infrastruktury na terenie miasta Gryfino tj. zadań (zgodnie z HRP):

   1. zadanie nr 1 - zagospodarowanie terenu Górki Miłości,

   2. zadanie nr 2 - zagospodarowanie terenu rekreacyjnego "Opolanka",

   3. zadanie nr 3 - eko zakątek - miejsce spotkań i edukacji ekologicznej,

   4. zadanie nr 4 - zagospodarowanie zielonego skweru - miejsca pamięci,

   5. zadanie nr 5 - zagospodarowanie terenu przy hali sportowej w Gryfinie,

   6. zadanie nr 6 - zagospodarowanie nabrzeża w Gryfinie,

   7. zadanie nr 7 - utworzenie łąki kwietnej na terenie na obrzeżach Gryfina,

   8. zadanie nr 8 - zagospodarowanie terenu przy ulicy Fredry (ogród pszczeli z hotelem dla pszczół),

   9. zadanie nr 9 - zagospodarowanie terenu przy ulicy Kochanowskiego,

   10. zadanie nr 10 - zagospodarowanie terenu przy ulicach Mazowieckiej i Mazurskiej,

   11. zadanie nr 11 - dostawa i montaż zbiorników retencyjnych na wodę deszczową na terenie Żłobka Miejskiego przy ul. Łokietka,

   12. zadanie nr 12 - utworzenie kącików edukacyjnych na terenie Aquaparku Laguna;

3. współpraca z pozostałymi członkami JRP.

§ 11. Do zadań asystenta ds. inwestycji należy w szczególności:

1. bezpośrednia współpraca z koordynatorem JRP w ramach realizacji projektu;

2. realizacja zadania nr 20.13 (zgodnie z HRP) - inspektor nadzoru inwestorskiego;

3. koordynacja realizacji zadań inwestycyjnych w projekcie związanych z utworzeniem zielonej i niebieskiej infrastruktury na terenie miasta Gryfino tj. zadania nr 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11 i 12 (zgodnie z HRP);

4. przygotowanie dla koordynatora JRP wszelkich niezbędnych informacji związanych z ich realizacją zadań inwestycyjnych w projekcie;

5. współpraca z pozostałymi członkami JRP.

§ 12. Do zadań specjalisty ds. wynagrodzeń należy w szczególności:

1. bezpośrednia współpraca z koordynatorem JRP w ramach realizacji projektu;

2. realizacja zadania nr 20 (zgodnie z HRP) - zarządzanie projektem oraz udział pracowników beneficjenta i partnera w działaniach merytorycznych, a w szczególności:

   1. koordynacja projektu pod względem rozliczania wynagrodzenia członków JRP,

   2. sporządzanie dokumentacji dotyczącej wynagrodzeń członków JRP,

   3. współpraca z asystentem ds. organizacyjnych w zakresie realizacji zadania nr 20.9 - wynagrodzenie nauczycieli zaangażowanych w działania edukacyjne skierowane do dzieci szkolnych;

3. przygotowanie dla koordynatora JRP wszelkich niezbędnych informacji związanych z realizacją zadania związanego z zarządzeniem projektem;

4. współpraca z pozostałymi członkami JRP.

§ 13. Przy przeprowadzaniu postępowań o udzielenie zamówień publicznych JRP współpracuje w szczególności z Wydziałem Zamówień Publicznych.

§ 14. 1. Powołuje się również Zespół ekspertów z zakresu zmian klimatu oraz sposobów łagodzenia i przystosowywania się do jego skutków, składający się, zgodnie z treścią wniosku o dofinansowanie projektu oraz umową o dofinansowanie nr MFEOG.07.03.01-16-0053/21-00 z dnia 22.12.2021 r. z 6 pracowników UMiG:

1. Wydziału Inwestycji i Rozwoju:

   1. Mariusza Andrusewicza – Naczelnika Wydziału,

   2. Joanny Owczarek,

   3. Karoliny Pawlak;

2. Wydziału Gospodarki Komunalnej:

1. Darii Ewald;

3. Wydziału Planowania Przestrzennego i Ochrony Środowiska:

   1. Janiny Major – Zastępcy Naczelnika,

   2. Angeliki Jagły-Błasiak.

2. Eksperci wezmą udział w 5 szkoleniach, o których mowa w Załączniku Nr 2 do Zarządzenia, odbywających się w szczególności na terenie miasta Gryfino i Reykjavik w latach 2022-2023.

3. Zgodnie z treścią dokumentów Programu Środowisko, Energia i Zmiany Klimatu, członkowie Zespołu z zakresu zmian klimatu, po odbyciu szkoleń, zobowiązani są do czynnego wykorzystywania wiedzy zdobytej podczas szkoleń we wdrażaniu rozwiązań dotyczących zielonej i niebieskiej infrastruktury na terenie Gminy Gryfino oraz innych działań mających na celu łagodzenie i przystosowanie się do skutków zmian klimatu.

§ 15. Wykonanie zarządzenia powierza się Naczelnikowi Wydziału Inwestycji i Rozwoju.

§ 16. Nadzór nad wykonaniem zarządzenia powierza się Zastępcy Burmistrza Miasta i Gminy Gryfino Tomaszowi Milerowi.

§ 17. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

 

Burmistrz Miasta i Gminy Gryfino

Mieczysław Sawaryn

 

Uzasadnienie

W dniu 22 grudnia 2021 r. Gmina Gryfino podpisała umowę nr MFROG.07.03.01-16-0053/21-00 w sprawie realizacji projektu pn. „Adaptacja do zmian klimatu poprzez rozwój zielonej i niebieskiej infrastruktury w Gryfinie” dofinansowanego ze środków Mechanizmu Finansowego EOG 2-14-2021 w ramach programu „Środowisko, Energia i Zmiany Klimatu”. Projekt został ujęty w Wieloletniej Prognozie Finansowej Gminy Gryfino na lata 2021-2030 i realizowany jest w terminie od dnia podpisania ww. umowy o dofinansowanie do 31 grudnia 2023 r.

W celu zapewnienia poprawnej realizacji projektu, zgodnie z brzmieniem ww. umowy, należy powołać Jednostkę Realizującą Projekt, której członkowie będą odpowiadać za prawidłową realizację poszczególnych zadań w projekcie.

Sporządziła:
Karolina Pawlak