ZARZĄDZENIE Nr 0152-57/05
BURMISTRZA MIASTA I GMINY GRYFINO
z dnia 28 grudnia 2005 r.
 

w sprawie regulaminu audytu wewnętrznego w Urzędzie Miasta i Gminy w Gryfinie

Na podstawie art. 30 ust. 1 i art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001r. Nr 142, poz. 1591, z 2002 r. Nr 23, poz. 220, Nr 62, poz. 558, Nr 113, poz. 984, z 2003 r. Nr 214, poz. 1806, Nr 80, poz. 717, Nr 162, poz. 1568, z 2004 r. Nr 153, poz. 1271, Nr 116, poz. 1203, Nr 214, poz. 1806, z 2005 r. Nr 172, poz. 1441), oraz § 7 pkt 17 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta i Gminy w Gryfinie (Dz. Urz. Województwa Zachodniopomorskiego Nr 21, poz. 439 z późn. zm.) zarządza się, co następuje:

§ 1. Wprowadza się regulamin audytu wewnętrznego w Urzędzie Miasta i Gminy w Gryfinie, stanowiący załącznik Nr 1 do niniejszego zarządzenia.

§ 2. Regulamin audytu wewnętrznego ma zastosowanie do jednostek organizacyjnych Gminy Gryfino, które nie są zobowiązane do samodzielnego prowadzenia audytu wewnętrznego na podstawie odrębnych przepisów.

§ 3. Wykonanie zarządzenia powierza się Burmistrzowi Miasta i Gminy Gryfino, audytorowi wewnętrznemu, kierownikom komórek organizacyjnych Urzędu Miasta i Gminy w Gryfinie oraz kierownikom jednostek organizacyjnych Gminy Gryfino, o których mowa w § 2.

§ 4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 01 stycznia 2006 r.

 

Z up. Burmistrza Miasta i Gminy Gryfino
Eugeniusz Kuduk
Zastępca Burmistrza

 

Załącznik Nr 1
do zarządzenia Nr 0152 - 57 /05
z dnia 28 grudnia 2005 r.

Regulamin audytu wewnętrznego w Urzędzie Miasta i Gminy w Gryfinie

Rozdział I

Postanowienia ogólne

§ 1. Regulamin audytu wewnętrznego w Urzędzie Miasta i Gminy w Gryfinie zwany dalej regulaminem określa:

1. podstawy prawne przeprowadzania audytu wewnętrznego;
2. cele i zakres audytu wewnętrznego ;
3. tryb pracy Komórki Audytu Wewnętrznego;
4. prawa i obowiązki audytora wewnętrznego.

§ 2. Ilekroć w niniejszym regulaminie jest mowa o:

1. "Urzędzie" - należy przez to rozumieć Urząd Miasta i Gminy w Gryfinie;
2. "Regulaminie organizacyjnym" - należy przez to rozumieć Regulamin Organizacyjny Urzędu Miasta i Gminy w Gryfinie;
3. "Burmistrzu" - należy przez niego rozumieć Burmistrza Miasta i Gminy Gryfino;
4. "ustawie o finansach publicznych" - należy przez nią rozumieć ustawę z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2005 r. Nr 249, poz. 2014);
5. "procedurach kontroli finansowej" - należy przez nie rozumieć procedury, o których mowa w art. 47 ust. 3 ustawy o finansach publicznych;
6. "komórce organizacyjnej Urzędu" - należy przez to rozumieć wydziały, biura, referaty w Urzędzie Miasta i Gminy w Gryfinie;
7. "Kierowniku komórki organizacyjnej Urzędu" - należy przez to rozumieć naczelnika wydziału, kierownika biura, referatu, Komendanta Straży Miejskiej, Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego;
8. "Kierowniku jednostki organizacyjnej" - należy przez niego rozumieć kierownika lub dyrektora jednostki organizacyjnej Gminy;
9. "racjonalnym zapewnieniu" - należy rozumieć satysfakcjonujący poziom zaufania przy danych kosztach, korzyściach i stopniu ryzyka;
10. "obszarze ryzyka" - należy rozumieć procesy, zjawiska lub problemy wymagające przeprowadzenia audytu wewnętrznego;
11. "aktach bieżących" - należy rozumieć akta zawierające informacje niezbędne do sformułowania uwag i wniosków, zawartych w sprawozdaniu z przeprowadzenia audytu.

§ 3. Audyt wewnętrzny w Urzędzie oraz jednostkach organizacyjnych Gminy, które nie są zobowiązane do samodzielnego przeprowadzania audytu wewnętrznego przeprowadza audytor wewnętrzny zatrudniony w Urzędzie.

Rozdział II
Podstawy prawne

§ 4. Audyt wewnętrzny w Urzędzie oraz jednostkach organizacyjnych Gminy przeprowadza się w oparciu o:

1. ustawę o finansach publicznych;
2. przepisy wykonawcze do ustawy o finansach publicznych;
3. inne odrębne przepisy.

Rozdział III
Cele i zakres audytu wewnętrznego

§ 5.

1. Audytem wewnętrznym nazywa się ogół działań obejmujących niezależne badanie systemów zarządzania i kontroli w Urzędzie, w tym procedur kontroli finansowej. Celem powyższego badania jest uzyskanie przez Burmistrza obiektywnej i niezależnej oceny adekwatności, efektywności i skuteczności tych systemów.
2. Audyt wewnętrzny obejmuje również czynności o charakterze oceniającym, zapewniającym oraz doradczym.
3. Czynności doradcze obejmują w szczególności składanie wniosków, mających na celu usprawnienie funkcjonowania Urzędu.

§ 6.

1. Głównym celem audytu wewnętrznego jest dostarczenie Burmistrzowi racjonalnego zapewnienia, że mechanizmy zarządzania i kontroli wewnętrznej funkcjonują prawidłowo.
2. Celem audytu wewnętrznego jest niezależna i obiektywna ocena procesów, systemów oraz procedur istniejących w Urzędzie, a poprzez to wniesienie wartości dodanej.
3. Celami audytu wewnętrznego są również:
   1. identyfikacja i analiza ryzyka związanego z działalnością Urzędu, a w szczególności ocena efektywności zarządzania ryzykiem oraz ocena systemu kontroli wewnętrznej;
   2. wyrażanie opinii na temat skuteczności mechanizmów kontrolnych w badanym systemie;
   3. dostarczanie Burmistrzowi, w oparciu o ocenę systemu kontroli wewnętrznej, racjonalnego zapewnienia, że Urząd działa prawidłowo, lub że występują pewne nieprawidłowości (lub odchylenia);
   4. składanie sprawozdań z poczynionych ustaleń, oraz tam gdzie jest to właściwe, przedstawianie uwag i wniosków dotyczących poprawy skuteczności działania jednostki w danym obszarze.

§ 7.

1. Audytem wewnętrznym może być objęta całość działań Urzędu.
2. Zakres audytu wewnętrznego nie może być ograniczany. Audytor wewnętrzny powiadamia niezwłocznie Burmistrza o wszelkich próbach ograniczania zakresu audytu wewnętrznego.
3. Audyt wewnętrzny obejmuje:
   1. dokonywanie oceny wiarygodności sprawozdania finansowego oraz sprawozdania z wykonania budżetu, przez sprawdzenie zgodności zapisów w księgach rachunkowych z dowodami księgowymi, przestrzegania zasad rachunkowości, zgodności sprawozdania finansowego oraz z wykonania budżetu z zapisami w księgach rachunkowych;
   2. dokonywanie oceny zgodności prowadzonej działalności z przepisami prawa oraz obowiązującymi w Urzędzie oraz w jednostkach organizacyjnych Gminy Gryfino procedurami wewnętrznymi;
   3. dokonywanie oceny efektywności i gospodarności podejmowanych działań w zakresie systemów zarządzania i kontroli;
   4. dokonywanie oceny przestrzegania zasady celowości i oszczędności w dokonywaniu wydatków, uzyskiwania możliwie najlepszych efektów w ramach posiadanych środków oraz przestrzegania terminów realizacji zadań i zaciągniętych zobowiązań.

Rozdział IV
Tryb pracy w Komórce Audytu Wewnętrznego

§ 8.

1. Stanowisko Audytora Wewnętrznego podlega bezpośrednio Burmistrzowi, który zapewnia organizacyjną odrębność wykonywanych przez niego zadań.

§ 9.

1. Audytor wewnętrzny wykonuje swoje obowiązki zgodnie z zakresem wynikającym z Regulaminu organizacyjnego, określonym dla niego zakresem czynności oraz przepisami prawa.
2. Do zadań audytora wewnętrznego w szczególności należy:
   1. przeprowadzanie audytu wewnętrznego w komórkach organizacyjnych Urzędu i jednostkach organizacyjnych Gminy;
   2. opracowanie, w porozumieniu z Burmistrzem, rocznego planu audytu, opartego na analizie obszarów ryzyka w zakresie działania Urzędu, o którym mowa w  § 10 ust. 1 ;
   3. sporządzanie i przedstawienie Burmistrzowi rocznego sprawozdania z wykonania planu audytu za rok poprzedni.
3. Audytor wewnętrzny ma obowiązek poszerzać swoją wiedzę, umiejętności i kwalifikacje poprzez stałe doskonalenie zawodowe.
4. Odpowiednie środki, na cel zawarty w ust. 3 zapewnia Burmistrz.

§ 10.

1. Audyt wewnętrzny w Urzędzie i jednostkach organizacyjnych Gminy Gryfino, przeprowadza się na podstawie rocznego planu audytu wewnętrznego, z zastrzeżeniem ust. 4.
2. Plan audytu sporządza audytor wewnętrzny w porozumieniu z Burmistrzem.
3. Plan audytu wewnętrznego, o którym mowa w ust. 2, audytor wewnętrzny opracowuje w taki sposób, by jak najlepiej wykorzystywać powierzone środki i czas pracy.
4. W uzasadnionych przypadkach audyt wewnętrzny przeprowadza się poza planem audytu.

§ 11

1. Audyt wewnętrzny jest prowadzony zgodnie z procedurami zawartymi w Księdze Procedur Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta i Gminy w Gryfinie.
2. Księgę Procedur, o której mowa w ust. 1 opracowuje audytor wewnętrzny.
3. Księga procedur podlega aktualizacji.
4. Księga procedur zawiera w szczególności informacje dotyczące:
   1. sporządzania rocznego planu audytu wewnętrznego;
   2. przygotowywania planu strategicznego;
   3. przeprowadzania zadania audytowego:
      1. informowania o rozpoczęciu zadania audytowego;
      2. narady otwierającej;
      3. oceny systemów kontroli wewnętrznej;
      4. testowania i technik wykorzystywanych w trakcie ich wykonywania;
      5. dokumentowania ustaleń z audytu wewnętrznego;
      6. narady zamykającej.
   4. sporządzania sprawozdań z przeprowadzonych zadań audytowych;
   5. przeprowadzania czynności sprawdzających.

§ 12.

1. Kierownicy komórek organizacyjnych Urzędu oraz jednostek organizacyjnych Gminy Gryfino, w których przeprowadzany jest audyt wewnętrzny mają obowiązek zapewnienia audytorowi wewnętrznemu warunków niezbędnych do sprawnego przeprowadzenia audytu wewnętrznego, przedstawiania żądanych dokumentów oraz ułatwiania terminowego udzielania wyjaśnień przez pracowników tych komórek i jednostek.
2. Kierownicy komórek organizacyjnych Urzędu, jednostek organizacyjnych Gminy Gryfino, w których przeprowadzany jest audyt wewnętrzny oraz Burmistrz mają prawo do zapoznania się z aktami bieżącymi audytu.

§ 13.

1. Po odbyciu narady zamykającej audytor wewnętrzny przekazuje Kierownikom komórek organizacyjnych Urzędu oraz jednostek organizacyjnych Gminy Gryfino, w których przeprowadzany jest audyt wewnętrzny, sprawozdanie.
2. Kierownicy komórek organizacyjnych Urzędu, jednostek organizacyjnych Gminy Gryfino, w których przeprowadzany jest audyt wewnętrzny, mogą zgłosić na piśmie, dodatkowe wyjaśnienia lub umotywowane zastrzeżenia dotyczące ustaleń stanu faktycznego, analizy przyczyn i skutków stwierdzonych uchybień oraz uwag i wniosków zawartych w sprawozdaniu w terminie 14 dni od dnia otrzymania sprawozdania.
3. W przypadku zgłoszenia dodatkowych wyjaśnień lub zastrzeżeń, o których mowa w ust. 2, audytor wewnętrzny dokonuje ich analizy. W miarę potrzeby podejmuje dodatkowe czynności wyjaśniające w tym zakresie. W przypadku stwierdzenia zasadności całości lub części dodatkowych wyjaśnień lub zastrzeżeń audytor wewnętrzny zmienia lub uzupełnia odpowiednią część albo całość sprawozdania;
4. W razie nie uwzględnienia przez audytora wewnętrznego dodatkowych wyjaśnień lub zastrzeżeń, o których mowa w ust. 2, w całości lub w części, audytor wewnętrzny przekazuje swoje stanowisko wraz z uzasadnieniem, na piśmie, kierownikowi komórki organizacyjnej Urzędu, jednostki organizacyjnej Gminy Gryfino, w których przeprowadzany jest audyt wewnętrzny.
5. W przypadku stwierdzenia zasadności wniosków zawartych w sprawozdaniu kierownicy komórek organizacyjnych Urzędu oraz jednostek organizacyjnych Gminy Gryfino, w których przeprowadzany jest audyt wewnętrzny przedstawiają Burmistrzowi i audytorowi wewnętrznemu harmonogram (plan) działań naprawczych, wskazując w szczególności: osoby odpowiedzialne za ich wykonanie oraz termin ich realizacji.
6. Audytor wewnętrzny, po rozpatrzeniu dodatkowych wyjaśnień lub zastrzeżeń, o których mowa w ust. 2, przekazuje po jednym egzemplarzu sprawozdania Burmistrzowi oraz kierownikom komórek organizacyjnych Urzędu oraz jednostek organizacyjnych Gminy Gryfino, w których przeprowadzany jest audyt wewnętrzny.
7. Po otrzymaniu sprawozdania, o którym mowa w ust. 6, kierownicy komórek organizacyjnych Urzędu, jednostek organizacyjnych Gminy Gryfino, w których przeprowadzany jest audyt wewnętrzny mogą zgłosić Burmistrzowi na piśmie swoje stanowisko do przedstawionego sprawozdania.
8. Na podstawie sprawozdania z przeprowadzenia audytu wewnętrznego Burmistrz podejmuje działania mające na celu usunięcie uchybień lub usprawnienie funkcjonowania Urzędu, informując o tym audytora wewnętrznego.
9. Jeśli w terminie 2 miesięcy od dnia otrzymania sprawozdania z przeprowadzenia audytu wewnętrznego nie zostaną podjęte działania mające na celu usunięcie uchybień Burmistrz informuje o tym Głównego Inspektora Audytu Wewnętrznego oraz audytora wewnętrznego, uzasadniając brak podjęcia działań.

Rozdział V
Prawa i obowiązki audytora wewnętrznego

§ 14.

1. Audytor wewnętrzny, z zachowaniem przepisów o ochronie informacji niejawnych, ma w szczególności prawo:
   1. dostępu do wszelkich dokumentów związanych z działalnością Urzędu;
   2. odbywania narad z pracownikami;
   3. dostępu do pomieszczeń związanych z działalnością Urzędu;
   4. żądania od Kierowników komórek organizacyjnych Urzędu i jednostek organizacyjnych Gminy, a także ich pracowników udzielania ustnych lub  pisemnych informacji;
   5. sporządzania niezbędnych odpisów, kopii lub wyciągów, zestawień i obliczeń, w tym zawartych na elektronicznych nośnikach informacji;
   6. przeprowadzania oględzin.

§ 15.

1. Audytor wewnętrzny wykonuje swoje zadania w sposób niezależny, obiektywny, bezstronny i wolny od uprzedzeń.
2. O każdym przypadku próby naruszenia niezależności lub obiektywizmu audytora wewnętrznego albo możliwości wystąpienia konfliktu interesów audytor wewnętrzny informuje Burmistrza.
3. Audytor wewnętrzny obowiązany jest dbać o to, aby nie powstał konflikt interesów, a w szczególności:
   1. nie może przyjmować jakichkolwiek korzyści, które mogłyby naruszyć jego całkowitą niezależność, uczciwość i obiektywizm w wykonywaniu pracy lub mogłyby być postrzegane w ten sposób;
   2. w okresie do 2 lat nie powinien przeprowadzać audytu tej działalności, którą sam uprzednio prowadził lub, za którą odpowiadał;
   3. nie powinien przeprowadzać audytu działalności, w którą zaangażowani są członkowie jego rodziny lub inne blisko związane z nim osoby.
4. Audytor wewnętrzny nie może być bezpośrednio zaangażowany w tworzenie procedur, regulaminów i instrukcji, a jedynie może je opiniować.

§ 16.

1. Audytor wewnętrzny powinien:
   1. przestrzegać przepisów prawa zewnętrznie obowiązującego oraz wewnętrznie obowiązującego w Urzędzie oraz jednostkach organizacyjnych;
   2. wykonywać swoją pracę uczciwie, odpowiedzialnie i z odpowiednim zaangażowaniem;
   3. przedkładać dobro publiczne nad interesy własne i swojego środowiska.
2. Audytor wewnętrzny winien ujawniać wszystkie istotne fakty, o których posiada wiedzę, a których nie ujawnienie mogłoby zniekształcić sprawozdanie z przeprowadzonego zadania audytowego, w zakresie badanej działalności Urzędu.
3. Audytor wewnętrzny powinien dążyć do przedstawienia Burmistrzowi uwag i wniosków umożliwiających osiągnięcie lepszych efektów działalności jednostki.
4. Audytor wewnętrzny nie powinien uchylać się od przedstawiania Burmistrzowi wniosków mogących skutkować koniecznością podjęcia trudnych decyzji.
5. Audytor wewnętrzny działa z należytą starannością, uwzględniając w szczególności:
   1. zakres pracy niezbędny do osiągnięcia określonych celów;
   2. efektywność i adekwatność procesów zarządzania ryzykiem i zarządzania Urzędem oraz systemów kontroli wewnętrznej;
   3. prawdopodobieństwo wystąpienia nieprawidłowości, błędów lub braku zachowania zasady legalizmu;
   4. relację kosztów zadania audytowego w stosunku do potencjalnych, możliwych do osiągnięcia, korzyści.

 

U z a s a d n i e n i e
do zarządzenia Nr 0152 - 57/05
z dnia 28 grudnia 2005 r.

Wprowadzenie Regulaminu audytu wewnętrznego w Urzędzie Miasta i Gminy w Gryfinie jest niezbędne ze względu na konieczność uregulowania, w przepisach wewnętrznych, zasad organizacji, szczegółowych celów oraz zakresu audytu wewnętrznego w Urzędzie Miasta i Gminy w Gryfinie. Powyższe stanowi realizację zapisów zawartych w "Standardach audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych" (Standardy Ogólne - Organizacja pkt 3.1. Komórka audytu wewnętrznego) z dnia 30 stycznia 2003 r. (Komunikat Nr 2 Ministra Finansów, Dz.Urz. z 2003 r. Nr 3, poz. 14). Standardy audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych zostały wydane na podstawie art. 35o ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 z późn. zm.).

Zgodnie z obowiązującym stanem prawnym na dzień 28 grudnia 2005 r., tj. § 2 i 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2002 r. w sprawie określenia kwot przychodów oraz wydatków środków publicznych dokonywanych w ciągu roku kalendarzowego, których przekroczenie powoduje obowiązek prowadzenia audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz.U. z 2002 r. Nr 234, poz. 1970) jednostki samorządu terytorialnego, są zobowiązane do rozpoczęcia audytu wewnętrznego przed upływem pierwszego kwartału roku następującego po roku, w którym nastąpiło przekroczenie kwoty 35 000 tys. zł (po stronie przychodów lub wydatków jednostki organizacyjnej).

Ze względu na fakt, iż obecnie przychody i wydatki poszczególnych jednostek organizacyjnych Gminy Gryfino nie przekraczają, w roku kalendarzowym, kwoty 35 000 tys. zł (po stronie przychodów lub wydatków jednostki organizacyjnej) jednostki te są objęte audytem wewnętrznym prowadzonym przez audytora wewnętrznego zatrudnionego w Urzędzie Miasta i Gminy w Gryfinie.

Z dniem 1 stycznia 2006 r. wchodzi w życie nowa ustawa z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2005 r. Nr 249, poz. 2104). Zgodnie z art. 241 ww. ustawy przepisy wykonawcze wydane na podstawie ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (tekst jednolity Dz.U. z 2003 r., Nr 15, poz. 148 z późn. zm.) zachowują moc do czasu wejścia w życie przepisów wykonawczych wydanych na podstawie nowej ustawy w zakresie, w jakim nie pozostają w sprzeczności z jej przepisami, nie dłużej jednak niż do dnia 30 czerwca 2006 r.

Zgodnie z art. 49 ust. 5 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2005 r. Nr 249, poz. 2104): "Jeżeli ujęte w budżecie jednostki samorządu terytorialnego gromadzone środki publiczne lub wydatki i rozchody środków publicznych przekroczą kwotę określona w rozporządzeniu wydatnym na podstawie ust. 4, to audyt wewnętrzny prowadzi się w urzędzie danej jednostki samorządu terytorialnego".

 

Audytor Wewnętrzny
Urzędu Miasta i Gminy w Gryfinie
mgr Anna Myśko

Sporządziła: Anna Myśko

Gryfino, dnia 28 grudnia 2005 r.