ZARZĄDZENIE Nr 0152-50/07
BURMISTRZA MIASTA I GMINY GRYFINO
z dnia 12  października 2007 r.

w sprawie Karty Audytu Wewnętrznego.

Na podstawie art. 30 ust. 1 i art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001r. Nr 142, poz. 1591, z 2002 r. Nr 23, poz. 220, Nr 62, poz. 558, Nr 113, poz. 984, z 2003 r. Nr 214, poz. 1806, Nr 80, poz. 717, Nr 162, poz. 1568, z 2004 r. Nr 153, poz. 1271, Nr 116, poz. 1203, Nr 214, poz. 1806, z 2005 r. Nr 172, poz. 1441, Nr 175, poz. 1457, z 2006 r. Nr 17, poz. 128, Nr 181, poz. 1337, z 2007 r. Nr 48, poz. 327, Nr 138, poz. 974), oraz § 10 pkt 16 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta i Gminy w Gryfinie (zarządzenie Nr 0152 – 10 / 07 Burmistrza Miasta i Gminy Gryfino z dnia 6 marca 2007 r. w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta i Gminy w Gryfinie) zarządza się, co następuje:

§ 1. Wprowadza się Kartę Audytu Wewnętrznego, stanowiącą załącznik do niniejszego zarządzenia.

§ 2. Karta Audytu Wewnętrznego ma zastosowanie do Urzędu Miasta i Gminy w Gryfinie, jak również jednostek organizacyjnych Gminy Gryfino, które nie są zobowiązane do samodzielnego prowadzenia audytu wewnętrznego na podstawie odrębnych przepisów.

§ 3. Wykonanie zarządzenia powierza się Burmistrzowi Miasta i Gminy Gryfino, Audytorowi Wewnętrznemu, Kierownikom komórek organizacyjnych Urzędu Miasta i Gminy w Gryfinie oraz Kierownikom jednostek organizacyjnych Gminy Gryfino, o których mowa w § 2.

§ 4. Traci moc zarządzenie Nr 0152 - 57 / 05 Burmistrza Miasta i Gminy Gryfino z dnia 28 grudnia 2005 r. w sprawie regulaminu audytu wewnętrznego w Urzędzie Miasta i Gminy w Gryfinie

§ 5. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 15 października 2007 r.

 

Burmistrz Miasta i Gminy Gryfino

Henryk Piłat

 

Uzasadnienie
do zarządzenia Nr 0152-50/07
Burmistrza Miasta i Gminy Gryfino
z dnia 12 października 2007 r.

Zmiana regulacji wewnętrznych określających cele, zakres i uprawnienia audytu wewnętrznego podyktowana jest głównie dostosowaniem do Międzynarodowych Standardów Profesjonalnej Praktyki Audytu Wewnętrznego, opracowanych przez The Institiute of Internal Auditors, stanowiących standardy audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z 2006 r. Nr 7 poz. 56, komunikat Nr 11 Ministra Finansów z dnia 26 czerwca 2006 r. w sprawie standardów audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych) jak również ich aktualizacją.
Powyższe standardy określa Minister Finansów, zgodnie z brzmieniem art. 63 ust. 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2005 r. Nr 249, poz. 2104 z późn. zm.).

Zgodnie z obowiązującym stanem prawnym, na dzień 12 października 2007 r., tj. § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 czerwca 2006 r. w sprawie kwot, których przekroczenie powoduje obowiązek prowadzenia audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz.U. z 2006 r. Nr 112, poz. 763) jednostki sektora finansów publicznych, są zobowiązane do rozpoczęcia audytu wewnętrznego przed upływem trzeciego kwartału roku następującego po roku, w którym nastąpiło przekroczenie kwoty 40 000 tys. zł (po stronie przychodów lub wydatków jednostki organizacyjnej).

Ze względu na fakt, iż obecnie przychody i wydatki poszczególnych jednostek organizacyjnych Gminy Gryfino (należących do sektora finansów publicznych) nie przekraczają, w roku kalendarzowym, kwoty 40 000 tys. zł (po stronie przychodów lub wydatków jednostki organizacyjnej) jednostki te są objęte audytem wewnętrznym prowadzonym przez audytora wewnętrznego zatrudnionego w Urzędzie Miasta i Gminy w Gryfinie.

Zgodnie z art. 49 ust. 5 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2005 r. Nr 249, poz. 2104 z późn. zm.): „Jeżeli ujęte w budżecie jednostki samorządu terytorialnego gromadzone środki publiczne lub wydatki i rozchody środków publicznych przekroczą kwotę określona w rozporządzeniu wydatnym na podstawie ust. 4, to audyt wewnętrzny prowadzi się w urzędzie danej jednostki samorządu terytorialnego”.

Audytor Wewnętrzny
Urzędu Miasta i Gminy w Gryfinie
Anna Myśko

 

Sporządziła:
Anna Myśko

Gryfino, dnia 11 października 2007 r.

 

Załącznik do zarządzenia Nr 0152-50/07 Burmistrza Miasta i Gminy Gryfino z dnia 12. października 2007 r.

 

Karta Audytu Wewnętrznego

Rozdział I

Postanowienia ogólne

§ 1. Karta Audytu Wewnętrznego, zwana dalej Kartą, określa:

1. podstawy prawne przeprowadzania audytu wewnętrznego;
2. cele i zakres audytu wewnętrznego oraz rodzaj usług świadczonych przez audyt wewnętrzny;
3. uprawnienia audytora wewnętrznego.

§ 2. Ilekroć w niniejszej karcie jest mowa o:

1. „Urzędzie” – należy przez to rozumieć Urząd Miasta i Gminy w Gryfinie;
2. „Regulaminie organizacyjnym” – należy przez to rozumieć Regulamin Organizacyjny Urzędu Miasta i Gminy w Gryfinie;
3. „ustawie o finansach publicznych” – należy przez nią rozumieć ustawę z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2005 r. Nr 249, poz. 2014 z późn. zm.);
4. „procedurach kontroli finansowej” – należy przez nie rozumieć procedury, o których mowa w art. 47 ust. 3 ustawy o finansach publicznych;
5. „Kierowniku jednostki” – zgodnie z odrębnymi przepisami, należy przez niego rozumieć osobę lub organ jedno- lub wieloosobowy (zarząd), który - zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, statutem, umową lub na mocy prawa własności - uprawniony jest do zarządzania jednostką, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę;
6. „Burmistrzu” – należy przez niego rozumieć Burmistrza Miasta i Gminy Gryfino;
7. „Jednostkach organizacyjnych Gminy Gryfino” - należy przez to rozumieć jednostki organizacyjne Gminy Gryfino, które nie są zobowiązane do samodzielnego prowadzenia audytu wewnętrznego na podstawie odrębnych przepisów;
8. „komórce organizacyjnej Urzędu” – należy przez to rozumieć wydziały, biura, referaty lub samodzielne  stanowiska pracy w Urzędzie Miasta i Gminy w Gryfinie;
9. „Kierowniku komórki organizacyjnej Urzędu” – należy przez to rozumieć naczelnika wydziału, kierownika  biura/referatu, kierownika Urzędu Stanu Cywilnego, komendanta Straży Miejskiej, kierownika Gminnego Centrum Reagowania, osoby zatrudnione na samodzielnych stanowiskach pracy;
10. „Komórce audytu wewnętrznego” - należy przez to rozumieć komórkę organizacyjną Urzędu powołaną do realizacji zadań audytu wewnętrznego;
11. „Audytorze wewnętrznym” - zgodnie z ustawą o finansach publicznych należy przez niego rozumieć, osobę spełniającą warunki w niej określone, zatrudnioną w jednostce sektora finansów publicznych oraz przeprowadzającą audyt w jednostce, w której jest zatrudniona lub jednostce podległej, podporządkowanej lub nadzorowanej;
12. „obszarze ryzyka” – należy rozumieć procesy, zjawiska lub problemy wymagające przeprowadzenia audytu wewnętrznego;
13. „aktach bieżących” – należy rozumieć akta zawierające informacje niezbędne do sformułowania uwag i wniosków, zawartych w sprawozdaniu z przeprowadzenia audytu.

§ 3. Audyt wewnętrzny w Urzędzie oraz jednostkach organizacyjnych Gminy Gryfino, które nie są zobowiązane do samodzielnego przeprowadzania audytu wewnętrznego, na podstawie odrębnych przepisów, przeprowadza audytor wewnętrzny zatrudniony w Urzędzie.

Rozdział II

Podstawy prawne

§ 4. Audyt wewnętrzny w Urzędzie oraz jednostkach organizacyjnych Gminy Gryfino przeprowadza się w oparciu o:

1. ustawę o finansach publicznych;
2. przepisy wykonawcze do ustawy o finansach publicznych;
3. inne odrębne przepisy.

Rozdział III

Cele i zakres audytu wewnętrznego oraz rodzaj usług świadczonych przez audyt wewnętrzny

§ 5.

1. Głównym celem audytu wewnętrznego jest świadczenie niezależnych, obiektywnych usług zapewniających i doradczych, których celem jest przysporzenie wartości i usprawnienie działalności operacyjnej Urzędu oraz jednostek organizacyjnych Gminy Gryfino.
2. Celem audytu wewnętrznego jest pomaganie Urzędowi oraz jednostkom organizacyjnym Gminy Gryfino w osiąganiu ich celów poprzez systematyczne podejście do oceny i doskonalenia procesów, w szczególności zarządzania ryzykiem, kierowania jednostką i kontroli.
3. Audyt wewnętrzny stanowi ogół działań obejmujących niezależne badanie systemów zarządzania i kontroli w Urzędzie oraz jednostkach organizacyjnych Gminy Gryfino, w tym procedur kontroli finansowej. Celem powyższego badania jest uzyskanie przez kierownika jednostki obiektywnej i niezależnej oceny adekwatności, efektywności i skuteczności tych systemów.

§ 6.

1. Audytem wewnętrznym mogą być objęte wszystkie obszary działania Urzędu oraz jednostek organizacyjnych Gminy Gryfino.
2. Zakres audytu wewnętrznego nie może być ograniczany. Audytor wewnętrzny powiadamia niezwłocznie kierownika jednostki oraz Burmistrza o wszelkich próbach ograniczania zakresu audytu wewnętrznego.
3. Audyt wewnętrzny obejmuje m.in.:
   1. dokonywanie oceny wiarygodności sprawozdania finansowego oraz sprawozdania z wykonania budżetu, przez sprawdzenie zgodności zapisów w księgach rachunkowych z dowodami księgowymi, przestrzegania zasad rachunkowości, zgodności sprawozdania finansowego oraz z wykonania budżetu z zapisami w księgach rachunkowych;
   2. dokonywanie oceny zgodności prowadzonej działalności z przepisami prawa oraz obowiązującymi w Urzędzie oraz w jednostkach organizacyjnych Gminy Gryfino procedurami wewnętrznymi;
   3. dokonywanie oceny efektywności i gospodarności podejmowanych działań w zakresie systemów zarządzania i kontroli;
   4. ocenę dostosowania działań Urzędu i jednostek organizacyjnych Gminy Gryfino do przedstawionych wcześniej zaleceń audytu lub kontroli.

§ 7.

1. Audytor wewnętrzny wykonuje również czynności doradcze jako część zadań związanych z niezależnym badaniem systemów zarządzania i kontroli.
2. Celem czynności doradczych jest przysporzenie wartości oraz usprawnienie procesów zarządzania jednostką, zarządzania ryzykiem i kontroli, z zachowaniem zasady, że audytor wewnętrzny nie przejmuje na siebie odpowiedzialności kierownictwa czyli zadań lub uprawnień wchodzących w zakres zarządzania jednostką.
3. Audytor wewnętrzny wykonuje czynności doradcze:
   1. w Urzędzie – na wniosek Burmistrza;
   2. w jednostce organizacyjnej Gminy Gryfino – na wniosek kierownika tej jednostki, za zgodą Burmistrza.
4. Audytor wewnętrzny może z własnej inicjatywy składać kierownikowi audytowanej komórki organizacyjnej lub jednostki wnioski mające na celu usprawnienie funkcjonowania ww. komórki organizacyjnej lub jednostki.
5. W efekcie przeprowadzenia czynności doradczych audytor wewnętrzny może przedstawić opinie lub zalecenia odnoszące się do usprawnienia funkcjonowania jednostki.
6. Wydane przez audytora wewnętrznego wnioski, zalecenia i opinie, o których mowa w ust. 3 i 4 nie są wiążące dla kierownika komórki organizacyjnej lub kierownika jednostki.

§ 8.

1. Audytor wewnętrzny może odmówić wykonywania czynności doradczych, jeżeli uzna, że zakres lub cel tych czynności nie jest zgodny z celami audytu wewnętrznego, w szczególności, gdy mogłoby doprowadzić do naruszenia zasady zawartej w § 7 ust. 2.
2. O odmowie wykonania czynności doradczych oraz jej przyczynach audytor wewnętrzny zawiadamia na piśmie kierownika jednostki wnioskującego o dokonanie czynności oraz Burmistrza.
3. Burmistrz może wydać pisemne polecenie wykonania czynności doradczych.

Rozdział IV

Uprawnienia audytora wewnętrznego

§ 9.

1. Stanowisko Audytora Wewnętrznego podlega bezpośrednio Burmistrzowi, który zapewnia organizacyjną niezależność i odrębność wykonywanych przez niego zadań.
2. Audytor wewnętrzny powiadamia niezwłocznie kierownika jednostki oraz Burmistrza o wszelkich próbach ograniczania zakresu audytu wewnętrznego, narzucania zakresu audytu, wpływania na sposób wykonywania pracy oraz informowania o jego rezultatach.

§ 10.

1. Audytor wewnętrzny wykonuje swoje obowiązki zgodnie z zakresem wynikającym z Regulaminu organizacyjnego, określonym dla niego zakresem czynności oraz odrębnymi przepisami prawa.
2. Do zadań audytora wewnętrznego w szczególności należy:
   1. przeprowadzanie audytu wewnętrznego w Urzędzie i jednostkach organizacyjnych Gminy Gryfino;
   2. opracowanie, w porozumieniu z kierownikami jednostek, w których planuje się przeprowadzenia audytu, rocznego planu audytu, o którym mowa w § 11 ust. 1, opartego na analizie obszarów ryzyka, w zakresie działania Urzędu i jednostek organizacyjnych Gminy Gryfino;
   3. sporządzanie i przedstawienie Burmistrzowi rocznego sprawozdania z wykonania planu audytu za rok poprzedni, o którym mowa w § 12 ust. 1 i 2.
3. Audytor wewnętrzny ma obowiązek poszerzać swoją wiedzę, umiejętności i kwalifikacje poprzez stałe doskonalenie zawodowe.
4. Odpowiednie środki, na cel zawarty w ust. 3 zapewnia Burmistrz.

§ 11.

1. Audyt wewnętrzny w Urzędzie i jednostkach organizacyjnych Gminy Gryfino, przeprowadza się na podstawie rocznego planu audytu wewnętrznego, z zastrzeżeniem ust. 4.
2. Plan audytu sporządza audytor wewnętrzny, zgodnie z odrębnymi przepisami.
3. Plan audytu wewnętrznego, o którym mowa w ust. 2, audytor wewnętrzny opracowuje w taki sposób, by jak najlepiej wykorzystywać powierzone środki i czas pracy.
4. W uzasadnionych przypadkach audyt wewnętrzny przeprowadza się poza planem audytu, na podstawie odrębnych przepisów.

§ 12.

1. Audytor wewnętrzny, co najmniej raz do roku, przekazuje Burmistrzowi informację na temat realizacji działalności audytu wewnętrznego (roczne sprawozdanie z wykonania planu audytu wewnętrznego).
2. Sprawozdanie z wykonania planu audytu wewnętrznego sporządza audytor wewnętrzny, zgodnie z odrębnymi przepisami.
3. W razie wystąpienia okoliczności mogących wpłynąć negatywnie na realizację planu audytu wewnętrznego, audytor wewnętrzny opracowuje i przedstawia Burmistrzowi informację na temat realizacji planu audytu wewnętrznego, uzgadniając w formie pisemnej zakres realizacji planu audytu.
4. Z przeprowadzonego zadania audytowego audytor wewnętrzny sporządza sprawozdanie.
5. Sposób i tryb przekazania sprawozdania, o którym mowa w ust. 4 określają odrębne przepisy.

§ 13.

1. Audyt wewnętrzny jest prowadzony zgodnie z procedurami zawartymi w Księdze Procedur Audytu Wewnętrznego.
2. Księgę Procedur Audytu Wewnętrznego, o której mowa w ust. 1 opracowuje audytor wewnętrzny.
3. Księga procedur Audytu Wewnętrznego podlega aktualizacji.

§ 14.

1. Audytor wewnętrzny, z zachowaniem przepisów o ochronie informacji niejawnych, w szczególności ma prawo:
   1. nieograniczonego dostępu do wszelkich dokumentów związanych z działalnością Urzędu i jednostek organizacyjnych Gminy Gryfino;
   2. odbywania narad z pracownikami;
   3. dostępu do pomieszczeń związanych z działalnością Urzędu oraz jednostek organizacyjnych Gminy Gryfino;
   4. żądania od Kierowników komórek organizacyjnych Urzędu i jednostek organizacyjnych Gminy Gryfino, a także ich pracowników udzielania ustnych lub pisemnych informacji;
   5. sporządzania niezbędnych odpisów, kopii lub wyciągów, zestawień i obliczeń, w tym zawartych na elektronicznych nośnikach informacji;
   6. przeprowadzania oględzin.

§ 15.

1. Audytor wewnętrzny wykonuje swoje zadania w sposób niezależny, obiektywny, bezstronny i wolny od uprzedzeń.
2. O każdym przypadku próby naruszenia niezależności lub obiektywizmu audytora wewnętrznego albo możliwości wystąpienia konfliktu interesów audytor wewnętrzny informuje kierownika jednostki oraz Burmistrza.
3. Audytor wewnętrzny obowiązany jest dbać o to, aby nie powstał konflikt interesów, a w szczególności:
   1. nie może przyjmować jakichkolwiek korzyści, które mogłyby naruszyć jego całkowitą niezależność, uczciwość i obiektywizm w wykonywaniu pracy lub mogłyby być  postrzegane w ten sposób;
   2. w okresie co najmniej 1 roku nie powinien przeprowadzać audytu tej działalności, którą sam uprzednio prowadził lub, za którą odpowiadał;
   3. nie powinien przeprowadzać audytu działalności, w którą zaangażowani są członkowie jego rodziny lub inne blisko związane z nim osoby.
4. Audytor wewnętrzny nie jest uprawniony do wykonywania jakichkolwiek obowiązków związanych z działalnością operacyjną Urzędu oraz jednostek organizacyjnych Gminy Gryfino – podlegających audytowi, ani ich nadzorowania. Audytor wewnętrzny nie może opracowywać procedur (systemów, regulaminów lub instrukcji), wdrażać lub realizować operacji w ramach ww. procedur.

§ 16.

1. Audytor wewnętrzny powinien:
   1. przestrzegać przepisów prawa powszechnie obowiązującego oraz wewnętrznie obowiązującego w Urzędzie i jednostkach organizacyjnych Gminy Gryfino;
   2. wykonywać swoją pracę uczciwie, odpowiedzialnie, z odpowiednim zaangażowaniem;
   3. przedkładać dobro publiczne nad interesy własne i swojego środowiska.
2. Audytor wewnętrzny winien ujawniać wszystkie istotne fakty, o których posiada wiedzę, a których nie ujawnienie mogłoby zniekształcić sprawozdanie z przeprowadzonego zadania audytowego, w zakresie badanej działalności Urzędu oraz jednostki organizacyjnej Gminy Gryfino.
3. Audytor wewnętrzny powinien dążyć do przedstawienia kierownikowi jednostki uwag i wniosków umożliwiających osiągnięcie lepszych efektów jej działalności.
4. Audytor wewnętrzny nie powinien uchylać się od przedstawiania kierownikowi jednostki wniosków mogących skutkować koniecznością podjęcia trudnych decyzji.
5. Audytor wewnętrzny działa z należytą starannością, uwzględniając w szczególności:
   1. zakres pracy niezbędny do osiągnięcia określonych celów;
   2. efektywność i adekwatność procesów zarządzania ryzykiem i zarządzania Urzędem lub jednostką organizacyjną Gminy Gryfino oraz systemów kontroli wewnętrznej;
   3. prawdopodobieństwo wystąpienia nieprawidłowości, błędów lub braku zachowania zasady legalizmu.