Wydawanie zaświadczeń z rejestru stanu cywilnego

KARTA INFORMACYJNA
URZĄD MIASTA I GMINY W GRYFINIE ul.1 Maja 16
tel. 91-416-20-11, 91-416-37-80, fax 91-416-27-02

USC.SO VIII/2A

25.01.2019r.

WYDAWANIE ZAŚWIADCZEŃ Z REJESTRU STANU CYWILNEGO

Podstawa prawna:
1. Art. 44 ust.1 pkt.2, art. 44 ust. 4, Art. 45, Art. 50 art. 133 ust.3 i 4 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 2224 ze zm.)
2. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 29 stycznia 2015 roku w sprawie wzorów dokumentów wydawanych z zakresu rejestracji stanu cywilnego. (Dz. U. z 2015 r., poz. 194 ze zm.)
3. Art. 33, art. 35, art. 104, art. 217 - 219 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 2096).
4. Art. 20a ust. 1 albo 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (t.j. Dz. U. z 2017r., poz. 570 ze zm.)
5. Ustawa z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1579)
6. Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 1044 ze zm.)
7. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 września 2007 r. w sprawie zapłaty opłaty skarbowej (Dz. U. Nr 187, poz. 1330).

I. WYMAGANE DOKUMENTY:
Wydawanie zaświadczeń dla:

  1. Osoby, której akt dotyczy, jej wstępnych (np. matka, ojciec, babcia, dziadek), stępnych (dzieci, wnuki), rodzeństwa, małżonka, przedstawiciela ustawowego i opiekuna:
    1. wniosek  lub ,
    2. prawomocne postanowienie sądu o ustanowieniu opieki prawnej, w przypadku, gdy z wnioskiem występuje opiekun prawny:
    3. dokument tożsamości strony:
      - dowód osobisty lub paszport.
  2. Innych osób, które wykażą interes prawny:
    1. wniosek   lub ,
    2. dokument tożsamości strony:
      - dowód osobisty lub paszport
    3. dokument wykazujący interes prawny.
  3. Pełnomocników:
    1. wniosek   lub ,
    2. dokument tożsamości pełnomocnika:
      - dowód osobisty lub paszport
    3. pisemne lub w formie dokumentu elektronicznego pełnomocnictwo  lub
Istnieje możliwość działania strony przez pełnomocnika. Pełnomocnikiem może być osoba fizyczna posiadająca zdolność do czynności prawnych. Pełnomocnictwo powinno być udzielone na piśmie, w formie dokumentu elektronicznego lub zgłoszone do protokołu. Pełnomocnictwo w formie dokumentu elektronicznego powinno być uwierzytelnione za pomocą mechanizmów określonych w art. 20a ust. 1 albo 2 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.
Pełnomocnik dołącza do akt oryginał lub urzędowo poświadczony odpis pełnomocnictwa. Adwokat, radca prawny, rzecznik patentowy, a także doradca podatkowy mogą sami uwierzytelnić odpis udzielonego im pełnomocnictwa oraz odpisy innych dokumentów wykazujących ich umocowanie; z kolei, jeżeli odpis pełnomocnictwa lub odpisy innych dokumentów wykazujących umocowanie zostały sporządzone w formie dokumentu elektronicznego, ich uwierzytelnienia dokonuje się przy użyciu mechanizmów określonych w ustawie o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.
  1. Organizacji społecznej, jeżeli jest to zgodne z celami statutowymi takiej organizacji i gdy przemawia za tym interes społeczny.
    1. wniosek   lub ,
    2. statut organizacji społecznej,
    3. dokument wykazujący interes społeczny organizacji.

II. OPŁATY:

  1. Opłata skarbowa od wydania:
    1. zaświadczenia o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby - 24,00 zł.
    2. zaświadczenia o nieposiadaniu księgi stanu cywilnego - 24,00 zł.
  2. Opłata skarbowa od złożenia dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa - 17,00 zł (nie dotyczy pełnomocnictw udzielanych małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu lub rodzeństwu albo gdy mocodawcą jest podmiot zwolniony od opłaty skarbowej).
  3. Zwolnione od uiszczenia opłaty skarbowej są osoby, które przedstawią zaświadczenie o korzystaniu ze świadczeń pomocy społecznej z powodu ubóstwa.
  4. Wpłat z tytułu opłaty skarbowej można dokonywać na rachunek bankowy Urzędu Miasta i Gminy w Gryfinie, Bank Pekao S.A 61124038551111001012416308 (na poczcie, przelewem bankowym) lub bez ponoszenia dodatkowych opłat w placówce Banku Pekao S.A. w Gryfinie i w kasie Urzędu. Oryginał dowodu zapłaty należnej opłaty skarbowej należy załączyć odpowiednio do podania lub dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa.

III. TERMIN ZAŁATWIENIA SPRAWY:

  1. Jeżeli wniosek o wydanie zaświadczenia złożony został do kierownika USC, który przechowuje księgę stanu cywilnego (USC w Gryfinie) wydanie zaświadczenia następuje do 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku.
  2. Jeżeli wniosek o wydanie zaświadczenia złożony został do kierownika USC, który nie przechowuje księgi stanu cywilnego, wydanie zaświadczenia następuje do 10 dni roboczych od dnia złożenia wniosku.
  3. Do 1 miesiąca (w przypadku prowadzenia postępowania wyjaśniającego).

IV. JEDNOSTKA ODPOWIEDZIALNA:
Wydział Urząd Stanu Cywilnego i Spraw Obywatelskich - Urząd Stanu Cywilnego
(symbol USC.SO), pokój nr 24, tel. 91 416-20-11 wew. 124, 224,
e- mail USC usc@gryfino.pl

V. FORMA ZAŁATWIENIA SPRAWY:

  1. Zaświadczenie o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby.
  2. Zaświadczenie o nieposiadaniu księgi stanu cywilnego.
  3. Postanowienie o odmowie wydania zaświadczenia.

VI. TRYB ODWOŁAWCZY:
Tryb odwoławczy występuje tylko w przypadku wydania decyzji o odmowie wydania zaświadczenie z rejestru stanu cywilnego. Odwołanie wnosi się do Wojewody Zachodniopomorskiego w terminie 14 dni od dnia doręczenia rozstrzygnięcia, za pośrednictwem Kierownika USC, który wydał decyzję.

VII. INFORMACJE DODATKOWE:

  1. Zaświadczenie z rejestru stanu cywilnego jest ważne przez 6 miesięcy od daty jego sporządzenia.
  2. Zaświadczenie o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby może zostać wydane, na wniosek, w formie dokumentu elektronicznego opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu.
  3. W sprawach nieuregulowanych w ustawie prawo o aktach stanu cywilnego stosuje się przepisy ustawy - kodeks postępowania administracyjnego, z wyłączeniem stosowania przepisów art. 40 § 4 i 5 kpa, w sprawach załatwianych za pośrednictwem konsula.
Uwaga!
W sprawie wydania zaświadczenia o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby nie wymaga się przedstawiania albo składania odpisów aktów stanu cywilnego. Jeżeli kierownik urzędu stanu cywilnego nie przechowuje księgi stanu cywilnego, w której sporządzono akt stanu cywilnego niezbędny do wydania zaświadczenia, występuje do właściwego kierownika urzędu stanu cywilnego o przekazanie odpisu aktu stanu cywilnego. Kierownik urzędu stanu cywilnego, do którego wystąpiono o wydanie odpisu aktu stanu cywilnego, niezwłocznie przekazuje sporządzony odpis aktu stanu cywilnego kierownikowi urzędu stanu cywilnego, który o taki odpis wystąpił. Następnie kierownik urzędu stanu cywilnego, do którego wystąpiono o wydanie zaświadczenia o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby sporządza je i przekazuje wnioskodawcy.

VII. INFORMACJE DODATKOWE:

  1. Wnioski w sprawie wydania odpisów aktów stanu cywilnego z rejestru stanu
    cywilnego tj. z ksiąg stanu cywilnego przechowywanych w USC w Gryfinie i poza Gryfinem, przyjmowane są:
    • w siedzibach USC w Gryfinie ul. 1 Maja 16,
    • za pośrednictwem poczty: adres do korespondencji - ul. 1 Maja 16, 74-100 Gryfino,
    • za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej na platformie ePUAP.
  2. Zaświadczenie jest ważne przez 6 miesięcy od daty jego sporządzenia.
  3. Wydawanie Zaświadczeń z rejestru stanu cywilnego dotyczy:
    • Zaświadczeń o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby;
    • Zaświadczeń o nieposiadaniu księgi stanu cywilnego i może zostać wydane, na wniosek, w formie dokumentu elektronicznego opatrzonego  bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu.
  4. W sprawach nieuregulowanych w ustawie prawo o aktach stanu cywilnego stosuje się przepisy ustawy - kodeks postępowania administracyjnego, z wyłączeniem stosowania przepisów art. 40 § 4 i 5 kpa, w sprawach załatwianych za pośrednictwem konsula.
  5. Zaświadczenie wydane w formie dokumentu elektronicznego opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu uzyskany za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej na platformie ePUAP może być wykorzystane wyłącznie w formie elektronicznej, gdyż tylko w tej formie posiada walor dokumentu urzędowego.