Udostępnianie aktów stanu cywilnego oraz ich akt zbiorowych i skorowidzów nie przekazanych do archiwum państwowego, pomimo upływu 100 lat od zamknięcia księgi urodzeń oraz 80 lat od zamknięcia księgi małżeństw i zgonów - wydawanie uwierzytelnionego dokumentu

KARTA INFORMACYJNA
URZĄD MIASTA I GMINY W GRYFINIE ul.1 Maja 16
tel. 91-416-20-11, 91-416-37-80, fax 91-416-27-02

USC.SO VIII/4A

25.01.2019r.

UDOSTĘPNIANIE AKTÓW STANU CYWILNEGO ORAZ ICH AKT ZBIOROWYCH I SKOROWIDZÓW NIE PRZEKAZANYCH DO ARCHIWUM PAŃSTWOWEGO, POMIMO UPŁYWU 100 LAT OD ZAMKNIĘCIA KSIĘGI URODZEŃ ORAZ 80 LAT OD ZAMKNIĘCIA KSIĘGI MAŁŻEŃSTW I ZGONÓW – WYDAWANIE UWIERZYTELNIONEGO DOKUMENTU

Podstawa prawna:
1) Art. 128 ust. 1, art. 130 ust. 3 i 4 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. - Prawo o aktach stanu cywilnego (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 2224 ze zm.)
2) Art. 16 ust. 2a, art. 16a, art. 16b ust. 1 pkt 2 i 3 i ust. 2 pkt 1, art. 16d – art. 16e i art. 28 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 217 ze zm.)
3) Rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych z dnia 22 czerwca 2011 roku (Dz. U. z 2011 r. Nr 196 poz. 1161).
4) Art. 217 - 219 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 2096).
5) Art. 20a ust. 1 albo 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (t.j. Dz. U. z 2017r., poz. 570 ze zm.)
6) Ustawa z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1579)
7) Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 1044 ze zm.)
8) Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 września 2007 r. w sprawie zapłaty opłaty skarbowej (Dz. U. Nr 187, poz. 1330).

I. WYMAGANE DOKUMENTY

  1. pisemne zgłoszenie w postaci papierowej lub elektronicznej o sporządzenie uwierzytelnionego odpisu (wypisu, wyciągu) i reprodukcji z ksiąg stanu cywilnego, dokumentów zbiorowych i skorowidzów po wykazaniu interesu prawnego,  lub ,
    lub pisemne zgłoszenie w postaci papierowej lub elektronicznej o przekazanie informacji zawartych w księgach stanu cywilnego oraz ich dokumentach zbiorowych i skorowidzach w postaci zaświadczenia albo pisemnej odpowiedzi na zapytanie
  2. dokument tożsamości zainteresowanego:
    - dowód osobisty lub paszport,
  3. dokument wykazujący interes prawny,
  4. pisemne lub w formie dokumentu elektronicznego pełnomocnictwo strony - jeżeli  w imieniu zainteresowanych występuje pełnomocnik  lub ,
    Ponadto:
    Zgłoszenie w tej sprawie może zostać złożone przez organizację społeczną, jeżeli jest to uzasadnione celami statutowymi takiej organizacji i gdy przemawia za tym interes społeczny.
    a) zgłoszenie  lub ,
    b) statut organizacji społecznej.

Uwaga:
Dostęp do materiałów archiwalnych poprzez wydanie z nich uwierzytelnionych odpisów (wypisów, wyciągów) i reprodukcji z ksiąg stanu cywilnego, dokumentów zbiorowych  i skorowidzów podlega ograniczeniu:
- ze względu na ochronę:
a) dóbr osobistych,
b) danych osobowych;
c) ze względu na potrzebę zachowania integralności składników państwowego zasobu archiwalnego zagrożonego uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą.
Istnieje możliwość działania strony przez pełnomocnika. Pełnomocnikiem może być osoba fizyczna posiadająca zdolność do czynności prawnych. Pełnomocnictwo powinno być udzielone na piśmie, w formie dokumentu elektronicznego lub zgłoszone do protokołu. Pełnomocnictwo w formie dokumentu elektronicznego powinno być uwierzytelnione za pomocą mechanizmów określonych w art. 20 a ust. 1 albo 2 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.
Pełnomocnik dołącza do akt oryginał lub urzędowo poświadczony odpis pełnomocnictwa. Adwokat, radca prawny, rzecznik patentowy, a także doradca podatkowy mogą sami uwierzytelnić odpis udzielonego im pełnomocnictwa oraz odpisy innych dokumentów wykazujących ich umocowanie; z kolei, jeżeli odpis pełnomocnictwa lub odpisy innych dokumentów wykazujących umocowanie zostały sporządzone w formie dokumentu elektronicznego, ich uwierzytelnienia dokonuje się przy użyciu mechanizmów określonych w ustawie o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

II. OPŁATY:

  1. Opłata skarbowa:
    1. od wydania zaświadczenia na podstawie akt stanu cywilnego – 24 zł
    2. od wydania uwierzytelnionego odpisu (wyciągu, wypisu) z akt stanu cywilnego - 33,00 zł,
    3. od wydania uwierzytelnionej reprodukcji z akt stanu cywilnego od każdej pełnej lub zaczętej strony – 5,00 zł
  2. Opłata skarbowa od złożenia dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa  - 17,00 zł (nie dotyczy pełnomocnictw udzielanych małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu lub rodzeństwu albo gdy mocodawcą jest podmiot zwolniony od opłaty skarbowej).
  3. Zwolnione od uiszczenia opłaty skarbowej są osoby, które przedstawią zaświadczenie o korzystaniu ze świadczeń pomocy społecznej z powodu ubóstwa.
    Opłatę skarbową można uiścić na rachunek bankowy Urzędu Miasta i Gminy w Gryfinie
    – Bank Polska Kasa Opieki S.A. I/O 61124038551111001012416308 (np. na
    poczcie, przelewem bankowym) lub bez ponoszenia dodatkowych opłat w Banku Pekao S.A. w Gryfinie i kasie Urzędu. Oryginał dowodu zapłaty należnej opłaty skarbowej należy załączyć do wniosku.

III. TERMIN ZAŁATWIENIA SPRAWY:

  1. Wydanie zaświadczenia, uwierzytelnionego odpisu (wypisu, wyciągu) i reprodukcji z ksiąg stanu cywilnego, dokumentów zbiorowych i skorowidzów – 7 dni.
  2. Do 14 dni, w przypadku prowadzenia postępowania wyjaśniającego (kwerendy)

IV. JEDNOSTKA ODPOWIEDZIALNA:
Wydział Urząd Stanu Cywilnego i Spraw Obywatelskich - Urząd Stanu Cywilnego
(symbol USC.SO), pokój nr 24 tel. 91416-20-11 wew. 124, 224.
e- mail usc@gryfino.pl

V. FORMA ZAŁATWIENIA SPRAWY:

  1. Przekazanie zaświadczenia, informacji zawartych w materiałach archiwalnych w postaci uwierzytelnionych reprodukcji lub odpisu (wypisu, wyciągu) tych materiałów albo pisemnej odpowiedzi na zapytanie,
  2. Postanowienie o odmowie wydania zaświadczenia,
  3. Decyzja o całkowitej albo częściowej odmowie dostępu do uwierzytelnionych materiałów archiwalnych,
  4. Decyzja o umorzeniu postępowania.

VI. TRYB ODWOŁAWCZY:

  1. W przypadku postanowienia o odmowie wydania zaświadczenia stronie przysługuje prawo wniesienia zażalenia do Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych w Warszawie za pośrednictwem Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Gryfinie w terminie 7 dni od dnia doręczenia postanowienia.
  2. W przypadku decyzji o częściowej albo całkowitej odmowie wydania wnioskowanego dokumentu lub decyzji o umorzeniu postępowania stronie przysługuje prawo wniesienia odwołania do Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych w Warszawie za pośrednictwem Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Gryfinie w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji.

VII. INFORMACJE DODATKOWE:

  1. Zgłoszenie o wydanie zaświadczenia, uwierzytelnionego odpisu (wypisu, wyciągu)  i reprodukcji z ksiąg stanu cywilnego, dokumentów zbiorowych i skorowidzów składane są:
    • w siedzibach USC: ul. 1 Maja 16, 74-100 Gryfino,
    • za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej na platformie ePUAP
UWAGA: Dokument wydany w formie dokumentu elektronicznego opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu uzyskany za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej na platformie ePUAP może być wykorzystany wyłącznie w formie elektronicznej, gdyż tylko w tej formie posiada walor dokumentu urzędowego.
  1. Do postępowania w sprawie odmowy dostępu do materiałów archiwalnych stosuje się przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego, z tym że decyzje wydaje się nie później niż w terminie 14 dni od otrzymania zgłoszenia.
  2. Akty stanu cywilnego lub księgi stanu cywilnego oraz dokumenty zbiorowe podlegają udostępnieniu nie wcześniej niż w przypadku:
    - aktów urodzeń – po 100 latach,
    - aktów małżeństw i zgonów – po 80 latach,
    licząc od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło odpowiednio: sporządzenie aktu lub zamknięcie księgi (woluminu).
    UWAGA:
    Jeżeli w księdze stanu cywilnego była prowadzona więcej niż jedna księga stanu cywilnego, termin jej przechowania jest liczony od daty zamknięcia ostatniej księgi stanu cywilnego prowadzonej w danej księdze.