I. WYMAGANE DOKUMENTY:
Wydawanie zaświadczeń dla:

1. Osoby, której akt dotyczy, jej wstępnych (np. matka, ojciec, babcia, dziadek), zstępnych (dzieci, wnuki), rodzeństwa, małżonka, przedstawiciela ustawowego i opiekuna:
   1. wniosek (załącznik nr 1  lub ),
   2. prawomocne postanowienie sądu o ustanowieniu opieki prawnej, w przypadku, gdy z wnioskiem występuje opiekun prawny:
   3. dokument tożsamości strony:
      • dowód osobisty lub paszport.
2. Innych osób, które wykażą interes prawny:
   1. wniosek załącznik nr 1  lub ),
   2. dokument tożsamości strony:
      • dowód osobisty lub paszport
   3. dokument wykazujący interes prawny.
3. Pełnomocników:
   1. wniosek załącznik nr 1  lub ),
   2. dokument tożsamości pełnomocnika:
      • dowód osobisty lub paszport
   3. pisemne lub w formie dokumentu elektronicznego pełnomocnictwo (załącznik nr 2  lub )
      
      Istnieje możliwość działania strony przez pełnomocnika. Pełnomocnikiem może być osoba fizyczna posiadająca zdolność do czynności prawnych. Pełnomocnictwo powinno być udzielone na piśmie, w formie dokumentu elektronicznego lub zgłoszone do protokołu. Pełnomocnictwo w formie dokumentu elektronicznego powinno być uwierzytelnione za pomocą mechanizmów określonych w art. 20a ust. 1 albo 2 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.
      Pełnomocnik dołącza do akt oryginał lub urzędowo poświadczony odpis pełnomocnictwa. Adwokat, radca prawny, rzecznik patentowy, a także doradca podatkowy mogą sami uwierzytelnić odpis udzielonego im pełnomocnictwa oraz odpisy innych dokumentów wykazujących ich umocowanie; z kolei, jeżeli odpis pełnomocnictwa lub odpisy innych dokumentów wykazujących umocowanie zostały sporządzone w formie dokumentu elektronicznego, ich uwierzytelnienia dokonuje się przy użyciu mechanizmów określonych w ustawie o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.
4. Organizacji społecznej, jeżeli jest to zgodne z celami statutowymi takiej organizacji i gdy przemawia za tym interes społeczny.
   1. wniosek załącznik nr 1  lub ),
   2. statut organizacji społecznej,
   3. dokument wykazujący interes społeczny organizacji.

II. OPŁATY:

1. Opłata skarbowa od wydania:
   1. zaświadczenia o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby - 24,00 zł.
   2. zaświadczenia o nieposiadaniu księgi stanu cywilnego - 24,00 zł.
2. Opłata skarbowa od złożenia dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa - 17,00 zł (nie dotyczy pełnomocnictw udzielanych małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu lub rodzeństwu albo gdy mocodawcą jest podmiot zwolniony od opłaty skarbowej).
3. Zwolnione od uiszczenia opłaty skarbowej są osoby, które przedstawią zaświadczenie o korzystaniu ze świadczeń pomocy społecznej z powodu ubóstwa.

„Opłatę należy uiścić na rachunek bankowy Urzędu Miasta i Gminy w Gryfinie: Bank Pekao S.A. Oddział w Gryfinie nr 92 1240 2092 9600 5055 5555 5555.
lub w siedzibie Urzędu Miasta i Gminy w Gryfinie, bezgotówkowo przy wykorzystaniu terminali płatniczych obsługiwanych przez pracowników Urzędu lub w samoobsługowym opłatomacie znajdującym się na parterze budynku urzędu.”
Oryginał dowodu wpłaty należnej opłaty skarbowej należy załączyć do wniosku lub dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa.

III. TERMIN ZAŁATWIENIA SPRAWY:

1. Jeżeli wniosek o wydanie zaświadczenia złożony został do kierownika USC, który przechowuje księgę stanu cywilnego (USC w Gryfinie) wydanie zaświadczenia następuje do 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku.
2. Jeżeli wniosek o wydanie zaświadczenia złożony został do kierownika USC, który nie przechowuje księgi stanu cywilnego, wydanie zaświadczenia następuje do 10 dni roboczych od dnia złożenia wniosku.
3. Do 1 miesiąca (w przypadku prowadzenia postępowania wyjaśniającego).

IV. JEDNOSTKA ODPOWIEDZIALNA:
Wydział Urząd Stanu Cywilnego i Spraw Obywatelskich - Urząd Stanu Cywilnego
(symbol USC.SO), pokój nr 1 i nr 3, tel. 91-416-20-11 wew. 201, 203.
e-mail USC usc@gryfino.pl

V. FORMA ZAŁATWIENIA SPRAWY:

1. Zaświadczenie o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby.
2. Zaświadczenie o nieposiadaniu księgi stanu cywilnego.
3. Postanowienie o odmowie wydania zaświadczenia.

VI. TRYB ODWOŁAWCZY:
Tryb odwoławczy występuje tylko w przypadku wydania decyzji o odmowie wydania zaświadczenie z rejestru stanu cywilnego. Odwołanie wnosi się do Wojewody Zachodniopomorskiego w terminie 14 dni od dnia doręczenia rozstrzygnięcia, za pośrednictwem Kierownika USC, który wydał decyzję.

VII. INFORMACJE DODATKOWE:

1. Zaświadczenie z rejestru stanu cywilnego jest ważne przez 6 miesięcy od daty jego sporządzenia.
2. Zaświadczenie o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby może zostać wydane, na wniosek, w formie dokumentu elektronicznego opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu.
3. W sprawach nieuregulowanych w ustawie prawo o aktach stanu cywilnego stosuje się przepisy ustawy - kodeks postępowania administracyjnego, z wyłączeniem stosowania przepisów art. 40 § 4 i 5 kpa, w sprawach załatwianych za pośrednictwem konsula.
   
   Uwaga!
   W sprawie wydania zaświadczenia o zamieszczonych lub niezamieszczonych  w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby nie wymaga się przedstawiania albo składania odpisów aktów stanu cywilnego. Jeżeli kierownik urzędu stanu cywilnego nie przechowuje księgi stanu cywilnego, w której sporządzono akt stanu cywilnego niezbędny do wydania zaświadczenia, występuje do właściwego kierownika urzędu stanu cywilnego o przekazanie odpisu aktu stanu cywilnego. Kierownik urzędu stanu cywilnego, do którego wystąpiono o wydanie odpisu aktu stanu cywilnego, niezwłocznie przekazuje sporządzony odpis aktu stanu cywilnego kierownikowi urzędu stanu cywilnego, który o taki odpis wystąpił. Następnie kierownik urzędu stanu cywilnego, do którego wystąpiono o wydanie zaświadczenia o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby sporządza je i przekazuje wnioskodawcy.

VII. INFORMACJE DODATKOWE:

1. Wnioski w sprawie wydania odpisów aktów stanu cywilnego z rejestru stanu
   cywilnego tj. z ksiąg stanu cywilnego przechowywanych w USC w Gryfinie i poza Gryfinem, przyjmowane są:
   • w siedzibach USC w Gryfinie ul. 1 Maja 16,
   • za pośrednictwem poczty: adres do korespondencji - ul. 1 Maja 16, 74-100 Gryfino,
   • za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej na platformie ePUAP.
2. Zaświadczenie jest ważne przez 6 miesięcy od daty jego sporządzenia.
3. Wydawanie Zaświadczeń z rejestru stanu cywilnego dotyczy:
   • Zaświadczeń o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby;
   • Zaświadczeń o nieposiadaniu księgi stanu cywilnego i może zostać wydane, na wniosek, w formie dokumentu elektronicznego opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy  pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu.
4. W sprawach nieuregulowanych w ustawie prawo o aktach stanu cywilnego stosuje się przepisy ustawy - kodeks postępowania administracyjnego,  z wyłączeniem stosowania przepisów art. 40 § 4 i 5 kpa, w sprawach załatwianych za pośrednictwem konsula.
5. Zaświadczenie wydane w formie dokumentu elektronicznego opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu uzyskany za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej na platformie ePUAP może być wykorzystane wyłącznie w formie elektronicznej, gdyż tylko w tej formie posiada walor dokumentu urzędowego.

Klauzula informacyjna dot. przetwarzania danych osobowych
na podstawie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (przetwarzanie w związku z ustawą z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego i ustawą z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska)