ZARZĄDZENIE Nr 0152-26/06
 BURMISTRZA MIASTA I GMINY GRYFINO
z dnia 26 czerwca 2006 r.

w sprawie regulaminu pracy komisji przetargowych powołanych do przeprowadzenia postępowań o udzielenie zamówień publicznych w Urzędzie Miasta i Gminy w Gryfinie

Na podstawie art. 21 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. Nr 19, poz. 177 z późniejszymi zmianami) oraz § 7 ust. 17 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta i Gminy w Gryfinie, stanowiącego załącznik do uchwały Nr XXXI/385/01 Rady Miejskiej w Gryfinie z dnia 26 kwietnia 2001 r. w sprawie uchwalenia Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta i Gminy w Gryfinie (Dziennik Urzędowy Województwa Zachodniopomorskiego Nr 21, poz. 439 z późniejszymi zmianami) zarządzam, co następuje:

§ 1.

1. Ustala się regulamin pracy komisji przetargowych powołanych do przeprowadzenia postępowań o udzielenie zamówień publicznych w Urzędzie Miasta i Gminy w Gryfinie.
2. Regulamin stanowi załącznik do zarządzenia.

§ 2. Traci moc zarządzenie Nr 0152-04/04  Burmistrza Miasta i Gminy Gryfino z dnia 1 marca 2004 r. dotyczące regulaminu Wydziału Planowania Przestrzennego, Aktywizacji Gospodarczej i Inwestycji w sprawie udzielania zamówień publicznych na roboty, dostawy, usługi i koncesji na roboty budowlane w ramach inwestycji, modernizacji, remontów oraz opracowań z zakresu planowania przestrzennego, projektowania urbanistycznego, architektoniczno-budowlanego - realizowanych przy udziale Gminy Gryfino.

§ 3. Wykonanie Zarządzenia powierzam Sekretarzowi Miasta i Gminy Gryfino.

§ 4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

 

 

Burmistrz Miasta i Gminy Gryfino

Henryk Piłat

 

 

UZASADNIENIE

Zgodnie z art. 21 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. Nr 19, poz. 177 z późniejszymi zmianami) kierownik zamawiającego określa organizację, skład, tryb pracy oraz zakres obowiązków członków komisji przetargowej, mając na celu zapewnienie sprawności jej działania, indywidualizacji odpowiedzialności jej członków za wykonywane czynności oraz przejrzystości jej prac.
W związku z powyższym proponuję stworzyć regulamin pracy komisji przetargowych powołanych do przeprowadzenia postępowań o udzielenie zamówień publicznych w Urzędzie Miasta i Gminy w Gryfinie.

 

Przygotowała: Angelika Szulc

 

 

 

Załącznik do zarządzenia Nr 0152-26/06 BURMISTRZA MIASTA I GMINY GRYFINO z dnia 26 czerwca 2006 r.

 

Regulamin pracy komisji przetargowych powołanych do przeprowadzenia postępowań
o udzielenie zamówień publicznych w Urzędzie Miasta i Gminy w Gryfinie

 

 

Rozdział 1
Postanowienia ogólne

§ 1. Ilekroć w regulaminie jest mowa o:

1. ustawie – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz.U. Nr 19, poz. 177 z późniejszymi zmianami);
2. zamawiającym – należy przez to rozumieć Gminę Gryfino;
3. kierowniku zamawiającego – należy przez to rozumieć Burmistrza Miasta i Gminy Gryfino lub osobę posiadającą pisemne upoważnienie do działania w jego imieniu;
4. komórce organizacyjnej – należy przez to rozumieć wydział, referat, biuro;
5. wnioskującym o rozpoczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego – należy przez to rozumieć naczelników/kierowników komórek organizacyjnych;
6. regulaminie – należy przez to rozumieć regulamin pracy komisji przetargowych powołanych do przeprowadzenia postępowań o udzielenie zamówień publicznych w Urzędzie Miasta i Gminy w Gryfinie;
7. komisji – należy przez to rozumieć komisję przetargową powołaną przez kierownika zamawiającego do przeprowadzenia określonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;
8. przewodniczącym – należy przez to rozumieć przewodniczącego komisji przetargowej;
9. sekretarzu – należy przez to rozumieć sekretarza komisji przetargowej.

 

Rozdział 2
Organizacja i skład komisji przetargowej

§ 2.

1. Komisję powołuje i odwołuje, w drodze zarządzenia, kierownik zamawiającego.
2. Komisja może mieć charakter stały lub być powoływana do przygotowania i przeprowadzenia określonych postępowań.
3. Naczelnik / kierownik komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za merytoryczne przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego we wniosku o wszczęcie postępowania skierowanym do kierownika zamawiającego proponuje, spośród osób powołanych zarządzeniem, o którym mowa w ust. 1, osoby, które miałyby wziąć udział w pracach komisji w konkretnym postępowaniu ze wskazaniem funkcji, jaką miałyby w niej pełnić.
4. Zamawiający akceptując wniosek o wszczęcie postępowania wyznacza osoby, o których mowa w ust. 3 do pracy w konkretnym postępowaniu.
5. W skład komisji powołuje się pracowników zamawiającego lub osoby świadczące pracę u zamawiającego na innej podstawie niż stosunek pracy.
6. Projekt zarządzenia w sprawie powołania komisji opracowuje naczelnik / kierownik komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za realizację wykonania przedmiotu zamówienia.
7. W zarządzeniu w sprawie powołania komisji określa się, co najmniej:
   1. przedmiot zamówienia;
   2. skład osobowy komisji przetargowej;
   3. zakres czynności komisji związanych z przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

§ 3.

1. Komisja przetargowa składa się z co najmniej trzech osób.
2. Pracami komisji kieruje jej przewodniczący.
3. Dokumentację postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzi sekretarz.
4. Sekretarz może jednocześnie pełnić funkcję przewodniczącego lub członka komisji.

§ 4.

1. Prace komisji koordynuje naczelnik / kierownik komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za realizację wykonania przedmiotu zamówienia.
2. Koordynacja prac komisji w szczególności polega na:
   1. zaproponowaniu przewodniczącego, sekretarza i innych członków komisji,
   2. sprawdzaniu terminowej realizacji czynności wynikających z określonych w ustawie trybów postępowania o udzielenie zamówienia;
   3. udzielaniu pomocy w związku z prowadzonymi czynnościami w prowadzonym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego.

§ 5.

1. Odwołanie członka komisji może nastąpić w trybie zarządzenia kierownika zamawiającego.
2. Zarządzenie powinno wskazywać przyczyny odwołania członka komisji.
3. Projekt zarządzenia w sprawie odwołania członka komisji opracowuje przewodniczący komisji.
4. Projekt zarządzenia w sprawie odwołania przewodniczącego przygotowuje naczelnik / kierownik komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za realizację wykonania przedmiotu zamówienia.
5. Po odwołaniu członka komisji jej skład uzupełnia się w trybie określonym w § 2 regulaminu.

 

Rozdział 3
Tryb pracy komisji

§ 6.

1. Komisja rozpoczyna pracę z dniem powołania.
2. Komisja kończy pracę z dniem zawarcia umowy o udzielenie zamówienia publicznego albo unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego albo innego zakończenia postępowania, jeżeli protesty zostały ostatecznie rozstrzygnięte lub upłynął termin do ich składania.
3. Miejsce i termin posiedzeń komisji wyznacza przewodniczący.

§ 7.

1. Komisja dokumentuje wykonane czynności sporządzając pisemny protokół postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w zakresie określonym w ustawie i wydanych na jej podstawie przepisach wykonawczych.
2. Komisja podejmuje decyzje, w obecności co najmniej połowy jej członków, w drodze głosowania lub na podstawie sumy indywidualnych ocen.
3. Członkom komisji nie przysługuje prawo wstrzymania się od głosu.
4. Jeżeli w trakcie głosowania decyzja nie może być podjęta ze względu na równą liczbę głosów, rozstrzyga głos przewodniczącego.
5. W przypadku obecności mniej niż połowy członków komisji, przewodniczący odracza posiedzenie i wyznacza nowy termin nie powodujący naruszenia terminów określonych w ustawie.
6. Przewodniczący dokumentuje w formie pisemnej przyczyny odroczenia posiedzenia, o którym mowa w ust. 5, którą niezwłocznie przekazuje kierownikowi zamawiającego.

§ 8.

1. Komisja może wnioskować do kierownika zamawiającego o powołanie biegłego do wykonania określonych w toku jej prac czynności, jeżeli wymagane są wiadomości specjalne.
2. Wniosek powinien zawierać wskazanie kandydatury biegłego oraz przedmiot i termin sporządzenia pisemnej opinii.
3. Biegłym nie może być pracownik zamawiającego.

 

Rozdział 4
Obowiązki i prawa członków komisji

§ 9. Do obowiązków przewodniczącego, w szczególności należy:

1. organizowanie prac komisji, w szczególności wyznaczanie terminów posiedzeń oraz zapewnienie sprawnego przebiegu wykonywanych zadań, które określono w zarządzeniu o jej powołaniu,
2. złożenie oświadczenia w zakresie określonym w art. 17 ust. 1 ustawy,
3. nadzorowanie prowadzenia dokumentacji postępowań o udzielenie zamówień publicznych prowadzonej przez sekretarza,
4. informowanie kierownika zamawiającego o przebiegu prac komisji,
5. wnioskowanie do kierownika zamawiającego o wyłączeniu członka komisji z udziału w jej pracach w przypadku zaistnienia okoliczności określonych w art. 17 ust. 1 ustawy lub odwołanie ze składu komisji z innych uzasadnionych powodów (np. absencja chorobowa),
6. w trakcie publicznej sesji otwarcia ofert:
   1. przedstawienie składu osobowego komisji osobom przybyłym na otwarcie ofert,
   2. bezpośrednio przed otwarciem ofert podanie kwoty, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia,
   3. sprawdzenie, czy oferty zostały złożone w terminie, czy osoby reprezentujące wykonawców, którzy złożyli oferty, posiadają pełnomocnictwa do składania oświadczeń w ich imieniu,
   4. udzielanie głosu upoważnionym przedstawicielom wykonawców, obecnym na publicznej sesji otwarcia ofert w przedmiocie składania oświadczeń i wyjaśnień,
7. sprawdzanie z członkami komisji ważności ofert, poprzez ustalenie czy:
   1. złożone oferty zostały opracowane zgodnie z warunkami i wymogami określonymi w specyfikacji istotnych warunków zamówienia lub zaproszeniu do składania ofert,
   2. wykonawca nie podlega wykluczeniu z postępowania,
   3. oferta nie podlega odrzuceniu,
8. konsultowanie z radcą prawnym projektu decyzji w sprawie wykluczenia wykonawcy lub odrzucenia oferty w przypadku wątpliwości formalno-prawnych,
9. przedkładanie kierownikowi zamawiającego projektu pisma w sprawie wykluczenia wykonawcy lub odrzucenia oferty,
10. wykonywanie innych obowiązków i czynności wynikających z ustawy i wydanych na jej podstawie aktów wykonawczych.

§ 10. Do obowiązków sekretarza w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego w szczególności należy:

1. dokumentowanie podstawowych czynności komisji, w tym sporządzenie protokołu oraz załączników,
2. udział w opracowaniu treści wniosków, odpowiedzi i wystąpień związanych z prowadzonym postępowaniem, a także wysyłanie wszelkiej korespondencji do wykonawców,
3. dokonywanie czynności związanych z ogłoszeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, w tym m.in.:
   1. w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego, którego wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 60 000 euro, zamieszczenie na stronach portalu internetowego Urzędu Zamówień Publicznych ogłoszenia o wszczęciu postępowania,
   2. zamieszczanie ogłoszenia o zamówieniu w miejscu publicznie dostępnym w swojej siedzibie, na stronie internetowej, w dzienniku lub czasopiśmie o zasięgu ogólnopolskim oraz przekazywanie Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych oraz Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich ogłoszeń, o ile tak stanowi ustawa,
4. przekazanie informatykom w wersji elektronicznej ogłoszenia o udzieleniu zamówienia publicznego, specyfikacji istotnych warunków zamówienia, wyjaśnień treści specyfikacji, jej modyfikacji, zapytań i innych, jeżeli tak stanowi ustawa, celem umieszczenia na stronie internetowej,
5. powiadamianie członków komisji o terminach posiedzeń,
6. przestrzeganie zasady pisemności w zakresie określonym ustawą,
7. czuwanie nad prawidłowym wypełnianiem dokumentacji przetargowej przez członków komisji,
8. przygotowywanie materiałów z postępowania w celu ich udostępnienia na potrzeby biegłych,
9. przygotowanie materiałów z postępowania do archiwizacji,
10. złożenie oświadczenia w zakresie określonym w art. 17 ust. 1 ustawy,
11. wykonywanie innych zadań i czynności w zakresie udzielenia zamówień publicznych, wynikających z ustawy i wydanych na jej podstawie aktów wykonawczych.

§ 11. Do obowiązków członka komisji w szczególności należy:

1. złożenie oświadczenia w zakresie określonym w art. 17 ust. 1 ustawy,
2. wykonywanie zadań wyznaczonych przez przewodniczącego komisji,
3. uczestnictwa w posiedzeniach i w pracach komisji,
4. dokonanie oceny spełnienia przez wykonawców wymagań dotyczących przedmiotu zamówienia, które określono w specyfikacji istotnych warunków zamówienia lub zaproszeniu do składania ofert,
5. wnioskowanie o powołanie biegłego w przypadku wątpliwości dotyczących oceny ofert w zakresie przedmiotu zamówienia,
6. niezwłoczne informowanie przewodniczącego komisji o okolicznościach, które uniemożliwiają udział w pracach komisji,
7. udział w przygotowaniu projektu umowy w zakresie wymagań dotyczących przedmiotu zamówienia,
8. wykonywanie innych zadań i czynności w zakresie udzielania zamówień publicznych wynikających z ustawy i wydanych na jej podstawie aktów wykonawczych.

§ 12. Członkowie komisji indywidualnie odpowiadają za wykonane czynności określone w zakresie obowiązków, o którym mowa w § 11 oraz ustawie i wydanych na jej podstawie przepisach wykonawczych.

§ 13. Członkowie komisji w szczególności mają prawo do:

1. dostępu do wszystkich dokumentów związanych z pracą w komisji w tym do ofert, załączników, wyjaśnień złożonych przez wykonawców, opinii biegłych,
2. zgłaszania przewodniczącemu w każdym czasie uwag i problemów dotyczących funkcjonowania komisji.

 

Rozdział 5
Przygotowanie i przeprowadzenie postępowania

§ 14.

1. Do czynności komisji w zakresie przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w szczególności należy:
   1. udzielanie wyjaśnień dotyczących treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia lub zaproszenia do składania ofert,
   2. prowadzenie negocjacji z wykonawcami w trybach określonych ustawą,
   3. otwarcie ofert,
   4. dokonanie oceny czy wykonawcy, którzy złożyli oferty, spełniają warunki określone w ustawie, specyfikacji istotnych warunków zamówienia lub zaproszeniu do składania ofert,
   5. wnioskowanie o wykluczenie wykonawców z ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego,
   6. wnioskowanie o odrzucenie oferty,
   7. dokonanie oceny ofert ważnych,
   8. przygotowanie propozycji wyboru oferty najkorzystniejszej,
   9. wnioskowanie o unieważnienie postępowania,
   10. zapoznanie się z wniesionymi przez wykonawców protestami oraz przygotowanie propozycji rozstrzygnięcia wraz z uzasadnieniem,
   11. w przypadku wniesienia odwołania od rozstrzygnięcia protestu do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych przygotowanie projektu stanowiska i dokumentacji postępowania na rozprawę,
   12. opracowanie projektu umowy w porozumieniu z jednostką organizacyjną wnioskującą oraz radcą prawnym zamawiającego.
2. Komisja dokonuje otwarcia ofert w dniu określonym w specyfikacji istotnych warunków zamówienia lub zaproszeniu do złożenia oferty, w szczególności wykonuje następujące czynności:
   1. sprawdza czy oferty nie zostały uszkodzone lub otwarte,
   2. sprawdza termin złożenia ofert (datę i godzinę),
   3. odsyła oferty złożone po terminie bez ich otwierania.
3. Każdy członek komisji dokonuje oceny ofert wyłącznie na podstawie kryteriów określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia lub zaproszeniu do składania ofert.
4. Członkowie komisji zobowiązani są do przestrzegania szczegółowych wymagań i zasad dotyczących ochrony informacji niejawnych, które zostały określone w odrębnych przepisach.
5. Przewodniczący przygotowuje materiały z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego do ewentualnej kontroli.

§ 15.

1. W przypadku powierzenia komisji wykonania czynności związanych z przygotowaniem postępowania, innych niż określone w § 14, komisja w szczególności:
   1. weryfikuje wniosek o wszczęcie postępowania w zakresie zgodności podstawy prawnej proponowanego trybu postępowania z uzasadnieniem faktycznym, opisu oraz szacunkowej wartości zamówienia – wzór wniosku stanowi załącznik Nr 1 do regulaminu;
   2. wnioskuje do kierownika zamawiającego o zatwierdzenie trybu postępowania - wzór wniosku stanowi załącznik Nr 2 do regulaminu;
   3. sprawdza czy do wniosku o rozpoczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego załączono oświadczenia osób wykonujących czynności w postępowaniu dotyczące istnienia lub nieistnienia okoliczności wymienionych w art. 17 ust. 1 ustawy;
   4. opracowuje i przekazuje ogłoszenie o wszczęciu postępowania w trybach wymaganych ustawą;
   5. opracowuje projekt specyfikacji istotnych warunków zamówieniu lub zaproszenia do składania ofert, które wymagają przed podpisaniem przez kierownika zamawiającego akceptacji wnioskującego o rozpoczęcie postępowania w zakresie dotyczącym przedmiotu zamówienia, istotnych postanowień umowy odpłatnej albo wzoru takiej umowy;
   6. wnioskuje o zatwierdzenie wyboru wykonawcy – wzór wniosku stanowi załącznik Nr 3 do regulaminu.
2. W przypadku nie powierzenia komisji wykonania czynności określonych w ust. 1, czynności związane z przygotowaniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego wykonują wyznaczeni pracownicy zamawiającego.

§ 16.

1. Przewodniczący komisji przekazuje kierownikowi zamawiającego pisemny protokół z załącznikami zawierający propozycję wyboru najkorzystniejszej oferty lub unieważnienia postępowania.
2. Po dokonaniu wyboru najkorzystniejszej oferty komisja przygotowuje projekt umowy.

 

Rozdział VI
Postanowienia końcowe

§ 17. Regulaminu nie stosuje się do postępowań prowadzonych na podstawie art. 16 ustawy.