ZARZĄDZENIE Nr 0151-26/04
BURMISTRZA MIASTA I GMINY GRYFINO
 z dnia 23 lutego 2004 r. 

w sprawie wdrożenia systemu monitoringu realizacji Strategii Rozwoju Miasta i Gminy Gryfino.

Na podstawie art. 33 ust. 3 i 5 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U. nr 142 z 2001 r. poz. 1591 z późniejszymi zmianami)  zarządzam:

§ 1

1. Wprowadza się obowiązek monitorowania realizacji Strategii Rozwoju Miasta i Gminy Gryfino.
2. W celu realizacji postanowień ust. 1 wprowadza się procedurę jak w załączniku 1, stanowiącym integralną część niniejszego zarządzenia.

§ 2.

1. Odpowiedzialny za realizację zadania zgodnie z § 1 jest naczelnik Wydziału Planowania Przestrzennego, Aktywizacji Gospodarczej i Inwestycji Urzędu Miasta i Gminy Gryfino, zwany dalej Naczelnikiem.
2. Zobowiązuje się pracowników Urzędu Miasta i Gminy Gryfino do współpracy z Naczelnikiem w zakresie i w sposób określony w załączniku 1 do niniejszego zarządzenia.

§ 3.  Naczelnik za realizację zadania zgodnie z § 1 odpowiada bezpośrednio przed Burmistrzem.

§ 4.  Zarządzenie wchodzi w życie z dniem jego podpisania, monitoring opisany w części II załącznika 1 rozpocznie się w roku 2004, działania związane z oceną po raz pierwszy zrealizowane zostaną w roku 2005. 

 

Burmistrz Miasta i Gminy Gryfino

inż. Henryk Piłat

 

Załącznik nr 1
do zarządzenia Burmistrza nr 0151/26/04
z dnia 23 lutego 2004r.

Procedura - system monitoringu realizacji Strategii Rozwoju Miasta i Gminy Gryfino

Część I. Zadania przygotowawcze

1. Do 31 marca 2004r. Naczelnik Wydziału Planowania Przestrzennego, Aktywizacji Gospodarczej i Inwestycji Urzędu Miasta i Gminy Gryfino przygotuje w związku z realizacją niniejszego zadania, wykaz niezbędnych zmian w sposobie działania podległego mu wydziału wraz z projektami odpowiednich dokumentów.
2. Do 31 marca 2004r. Naczelnicy pozostałych Wydziałów Urzędu Miasta i Gminy Gryfino, we współpracy z Naczelnikiem Wydziału Planowania Przestrzennego, Aktywizacji Gospodarczej i Inwestycji Urzędu Miasta i Gminy Gryfino przygotują, w związku z realizacją niniejszego zadania, wykaz niezbędnych zmian w sposobie działania podległych im wydziałów wraz z projektami odpowiednich dokumentów.
3. Do dnia 15 grudnia 2004r. wszystkie Wdziały Urzędu Miasta i Gminy Gryfino przygotują zgodnie ze wskazówkami metodycznymi projekty dokumentów określających zasady zbierania i przetwarzania informacji niezbędnej do realizacji monitoringu.

Część II. Monitoring realizacji Strategii Rozwoju Miasta i Gminy Gryfino

1. Do dnia 15 lutego danego roku Wydziały Urzędu Miasta i Gminy Gryfino gromadzą informacje niezbędne do monitoringu realizacji Strategii Rozwoju Miasta i Gminy Gryfino (dane z roku poprzedniego i wcześniejszych) w zakresie zadań realizowanych lub nadzorowanych przez te Wydziały:
   1. danych na temat efektów rzeczowych realizacji zadań (produkt, np. długość zbudowanej sieci kanalizacyjnej),
   2. danych na temat kosztów realizacji zadań (wydatkowane środki),
   3. danych na temat rezultatów/efektów realizacji zadań (np. uruchomienie dostarczania wody do określonej liczby posesji),
   4. informacji o społecznym odbiorze realizacji zadań,
   5. informacji o oczekiwaniach społecznych w zakresie dziedzin, którymi zajmują się poszczególne Wydziały oraz zadań ujętych Strategii.
2. Do dnia 15 marca danego roku Wydziały przygotują analizę postępów w realizacji Strategii Rozwoju Miasta i Gminy Gryfino:
   1. poprzez porównanie danych jak w punkcie 1 z odpowiednimi wartościami i założeniami zawartymi w Strategii i Planach operacyjnych do Strategii,
   2. poprzez ocenę stopnia realizacji celów strategicznych i operacyjnych zawartych w Strategii i Planach operacyjnych do Strategii.
   3. w przypadku odstępstw od założeń wskażą przyczyny odstępstw oraz propozycje zmian w Strategii i Planach operacyjnych w związku ze zmianą zakresu, kosztów lub harmonogramu realizacji poszczególnych zadań.
3. Do dnia 15 marca danego roku Wydziały przygotują analizę społecznego odbioru realizacji Strategii Rozwoju Miasta i Gminy Gryfino:
   1. poprzez analizę ewentualnych skarg i wniosków odnośnie realizowanych zadań ujętych w Strategii i Planach operacyjnych,
   2. poprzez analizę oczekiwań społecznych w zakresie dziedzin, którymi zajmują się poszczególne Wydziały (aspiracje i potrzeby).
4. Do dnia 30 marca danego roku Wydziały przekażą materiały i analizy do Wydziału Planowania Przestrzennego, Aktywizacji Gospodarczej i Inwestycji Urzędu Miasta i Gminy Gryfino, który przygotuje ocenę realizacji Strategii Rozwoju Miasta i Gminy Gryfino i przedstawi ją Burmistrzowi do dnia 10 kwietnia danego roku. Ocena winna zawierać następujące elementy:
   1. ocenę rzeczową realizacji Strategii - zgodność zakresów poszczególnych zadań z przyjętymi w Strategii i Planach operacyjnych,
   2. ocenę terminów realizacji poszczególnych zadań - zgodność terminów realizacji poszczególnych zadań z przyjętymi w Strategii i Planach operacyjnych,
   3. ocenę kosztów realizacji poszczególnych zadań - zgodność kosztów realizacji zadań z przyjętymi w Strategii i Planach operacyjnych,
   4. w przypadku odstępstw od założeń wskaże przyczyny odstępstw oraz propozycje zmian w Strategii i Planach operacyjnych w związku ze zmianą zakresu, kosztów lub harmonogramu realizacji poszczególnych zadań.
5. Na podstawie otrzymanej oceny Burmistrz w terminie do dnia 20 kwietnia danego roku podejmie odpowiednie decyzje odnośnie wprowadzenia korekt w Strategii i Planach operacyjnych w związku ze zmianą zakresu, kosztów lub harmonogramu realizacji poszczególnych zadań (przygotowanie informacji dla Rady oraz propozycje uchwał Rady).
6. Do dnia 15 czerwca danego roku Wydział Planowania Przestrzennego, Aktywizacji Gospodarczej i Inwestycji Urzędu Miasta i Gminy Gryfino przygotuje ocenę realizacji Strategii Rozwoju Miasta i Gminy Gryfino odnośnie celowości i skuteczności realizacji zadań. Ocena winna zawierać następujące elementy:
   1. ocenę wydajności i skuteczności działań realizowanych w ramach Strategii i Planów operacyjnych, także poprzez ocenę stopnia realizacji celów strategicznych i operacyjnych zawartych w Strategii i Planach operacyjnych,
   2. ocenę poziomu zadowolenia społeczności lokalnych z realizacji Strategii i Planów operacyjnych,
   3. ocenę oczekiwań społeczności lokalnych w zakresie dziedzin działalności Urzędu Miasta i Gminy Gryfino w kontekście Strategii i Planów operacyjnych,
   4. propozycje zmian w Strategii i Planach operacyjnych w związku z powyższymi ocenami.
7. Na podstawie otrzymanej oceny Burmistrz w terminie do dnia 15 lipca danego roku podejmie odpowiednie decyzje odnośnie wprowadzenia korekt w Strategii i Planach operacyjnych (przygotowanie informacji dla Rady oraz propozycje uchwał Rady).

Część III. Wskazówki metodyczne do monitoringu

Ad 1. 
W związku z koniecznością zbierania informacji przyjmuje się następujące określenia:

1. efekty rzeczowe realizacji zadań oznaczają wprost wielkość produktu uzyskiwanego w wyniku realizacji zadania, w przypadku realizacji inwestycji są to konkretne obiekty, w przypadku zadań organizacyjnych są to np. spotkania,
2. koszty realizacji zadań to wielkość środków wydatkowana bezpośrednio na realizację zadania,
3. rezultaty/efekty realizacji zadań oznaczają pomiar korzyści, w przypadku inwestycji jest to pomiar korzyści użytkowników (np. uruchomienie dostarczania wody do określonej liczby posesji), w przypadku zadań organizacyjnych jest to pomiar korzyści pośrednich (np. odbyły się szkolenia mieszkańców w zakresie działalności gospodarczej i w efekcie wzrosła liczba nowych podmiotów gospodarczych), zagadnienie jest złożone i wymaga indywidualnej oceny każdego zadania w celu określenia co jest rezultatem/efektem realizacji zadania - efekt ten jest opisany (ale nie jest zwymiarowany) np. w Planie operacyjnym rozwoju infrastruktury technicznej i komunikacji w kolumnie efekty społeczne,
4. społeczny odbiór realizacji zadań - oznacza wyrażane w postaci wniosków i skarg opinie mieszkańców,
5. oczekiwania społeczne w zakresie dziedzin, którymi zajmują się poszczególne Wydziały Urzędu Miasta i Gminy Gryfino oraz zadań ujętych Strategii - są to informacje (np. w postaci wniosków, skarg, czy też protokoły ze spotkań) dotyczące nie tyle konkretnych zadań realizowanych w ramach strategii, co opinie odnośnie całych dziedzin - np. mieszkańcy nie oceniają czy realizacja określonego wodociągu przebiega sprawnie, jest dobrze zorganizowana, ale wyrażają swoje opinie na temat trafności jego lokalizacji, oczekiwań co do kolejnych inwestycji, oceniają, czy dostawy wody są ciągłe, czy ciśnienie jest odpowiednie itp.

Ad 2. W związku z koniecznością przygotowania analizy postępów w realizacji Strategii Rozwoju Miasta i Gminy Gryfino przyjmuje się jako podstawowe założenie, ze postęp mierzy się porównując zakresy, terminy i koszty realizacji z zaplanowanymi i ocenia się zgodność realizacji z planem.

Ad 3. W związku z koniecznością przygotowania analizy społecznego odbioru realizacji Strategii Rozwoju Miasta i Gminy Gryfino przyjmuje się jako podstawowe założenie, ze analiza obejmuje rejestrację wszelkich wniosków i skarg oraz przeprowadzanie badań społecznych w celu określenia:

1. czy działania ocenianie są pozytywnie, czy negatywnie,
2. czy sposób realizacji zadań przez gminę jest zgodny z oczekiwaniami społecznymi.

Ad 4. W związku z koniecznością przygotowania zbiorczej oceny realizacji Strategii Rozwoju Miasta i Gminy Gryfino przyjmuje się jako podstawowe założenie, ze realizację Strategii ocenia się porównując zakresy, terminy i koszty realizacji z zaplanowanymi i ocenia się zgodność realizacji z planem.

Ad 6. W związku z koniecznością przygotowania oceny celowości i skuteczności realizacji Strategii Rozwoju Miasta i Gminy Gryfino przyjmuje się następujące założenia:

1. Wydajność
   Wydajność jest porównaniem nakładów (kosztów) i produktów (korzyści). 
   Zazwyczaj pomiar wydajności jest określony za pomocą dwóch zmiennych - koszt realizacji zadania podzielony przez wielkość uzyskiwanego efektu rzeczowego uzyskiwanego w danym okresie rozliczeniowym - poprzednim roku (produktów) np. koszt mb. wodociągu. W celu oceny konieczne jest porównanie z analogicznymi wskaźnikami z lat poprzednich i w innych gminach.
2. Skuteczność
   Pomiar skuteczności powinien wskazywać, w jakim stopniu realizacja zadania pozwala na osiągnięcie założonego celu.
   Mierząc skuteczność mierzymy wkład zadania w realizację ogólnego celu widzianego z punktu widzenia odbiorcy (mieszkańcy). Oznacza to, że realizacja zadania musi zakończyć się uzyskaniem efektu końcowego, np. zbudowanie wodociągu jego uruchomieniem i użytkowaniem, wniesieniem wkładu w objęcie tym zadaniem wszystkich mieszkańców gminy.
3. Zadowolenie społeczności lokalnych
   Ze względu na subiektywizm ocen i złożoność czynników składających się na nie, zadowolenie można mierzyć albo przy pomocy badań społecznych, albo poprzez analizę skarg mieszkańców.
4. Oczekiwania społeczności lokalnych w zakresie dziedzin działalności Urzędu Miasta i Gminy Gryfino w kontekście Strategii i Planów operacyjnych
   Badanie oczekiwań pozwala na ocenę trafności administracji publicznej, co do podjętych działań. Można to zrealizować poprzez badania społeczne dotyczące oczekiwań ludności lub analizę wniosków, skarg itp. wpływających od mieszkańców.