Zgłoszenia zewnętrzne

Procedura zgłoszenia zewnętrznego
zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów

  1. Jeśli masz wiedzę, że doszło naruszenia prawa możesz przekazać zgłoszenie do organu publicznego jakim jest Burmistrz Miasta i Gminy Gryfino następującymi sposobami, które gwarantują zachowanie poufności przekazanych informacji:
    1. za pośrednictwem operatora pocztowego na adres urzędu wskazany na stronie internetowej www.bip.gryfino.pl;
    2. poprzez fizyczne dostarczenie pisma do Biura Obsługi Interesantów urzędu;
    3. za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej na adres elektroniczny zgloszenia@gryfino.pl,  z zaznaczeniem w temacie wiadomości, że dotyczy zgłoszenia zewnętrznego;
    4. telefonicznie pod nr telefonu 914162011 (nienagrywana linia telefoniczna), które następnie jest dokumentowane w formie protokołu rozmowy, odtwarzającego dokładny jej przebieg, sporządzony przez osobę uczestniczącą w rozmowie. Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu rozmowy przez jego podpisanie;
    5. bezpośrednio w siedzibie urzędu - gdy zgłaszający wystąpi z wnioskiem o zorganizowanie bezpośredniego spotkania, w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. W takim przypadku za zgodą sygnalisty zgłoszenie jest dokumentowane w formie protokołu spotkania, odtwarzającego jego dokładny przebieg, przygotowanego przez urząd. Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu spotkania przez jego podpisanie.

Zachęcamy, aby w przypadku pisemnego przekazania zgłoszenia skorzystać  z formularza zgłoszenia naruszenia prawa.

Pamiętaj, że możesz też skorzystać z procedury zgłoszenia wewnętrznego w podmiocie prawnym w przypadku, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej tego podmiotu prawnego i nie zachodzi wg. ciebie ryzyko działań odwetowych.

  1. Zgłoszenia anonimowe będą pozostawione bez rozpoznania.
     
  2. Jeśli chcesz skorzystać ochrony sygnalisty musisz spełnić poniższe przesłanki:
     
    1. jesteś osobą fizyczną,
    2. zgłoszenie dotyczy naruszenia prawa, o którym mowa w art. 3 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów,
    3. informację o naruszeniu prawa uzyskano w kontekście związanym z pracą, o którym mowa w art. 4 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów.
       
  3. Przepisów o objęciu ochroną sygnalistów nie stosuje się do spraw, o których mowa w art. 5 ustawy o ochronie sygnalistów, w szczególności w zakresie przepisów:
    1. o ochronie informacji niejawnych,
    2. tajemnicy zawodów medycznych i prawniczych,
    3. tajemnicy postępowania karnego.

Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa (art. 6 ustawy o ochronie sygnalistów).

  1. Zgłoszone przez sygnalistę naruszenie przepisów prawa będzie poddane wnikliwej i bezstronnej analizie z zachowaniem poufności. Tryb postępowania jest następujący:
    1. potwierdzenie wpływu zgłoszenia, jeśli sygnalista wskazał dane kontaktowe,
    2. wstępna weryfikacja zgłoszenia,
    3. podjęcie działań następczych i wszczęcie postępowania wyjaśniającego w zakresie właściwości Burmistrza Miasta i Gminy Gryfino, jeśli zgłoszenie jest zakwalifikowane jako podlegające pod przepisy ustawy o ochronie sygnalistów,
    4. kontakt z sygnalistą - jeśli występuje konieczności uzupełnienia informacji od niego,
    5. informacja zwrotna do sygnalisty o wyniku postępowania ze wskazaniem planowanych lub podjętych działań naprawczych.

Burmistrz Miasta i Gminy Gryfino rozpatruje zgłoszenia zewnętrzne w ramach swoich kompetencji jako organu publicznego w zakresie określonym w art. 3 ustawy o ochronie sygnalistów.

  1. Burmistrz Miasta i Gminy Gryfino przekaże informację zwrotną do sygnalisty na otrzymany w zgłoszeniu w danych kontaktowych adres do korespondencji. Informacja zostanie przekazana w terminie do 3 miesięcy od daty potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia. W przypadku konieczności dalszego działania ze strony Gminy Gryfino pełna informacja zostanie przekazana sygnaliście w terminie do 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia, o czym zostanie poinformowany. W informacji znajduje się stwierdzenie wystąpienie lub brak naruszenia prawa oraz informacja o środkach, które zostały lub zostaną zastosowane w reakcji na stwierdzone naruszenie prawa. Wskazuje się również przyczyny podjęcia danego działania.
     
  2. Burmistrz Miasta i Gminy Gryfino przekazuje zgłoszenie zewnętrzne niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach - nie później niż w terminie 30 dni, do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych - w przypadku gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania Burmistrza Miasta i Gminy Gryfino - oraz informuje o tym sygnalistę.
     
  3. Burmistrz Miasta i Gminy Gryfino dokłada wszelkich starań celem zachowania poufności i zapewnia, że:
    1. tylko i wyłącznie pracownicy upoważnieni mają dostęp do pełnej treści zgłoszenia sygnalisty,
    2. dostęp do informacji zawartych w zgłoszeniu jest ograniczony, a dane dotyczące sygnalisty są przechowywane w zabezpieczonym miejscu, do którego dostęp mają wyłącznie osoby upoważnione,
    3. możliwość kontaktu z sygnalistą ma jedynie pracownik upoważniony do przyjmowania zgłoszeń naruszenia prawa.
       
  4. Dane osobowe sygnalistów Burmistrz Miasta i Gminy Gryfino przetwarza  w oparciu o wymagania ustawowe zawarte w klauzulach informacyjnych, które stanowi załącznik nr 2 i załącznik nr 3 do procedury dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do organu publicznego jakim jest Burmistrz Miasta i Gminy Gryfino.
     
  5. Burmistrz Miasta i Gminy Gryfino po otrzymaniu zgłoszenia podejmuje działania następcze w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia.

Takimi działaniami mogą być:

  1. postępowanie wyjaśniające,
  2. wniesienie oskarżenia,
  3. działania podejmowane w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie postępowania.

Czynności podjęte na skutek zgłoszenia sygnalisty zmierzają do zapobieżenia lub usunięcia skutków naruszenia prawa oraz dokonania adekwatnych działań naprawczych.

  1. Ochrona prawna dla sygnalistów
    1. Sygnalistom przysługuje ochrona prawna przed stosowaniem wobec nich działań odwetowych zgodnie z Rozdziałem 2 ustawy o ochronie sygnalistów. Takim środkiem ochrony prawnej jest m.in.: wystąpienie z roszczeniem o odszkodowanie lub zadośćuczynienie za dopuszczenie się zastosowania działań odwetowych.
    2. Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem art. 5, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.
    3. W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, o której mowa w ust. 1, sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.
    4. Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.
       
  2. Sygnalista powinien mieć na uwadze, że może ponieść określone prawnie sankcje za dokonanie bezpodstawnego zgłoszenia, tj. jeżeli świadomie i celowo dokonuje zgłoszenia naruszenia prawa, które w rzeczywistości nie miało miejsca (art. 57 ustawy o ochronie sygnalistów).
     
  3. W razie jakichkolwiek pytań możesz zadzwonić do upoważnionego do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych pracownika Kontroli Wewnętrznej. Nr telefonu 91 416 20 11 w. 450.
     
  4. Zgłoszenia zewnętrznego można też dokonać do:
    Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich
    al. Solidarności 77
    00-090 Warszawa
    biurorzecznika@brpo.gov.pl
    tel. (22) 55 17 700

ZARZĄDZENIE Nr 120.4.2025 BURMISTRZA MIASTA I GMINY GRYFINO z dnia 15 stycznia 2025 r.
 w sprawie ustalenia procedury dokonywania zgłoszeń zewnętrznych dotyczących naruszeń prawa i podejmowania działań następczych należących do właściwości Burmistrza Miasta i Gminy Gryfino oraz zmiany Zarządzenia Nr 120.58.2024 Burmistrza Miasta i Gminy Gryfino w sprawie ustalenia wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Urzędzie Miasta i Gminy w Gryfinie

 
 

Szanowni Państwo!

W związku z wejściem w życie w dniu 25 maja 2018 roku Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (określane jako „RODO”) informujemy o zasadach przetwarzania Państwa danych osobowych. Kliknięcie przycisku „Przejdź do serwisu” oznacza zgodę na przetwarzanie danych niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania serwisu.


Klauzula informacyjna ogólna

W związku z zapisami art. 13 ROZPORZĄDZENIA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO) (Dz.U.UE. z 2016 r., L 119, poz. 1) informujemy, że:

  1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest:
    Burmistrz Miasta i Gminy Gryfino
    ul. 1 Maja 16
    74 -100 Gryfino
    telefon: 91 416 20 11
    e-mail: burmistrz@gryfino.pl
  2. Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych:
    telefon: 91 416 20 11
    e-mail: iod@gryfino.pl
  3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane są zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa w celu:
    1. realizacji zadań wynikających z przepisów prawa, a w szczególności ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2017r., poz. 1875 ze zm.) oraz z szeregu ustaw kompetencyjnych (merytorycznych), a także obowiązków i zadań zleconych przez instytucje nadrzędne wobec Gminy;
    2. zawarcia i realizacji umów;
    3. ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej;
    4. wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi;
    5. w pozostałych przypadkach dane osobowe przetwarzane są wyłącznie na podstawie wcześniej udzielonej zgody w zakresie i celu określonym w treści zgody.
  4. W związku z przetwarzaniem danych w celu wskazanym w pkt. 3, dane osobowe mogą być udostępniane innym upoważnionym odbiorcom lub kategoriom odbiorców danych osobowych. Odbiorcami mogą być:
    1. podmioty, które przetwarzają dane osobowe w imieniu administratora na podstawie zawartej z nim umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych;
    2. podmioty upoważnione do odbioru danych osobowych na podstawie odpowiednich przepisów prawa.
  5. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji celu dla jakiego zostały zebrane oraz zgodnie z terminami archiwizacji określonymi przez przepisy prawa powszechnie obowiązującego.
    W przypadku, gdy dane osobowe przetwarzane są na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą przetwarzanie odbywa się do czasu wycofania tej zgody.
    W przypadku, gdy dane osobowe przetwarzane są w celu zawarcia i realizacji umowy przetwarzanie odbywa się przez okres niezbędny do realizacji zawartej umowy, a po tym czasie w zakresie wymaganym przez przepisy prawa lub dla zabezpieczenia ewentualnych roszczeń, a w przypadku wyrażenia zgody na przetwarzanie danych po zakończeniu i rozliczeniu umowy, do czasu wycofania tej zgody.
    Ponadto w przypadku umów o dofinansowanie dane osobowe od momentu pozyskania przechowywane są przez okres wynikający z umowy o dofinansowanie zawartej między beneficjentem a określoną instytucją, trwałości danego projektu i konieczności zachowania dokumentacji projektu do celów kontrolnych.
  6. W związku z przetwarzaniem przez administratora danych osobowych przysługuje Pani/Panu:
    1. prawo dostępu do treści danych oraz otrzymywania ich kopii na podstawie  art. 15 RODO;
    2.  prawo do żądania sprostowania danych na podstawie art. 16 RODO,
      w przypadku gdy:
      • dane są nieprawidłowe lub niekompletne;
    3. prawo do żądania usunięcia danych osobowych (tzw. prawo do bycia zapomnianym) na podstawie art. 17 RODO, w przypadku gdy:
      • dane nie są już niezbędne do celów, dla których były zebrane lub w inny sposób przetwarzane,
      • osoba, której dane dotyczą, wniosła sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych,
      • osoba, której dane dotyczą wycofała zgodę na przetwarzanie danych osobowych, która jest podstawą przetwarzania danych i nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania danych,
      • dane osobowe przetwarzane są niezgodnie z prawem,
      • dane osobowe muszą być usunięte w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisów prawa;
    4. prawo do żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych na podstawie art. 18 RODO, w przypadku gdy:
      • osoba, której dane dotyczą kwestionuje prawidłowość danych osobowych – na okres pozwalający administratorowi sprawdzić prawidłowość tych danych,
      • przetwarzanie danych jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się usunięciu danych, żądając w zamian ich ograniczenia,
      • administrator nie potrzebuje już danych dla swoich celów, ale osoba, której dane dotyczą, potrzebuje ich do ustalenia, obrony lub dochodzenia roszczeń,
      • osoba, której dane dotyczą, wniosła sprzeciw wobec przetwarzania danych - do czasu ustalenia czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie administratora są nadrzędne wobec podstawy sprzeciwu;
    5. prawo do przenoszenia danych na podstawie art. 20 RODO, w przypadku gdy łącznie spełnione są następujące przesłanki:
      • przetwarzanie danych odbywa się na podstawie umowy zawartej z osobą, której dane dotyczą lub na podstawie zgody wyrażonej przez tą osobę,
      • przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany; 
    6. prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych na podstawie art. 21 RODO, wobec przetwarzania danych osobowych, którego podstawą prawną jest:
      • niezbędność przetwarzania do wykonania zadania realizowanego  w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi bądź
      • niezbędność przetwarzania do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią.

      Z przyczyn związanych z Pani/Pana szczególną sytuacją. W razie wniesienia sprzeciwu, administrator nie może już przetwarzać tych danych osobowych, chyba że wykaże on istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności osoby, której dane dotyczą, lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
       

  7. W przypadku gdy przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie zgody osoby na przetwarzanie danych osobowych (art. 6 ust. 1 lit a RODO), przysługuje Pani/Panu prawo do cofnięcia tej zgody w dowolnym momencie. Cofnięcie to nie ma wpływu na zgodność przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
  8. Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego na niezgodne z prawem przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych przez administratora.
    Organem właściwym do wniesienia skargi jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
  9. W zależności od sfery, w której przetwarzane są dane osobowe, podanie danych osobowych jest dobrowolne albo jest wymogiem ustawowym lub umownym.
  10. Pani/Pana dane nie będą poddawane zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym również profilowaniu.
Przejdź do serwisu