Udostępnianie aktów stanu cywilnego oraz ich akt zbiorowych i skorowidzów nie przekazanych do archiwum państwowego, pomimo upływu 100 lat od zamknięcia księgi urodzeń oraz 80 lat od zamknięcia księgi małżeństw i zgonów - wydawanie nieuwierzytelnionego dokumentu lub wgląd do dokumentu

KARTA INFORMACYJNA
URZĄD MIASTA I GMINY W GRYFINIE ul.1 Maja 16
tel. 91-416-20-11, 91-416-37-80, fax 91-416-27-02

USC.SO VIII/5E

21.02.2024r.

UDOSTĘPNIANIE AKTÓW STANU CYWILNEGO ORAZ ICH AKT ZBIOROWYCH I SKOROWIDZÓW NIE PRZEKAZANYCH DO ARCHIWUM PAŃSTWOWEGO, POMIMO UPŁYWU 100 LAT OD ZAMKNIĘCIA KSIĘGI URODZEŃ ORAZ 80 LAT OD ZAMKNIĘCIA KSIĘGI MAŁŻEŃSTW I ZGONÓW – WYDAWANIE NIEUWIERZYTELNIONEGO DOKUMENTU LUB WGLĄD DO DOKUMENTU
Podstawa prawna:
1. Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. prawo o aktach stanu cywilnego (t. j Dz. U. z 2023 r. poz. 1378 ze zm.).
2. Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t. j. Dz. U. z 2020 r. poz. 164 ze zm.).

I WYMAGANE DOKUMENTY:

  1. pisemne zgłoszenie w postaci papierowej lub elektronicznej o osobiste zapoznanie się z materiałami archiwalnymi, tj. wgląd do księgi stanu cywilnego oraz ich dokumentów zbiorowych i skorowidzów  lub ; lub pisemne zgłoszenie w postaci papierowej lub elektronicznej o przekazanie informacji zawartych w księgach stanu cywilnego oraz ich dokumentach zbiorowych i skorowidzach w postaci nieuwierzytelnionej reprodukcji albo pisemnej odpowiedzi na zapytanie
  2. dokument tożsamości zainteresowanego: dowód osobisty lub paszport

II. OPŁATY:
Udostępnianie (wgląd) do materiałów archiwalnych jest bezpłatne.

III. TERMIN ZAŁATWIENIA SPRAWY:

  1. Udostępnianie materiałów archiwalnych do osobistego zapoznania się odbywa się w siedzibie Urzędu po uprzednim umówieniu wizyty.
  2. Wydanie reprodukcji z ksiąg stanu cywilnego, dokumentów zbiorowych i skorowidzów – do 7 dni.
  3. Do 14 dni, w przypadku prowadzenia postępowania wyjaśniającego (kwerendy).

IV. JEDNOSTKA ODPOWIEDZIALNA:
Wydział Urząd Stanu Cywilnego i Spraw Obywatelskich - Urząd Stanu Cywilnego
(symbol USC.SO), pokój nr 1 i nr 3, tel. 91-416-20-11 wew. 201, 203.
e- mail usc@gryfino.pl

V. FORMA ZAŁATWIENIA SPRAWY:

  1. Umożliwienie osobistego zapoznania się z materiałami archiwalnymi, tj. z aktami stanu cywilnego, aktami zbiorowymi i skorowidzami,
  2. Umożliwienie utrwalenia treści materiałów archiwalnych w postaci notatek, nieuwierzytelnionych reprodukcji tych materiałów albo pisemnej odpowiedzi na zapytanie.

VI. TRYB ODWOŁAWCZY:
W przypadku decyzji o częściowej albo całkowitej odmowie wydania wnioskowanego dokumentu lub decyzji o umorzeniu postępowania stronie przysługuje prawo wniesienia odwołania do Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych w Warszawie za pośrednictwem Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Gryfinie w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji.

VII. INFORMACJE DODATKOWE:

  1. Zgłoszenie o wydanie nieuwierzytelnionej reprodukcji z ksiąg stanu cywilnego, dokumentów zbiorowych i skorowidzów składane są:
    • w siedzibach USC: ul. 1 Maja 16, 74-100 Gryfino,
    • za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej na platformie e-PUAP
  2. Termin wizyty w siedzibie Urzędu w celu osobistego zapoznania się z materiałami archiwalnymi należy ustalić za pośrednictwem mailowej skrzynki wydziałowej: usc@gryfino.pl lub telefonicznie dzwoniąc na numer: 91416-20-11 wew. 201, 203.
  3. Do postępowania w sprawie odmowy dostępu do materiałów archiwalnych stosuje się przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego, z tym że decyzje wydaje się nie później niż w terminie 14 dni od otrzymania zgłoszenia.
  4. Akty stanu cywilnego lub księgi stanu cywilnego oraz dokumenty zbiorowe podlegają udostępnieniu nie wcześniej niż w przypadku:
    - aktów urodzeń – po 100 latach,
    - aktów małżeństw i zgonów – po 80 latach,
    licząc od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło odpowiednio: sporządzenie aktu lub zamknięcie księgi (woluminu).

UWAGA:
Jeżeli w księdze stanu cywilnego była prowadzona więcej niż jedna księga stanu cywilnego, termin jej przechowania jest liczony od daty zamknięcia ostatniej księgi stanu cywilnego prowadzonej w danej księdze.

Klauzula informacyjna dot. przetwarzania danych osobowych
na podstawie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (przetwarzanie w związku z ustawą z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego i ustawą z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska)