ZARZĄDZENIE Nr 120.25.2015
BURMISTRZA MIASTA I GMINY GRYFINO
z dnia 16 kwietnia 2015 r.

w sprawie ewidencjonowania i przekazywania burmistrzowi (kierownikowi Urzędu Miasta i Gminy w Gryfinie) korespondencji wpływającej

Na podstawie art. 33 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2013 r poz. 594 ze zmianami) oraz § 10 pkt 16 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta i Gminy w Gryfinie, stanowiącego załącznik do Zarządzenia Nr 120.8.2015 z dnia 25 lutego 2015 r. w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta i Gminy w Gryfinie zarządzam, co następuje:

§ 1. 1. Wydział Organizacyjny (Biuro Obsługi Interesantów) ewidencjonuje w programie komputerowym eSOD, wszelką korespondencję wpływającą do Urzędu Miasta i Gminy w Gryfinie.

2. Korespondencja, o której mowa w ust. 1 jest przekazywana Burmistrzowi Miasta i Gminy Gryfino z wyłączeniem korespondencji załatwianej przez niżej wymienione komórki organizacyjne:
   1. Wydział Organizacyjny:
      1. potwierdzenie własnoręczności podpisu,
      2. wnioski oraz opinie dot. potwierdzenia sprawowania opieki faktycznej nad osobą uprawnioną do renty socjalnej,
      3. odpis świadectwa pracy,
      4. zaświadczenie o zatrudnieniu,
      5. skierowania lub zawiadomienia o miejscu wykonywania pracy społecznie użytecznej,
      6. pisma instytucji dotyczące wywieszenia informacji na urzędowej tablicy ogłoszeń,
      7. oferty szkoleń, publikacji, książek, programów komputerowych itp.;
   2. Wydział Planowania Przestrzennego, Strategii, Rozwoju i Inwestycji:
      1. ustalenie warunków zabudowy,
      2. ustalenie lokalizacji inwestycji celu publicznego,
      3. przeniesienie decyzji o warunkach zabudowy,
      4. zezwolenie na zajęcie pasa drogowego,
      5. zaświadczenie o przeznaczeniu w planie zagospodarowania przestrzennego,
      6. wypis i wyrys z miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego,
      7. wypis i wyrys ze studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego,
      8. zaopiniowanie wstępnego projektu podziału nieruchomości;
   3. Urząd Stanu Cywilnego:
      1. wnioski o wydanie odpisów z aktów stanu cywilnego,
      2. wnioski o wydanie zaświadczeń dotyczących aktów stanu cywilnego,
      3. wnioski o wydanie kserokopii z dokumentów zbiorowych akt stanu cywilnego,
      4. postanowienia i wyroki sądowe,
      5. informacje o zmianie stanu cywilnego (przypiski),
      6. podania o wpisanie do polskich ksiąg stanu cywilnego aktów i wyroków zagranicznych,
      7. podania o sprostowanie aktu stanu cywilnego,
      8. podania o uzupełnienie aktu stanu cywilnego,
      9. podania o zmianę imienia i nazwiska,
      10. dokumenty zbiorowe do aktów małżeństw,
      11. wnioski o przyjęcie oświadczenia o zawarciu związku małżeńskiego poza urzędem stanu cywilnego;
   4. Wydział Działalności Gospodarczej, Rolnictwa i Gospodarki Nieruchomościami:
      1. wnioski o wydanie zaświadczeń:
         • dokonaniu opłat za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych,
         • potwierdzających wielkość gospodarstwa rolnego oraz czas wnoszenia opłat z tytułu podatku rolnego,
         • o nie posiadaniu gospodarstwa rolnego,
         • o wielkości posiadanego gospodarstwa rolnego,
         • o stanie majątkowym,
         • o spłacie należności,
         • o spłacie należności z tytułu przekształcenia prawa użytkowania wieczystego w prawo własności,
         • o wielkości posiadanych użytków rolnych,
      2. wnioski dotyczące:
         • wpisu do ewidencji działalności gospodarczej,
         • zmiany we wpisie do ewidencji działalności gospodarczej,
         • wydawania duplikatów zaświadczeń o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej,
         • zaprzestania prowadzenia działalności gospodarczej,
         • udzielania informacji o przedsiębiorcach,
         • informacji o zawieszeniu wykonywania działalności gospodarczej,
         • informacji o wznowieniu wykonywania działalności gospodarczej,
         • oświadczeń o wartości sprzedaży napojów alkoholowych w roku poprzednim;
   5. Wydział Podatków i Opłat Lokalnych:
      1. informacje na podatek od nieruchomości, rolny, leśny oraz wnioski o wszczęcie postępowania podatkowego załączane do informacji podatkowych, deklaracje na podatek od nieruchomości, rolny, leśny, podatek od środków transportowych oraz w sprawie opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi,
      2. pisma komorników i naczelników urzędów skarbowych,
      3. wnioski o wydanie zaświadczeń,
      4. akty notarialne,
      5. umowy cywilnoprawne (umowy dzierżawne z np. Agencją Nieruchomości Rolnej, Wojskową Agencją Mieszkaniową, Nadleśnictwem),
      6. pisma Gryfińskiego Towarzystwa Budownictwa Społecznego dotyczące kierowania spraw na drogę sądową, zadłużenia gminnych lokali mieszkalnych i użytkowych,
      7. pisma Ośrodka Pomocy Społecznej o udzielonej pomocy przekazywane na wniosek wydziału,
      8. postanowienia o umorzeniu lub zawieszeniu postępowań egzekucyjnych,
      9. pisma odpowiadające na wniosek o udostępnienie danych ze zbiorów danych osobowych,
      10. zwroty tytułów wykonawczych,
      11. zwroty ewidencji tytułów wykonawczych,
      12. decyzje, postanowienia, zawiadomienia i inne pisma w zakresie prawa budowlanego,
      13. pisma Starostwa Powiatowego dotyczące informacji w zakresie ewidencji pojazdów,
      14. postanowienia sądów dotyczące kwestii spadkowych, łącznej egzekucji oraz czynności egzekucyjnych,
      15. pisma, postanowienia komorników w zakresie dotyczącym egzekucji sądowej i administracyjnej;
      16. wnioski o zwrot opłaty skarbowej,
      17. pisma sądów, naczelników urzędów skarbowych, starosty i innych organów w sprawie opłaty skarbowej,
      18. pisma składane w trakcie postępowania podatkowego, odpowiedzi na wezwania w sprawach niezłożonych lub nieprawidłowych informacji podatkowych i deklaracji podatkowych;
   6. Wydział Finansowo – Księgowy:
      1. faktury, rachunki,
      2. sprawozdania finansowo- księgowe ;
   7. Referat Spraw Obywatelskich:
      1. dowody osobiste:
         • zawiadomienia o unieważnieniu dowodu osobistego,
         • wnioski o wydanie zaświadczenia z akt dowodów osobistych,
         • wnioski o udzielenie informacji o danych osobowych osób z rejestru dowodów osobistych oraz z dokumentacji dowodów,
         • akty (urodzenia, małżeństwa),
      2. ewidencja ludności:
         • wnioski o udzielenie informacji o danych osobowych osób zameldowanych na terenie gminy,
         • wnioski o wydanie zaświadczenia z akt ewidencji ludności,
         • wnioski o zameldowanie na pobyt czasowy/stały w drodze decyzji administracyjnej,
         • wnioski o wymeldowanie z pobytu stałego/czasowego w drodze decyzji administracyjnej,
         • wnioski o wykazy ilości mieszkańców,
         • zawiadomienia w sprawie przekazania pism według właściwości,
         • pisma w sprawach wyborów ogólnokrajowych i lokalnych (zawiadomienia dotyczące wyborców),
      3. sprawy wojskowe:
         • sprawy dotyczące rejestracji i kwalifikacji wojskowej;
   8. Wydział Edukacji i Spraw Społecznych:
      1. zawiadomienia o spełnianiu obowiązku szkolnego,
      2. sprawozdania o liczbie dzieci w niepublicznych jednostkach oświatowych,
      3. zawiadomienia o zawarciu z młodocianym pracownikiem umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego,
      4. wnioski o przyznanie dofinansowania kosztów kształcenia młodocianego pracownika,
      5. informacje o powołaniu komisji kwalifikacyjnej w sprawie nadania stopnia awansu zawodowego nauczyciela stażysty (informacje ze szkół, przedszkoli),
      6. wnioski o wszczęcie postępowania egzaminacyjnego na stopień awansu zawodowego nauczyciela mianowanego,
      7. informacje kuratorium oświaty o powołaniu komisji kwalifikacyjnej w sprawie nadania stopnia awansu zawodowego nauczyciela dyplomowanego,
      8. zawiadomienia kuratorium o zamiarze przeprowadzenia kontroli w szkołach, przedszkolach,
      9. wnioski o przyznanie nagrody (dla ucznia w ramach corocznej Gali Laureatów, sportowców, nauczycieli),
      10. wnioski o przekazanie środków w ramach funduszu sołeckiego,
      11. arkusze organizacyjne wraz z aneksami,
      12. tytuły wykonawcze dot. niewykonywania obowiązku szkolnego,
      13. karty ewidencji czasu pracy w ramach prac społecznie użytecznych;
   9. Gminne Centrum Zarządzania Kryzysowego:
      1. pisma ochotniczych straży pożarnych dot. ochrony przeciwpożarowej;
3. Wyłączona korespondencja jest przekazywana bezpośrednio naczelnikom/kierownikom komórek organizacyjnych, o których mowa w ust. 1.

§ 2. Wszelka korespondencja dotycząca zamówień publicznych, do których mają zastosowanie przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych, po rejestracji w programie komputerowym eSOD, jest kierowana bezpośrednio do naczelnika Wydziału Zamówień Publicznych.

§ 3. Wykonanie zarządzenia powierzam naczelnikowi Wydziału Organizacyjnego.

§ 4. Nadzór nad realizacją zarządzenia sprawuje Sekretarz Miasta i Gminy.

§ 5. Traci moc Zarządzenie Nr 120.50.2011 Burmistrza Miasta i Gminy Gryfino z dnia 23 listopada 2011 r. w sprawie ewidencjonowania i przekazywania burmistrzowi (kierownikowi Urzędu Miasta i Gminy w Gryfinie) korespondencji wpływającej.

§ 6. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

 

Burmistrz  Miasta i Gminy Gryfino

Mieczysław Sawaryn

 

UZASADNIENIE

Potrzeba wprowadzenia zmian w zakresie ewidencjonowania i dekretowania korespondencji wynika z przyczyn organizacyjnych i jest podyktowana poprawą jakości oraz przyspieszeniem terminów załatwianych spraw. W związku ze zmianami organizacyjnymi w Urzędzie Miasta i Gminy w Gryfinie oraz na wnioski: Wydziału Organizacyjnego, Urzędu Stanu Cywilnego, Referatu Spraw Obywatelskich, Wydziału Edukacji i Spraw Społecznych oraz Wydziału Podatków i Opłat Lokalnych zmodyfikowano katalog korespondencji wyłączonej z obowiązku dekretacji przez burmistrza.

Sporządziła:
Izabela Buckowska