Rok 2017 - zgodnie z art. 33 ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym

ZARZĄDZENIE Nr 120.104.2017 BURMISTRZA MIASTA I GMINY GRYFINO z dnia 30 listopada 2017 r. w sprawie Zintegrowanego Systemu Zarządzania w Urzędzie Miasta i Gminy w Gryfinie

ZARZĄDZENIE Nr 120.104.2017
BURMISTRZA MIASTA I GMINY GRYFINO
z dnia 30 listopada 2017 r.


w sprawie Zintegrowanego Systemu Zarządzania w Urzędzie Miasta i Gminy w Gryfinie

Na podstawie art. 33 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2017 r. poz. 1875) oraz § 10 pkt 16 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta  i Gminy w Gryfinie stanowiącego załącznik do Zarządzenia Nr 120.1.2017 Burmistrza Miasta i Gminy Gryfino z dnia 2 stycznia 2017 r. w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta i Gminy w Gryfinie, zmienionego Zarządzeniem Nr 120.28.2017 Burmistrza Miasta i Gminy Gryfino z dnia 31 marca 2017 r., Nr 120.70.2017 Burmistrza Miasta i Gminy Gryfino z dnia 14 września 2017 r. zarządzam, co następuje:

§ 1. Ustanawiam w Urzędzie Miasta i Gminy w Gryfinie Zintegrowany System Zarządzania obejmujący swoim zakresem system zarządzania jakością według normy PN-EN ISO 9001 oraz kontrolę zarządczą, w tym kontrolę wewnętrzną i zarządzanie ryzykiem.

§ 2. 1. Ustanawiam Politykę Jakości Urzędu Miasta i Gminy w Gryfinie, stanowiącą załącznik do niniejszego zarządzenia.

  1. Funkcjonowanie Zintegrowanego Systemu Zarządzania ujęte zostanie  w szczególności w Księdze Jakości, zarządzeniach oraz procedurach, zatwierdzonych przez Burmistrza Miasta i Gminy Gryfino.

§ 3. 1. Zobowiązuję pracowników Urzędu Miasta i Gminy w Gryfinie do pełnego zaangażowania w prawidłowe funkcjonowanie Zintegrowanego Systemu Zarządzania, w szczególności do współpracy z Zespołem ds. Zintegrowanego Systemu Zarządzania.

  1. Osobą odpowiedzialną za całość funkcjonowania Zintegrowanego Systemu Zarządzania ustanawiam Pełnomocnika ds. Zintegrowanego Systemu Zarządzania, podległego bezpośrednio Burmistrzowi Miasta i Gminy Gryfino.
  2. Pełnomocnika ds. Zintegrowanego Systemu Zarządzania, w przypadku jego nieobecności, zastępuje Koordynator ds. Systemu Zarządzania Jakością.

§ 4. 1. Powołuję Iwonę Adamczyk na stanowisko Pełnomocnika ds. Zintegrowanego Systemu Zarządzania.

  1. Powołuję Angelikę Szulc na stanowisko Koordynatora ds. Systemu Zarządzania Jakością.

§ 5. Wykonanie zarządzenia powierzam pracownikom Urzędu Miasta i Gminy  w Gryfinie.

§ 6. Nadzór nad realizacją zarządzenia powierzam Pełnomocnikowi ds. Zintegrowanego Systemu Zarządzania.

§ 7. Dotychczasowe regulacje wewnętrzne dotyczące systemu zarządzania jakością, kontroli zarządczej, kontroli wewnętrznej i zarządzania ryzykiem, w szczególności:

  1. Księga Jakości,
  2. Księga Procesów,
  3. procedury,
  4. zarządzenie Nr 120.24.2017 Burmistrza Miasta i Gminy Gryfino z dnia 21 marca 2017 r. w sprawie powołania Auditorów Wewnętrznych Systemu Zarządzania Jakością;
  5. zarządzenie Nr 0152-48/09 Burmistrza Miasta i Gminy Gryfino z dnia 17 listopada 2009 r. w sprawie wdrażania treści dokumentacji Systemu Zarządzania Jakością zgodnie z wymogami normy PN – EN ISO 9001:2009;
  6. zarządzenie Nr 0152-22/09 Burmistrza Miasta i Gminy Gryfino z dnia 18 maja 2009 r.  w sprawie wdrożenia Systemu Zarządzania Jakością zgodnie z wymogami normy PN – EN ISO 9001:2009 w Urzędzie Miasta i Gminy w Gryfinie;
  7. zarządzenie Nr 120.20.2015 Burmistrza Miasta i Gminy Gryfino z dnia 2 kwietnia  2015 r. zmieniające Zarządzenie Nr 0152-22/09 Burmistrza Miasta i Gminy Gryfino w sprawie wdrożenia Systemu Zarządzania Jakością zgodnie z wymogami normy  PN – EN ISO 9001:2009 w Urzędzie Miasta i Gminy w Gryfinie;
  8. zarządzenie Nr 120.44.2014 Burmistrza Miasta i Gminy Gryfino z dnia 22 grudnia  2014 r. zmieniające Zarządzenie Nr 0152-22/09 Burmistrza Miasta i Gminy Gryfino w sprawie wdrożenia Systemu Zarządzania Jakością zgodnie z wymogami normy  PN – EN ISO 9001:2009 w Urzędzie Miasta i Gminy w Gryfinie;
  9. zarządzenie Nr 120.48.2013 Burmistrza Miasta i Gminy Gryfino z dnia 8 października 2013 r. zmieniające Zarządzenie Nr 0152-22/09 Burmistrza Miasta i Gminy Gryfino w sprawie wdrożenia Systemu Zarządzania Jakością zgodnie z wymogami normy PN – EN ISO 9001:2009 w Urzędzie Miasta i Gminy w Gryfinie;
  10. zarządzenie Nr 0152-42/09 Burmistrza Miasta i Gminy Gryfino z dnia 12 października 2009 r. zmieniające Zarządzenie Nr 0152-22/09 Burmistrza Miasta i Gminy Gryfino  w sprawie wdrożenia Systemu Zarządzania Jakością zgodnie z wymogami normy PN – EN ISO 9001:2009 w Urzędzie Miasta i Gminy w Gryfinie;
  11. zarządzenie Nr 120.93.2016 Burmistrza Miasta i Gminy Gryfino z dnia 30 grudnia  2016 r. w sprawie Regulaminu kontroli zarządczej w Urzędzie Miasta i Gminy w Gryfinie;
  12. zarządzenie Nr 120.92.2016 Burmistrza Miasta i Gminy Gryfino z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie Regulaminu przeprowadzania kontroli przez komórkę kontroli wewnętrznej;
  13. zarządzenie Nr 120.91.2016 Burmistrza Miasta i Gminy Gryfino z dnia 30 grudnia  2016 r. w sprawie wprowadzenia „Polityki zarządzania ryzykiem” w Urzędzie Miasta i Gminy w Gryfinie, zachowują moc do dnia wejścia w życie nowych przepisów wewnętrznie obowiązujących, o których mowa w § 2 ust. 2, z zastrzeżeniem, że od dnia wejścia w życie niniejszego zarządzenia w treści wymienionych wyżej regulacji:
    1. Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością zastępuje się stanowiskiem Pełnomocnika ds. Zintegrowanego Systemu Zarządzania,
    2. komórkę Kontroli wewnętrznej zastępuje się stanowiskiem Kontrolera Wewnętrznego,
    3. Kierownika Referatu Zarządzania Ryzykiem zastępuje się stanowiskiem Administratora Kontroli Zarządczej.

§ 8. Traci moc zarządzenie Nr 120.29.2017 Burmistrza Miasta i Gminy Gryfino z dnia 31 marca 2017 r. w sprawie wprowadzenia Polityki Jakości Urzędu Miasta i Gminy  w Gryfinie zgodnie z wymogami normy PN – EN ISO 9001:2009.

§ 9. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 grudnia 2017 r.

 

Z up. Burmistrza Miasta i Gminy Gryfino

Z-ca Burmistrza Paweł Nikitiński

 

UZASADNIENIE

Realizując strategię ciągłego rozwoju na rzecz Interesantów proponuje się ustanowienie  w Urzędzie Miasta i Gminy w Gryfinie Zintegrowanego Systemu Zarządzania zgodnego z wymaganiami normy PN-EN ISO 9001:2015 i standardami kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych. 
W związku z powyższym wraz z ustanowieniem w Urzędzie Zintegrowanego Systemu Zarządzania należy jednocześnie zastosować przepisy przejściowe w odniesieniu do wszystkich zarządzeń wydanych w oparciu o normę PN – EN ISO 9001:2009, zarządzeń  z zakresu kontroli zarządczej, kontroli wewnętrznej i zarządzania ryzykiem w celu zapewnienia ciągłości działania organizacji.
Przykładowe korzyści wynikające z integracji systemów zarządzania:

  1. optymalizacja uzyskiwanych wyników systemu zarządzania,
  2. ograniczenie liczby stosowanej dokumentacji,
  3. unikanie konfliktów między systemami,
  4. pełne zintegrowanie wszystkich procesów,
  5. ujednolicenie dokumentacji i minimalizacja procedur systemowych,
  6. zastosowanie cyklu ciągłego doskonalenia powodującego, że poprawa jakości pociąga za sobą poprawę pozostałych systemów na zasadzie efektu synergii.
 
 

Szanowni Państwo!

W związku z wejściem w życie w dniu 25 maja 2018 roku Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (określane jako „RODO”) informujemy o zasadach przetwarzania Państwa danych osobowych. Kliknięcie przycisku „Przejdź do serwisu” oznacza zgodę na przetwarzanie danych niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania serwisu.


Klauzula informacyjna ogólna

W związku z zapisami art. 13 ROZPORZĄDZENIA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO) (Dz.U.UE. z 2016 r., L 119, poz. 1) informujemy, że:

  1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest:
    Burmistrz Miasta i Gminy Gryfino
    ul. 1 Maja 16
    74 -100 Gryfino
    telefon: 91 416 20 11
    e-mail: burmistrz@gryfino.pl
  2. Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych:
    telefon: 91 416 20 11
    e-mail: iod@gryfino.pl
  3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane są zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa w celu:
    1. realizacji zadań wynikających z przepisów prawa, a w szczególności ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2017r., poz. 1875 ze zm.) oraz z szeregu ustaw kompetencyjnych (merytorycznych), a także obowiązków i zadań zleconych przez instytucje nadrzędne wobec Gminy;
    2. zawarcia i realizacji umów;
    3. ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej;
    4. wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi;
    5. w pozostałych przypadkach dane osobowe przetwarzane są wyłącznie na podstawie wcześniej udzielonej zgody w zakresie i celu określonym w treści zgody.
  4. W związku z przetwarzaniem danych w celu wskazanym w pkt. 3, dane osobowe mogą być udostępniane innym upoważnionym odbiorcom lub kategoriom odbiorców danych osobowych. Odbiorcami mogą być:
    1. podmioty, które przetwarzają dane osobowe w imieniu administratora na podstawie zawartej z nim umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych;
    2. podmioty upoważnione do odbioru danych osobowych na podstawie odpowiednich przepisów prawa.
  5. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji celu dla jakiego zostały zebrane oraz zgodnie z terminami archiwizacji określonymi przez przepisy prawa powszechnie obowiązującego.
    W przypadku, gdy dane osobowe przetwarzane są na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą przetwarzanie odbywa się do czasu wycofania tej zgody.
    W przypadku, gdy dane osobowe przetwarzane są w celu zawarcia i realizacji umowy przetwarzanie odbywa się przez okres niezbędny do realizacji zawartej umowy, a po tym czasie w zakresie wymaganym przez przepisy prawa lub dla zabezpieczenia ewentualnych roszczeń, a w przypadku wyrażenia zgody na przetwarzanie danych po zakończeniu i rozliczeniu umowy, do czasu wycofania tej zgody.
    Ponadto w przypadku umów o dofinansowanie dane osobowe od momentu pozyskania przechowywane są przez okres wynikający z umowy o dofinansowanie zawartej między beneficjentem a określoną instytucją, trwałości danego projektu i konieczności zachowania dokumentacji projektu do celów kontrolnych.
  6. W związku z przetwarzaniem przez administratora danych osobowych przysługuje Pani/Panu:
    1. prawo dostępu do treści danych oraz otrzymywania ich kopii na podstawie  art. 15 RODO;
    2.  prawo do żądania sprostowania danych na podstawie art. 16 RODO,
      w przypadku gdy:
      • dane są nieprawidłowe lub niekompletne;
    3. prawo do żądania usunięcia danych osobowych (tzw. prawo do bycia zapomnianym) na podstawie art. 17 RODO, w przypadku gdy:
      • dane nie są już niezbędne do celów, dla których były zebrane lub w inny sposób przetwarzane,
      • osoba, której dane dotyczą, wniosła sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych,
      • osoba, której dane dotyczą wycofała zgodę na przetwarzanie danych osobowych, która jest podstawą przetwarzania danych i nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania danych,
      • dane osobowe przetwarzane są niezgodnie z prawem,
      • dane osobowe muszą być usunięte w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisów prawa;
    4. prawo do żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych na podstawie art. 18 RODO, w przypadku gdy:
      • osoba, której dane dotyczą kwestionuje prawidłowość danych osobowych – na okres pozwalający administratorowi sprawdzić prawidłowość tych danych,
      • przetwarzanie danych jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się usunięciu danych, żądając w zamian ich ograniczenia,
      • administrator nie potrzebuje już danych dla swoich celów, ale osoba, której dane dotyczą, potrzebuje ich do ustalenia, obrony lub dochodzenia roszczeń,
      • osoba, której dane dotyczą, wniosła sprzeciw wobec przetwarzania danych - do czasu ustalenia czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie administratora są nadrzędne wobec podstawy sprzeciwu;
    5. prawo do przenoszenia danych na podstawie art. 20 RODO, w przypadku gdy łącznie spełnione są następujące przesłanki:
      • przetwarzanie danych odbywa się na podstawie umowy zawartej z osobą, której dane dotyczą lub na podstawie zgody wyrażonej przez tą osobę,
      • przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany; 
    6. prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych na podstawie art. 21 RODO, wobec przetwarzania danych osobowych, którego podstawą prawną jest:
      • niezbędność przetwarzania do wykonania zadania realizowanego  w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi bądź
      • niezbędność przetwarzania do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią.

      Z przyczyn związanych z Pani/Pana szczególną sytuacją. W razie wniesienia sprzeciwu, administrator nie może już przetwarzać tych danych osobowych, chyba że wykaże on istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności osoby, której dane dotyczą, lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
       

  7. W przypadku gdy przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie zgody osoby na przetwarzanie danych osobowych (art. 6 ust. 1 lit a RODO), przysługuje Pani/Panu prawo do cofnięcia tej zgody w dowolnym momencie. Cofnięcie to nie ma wpływu na zgodność przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
  8. Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego na niezgodne z prawem przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych przez administratora.
    Organem właściwym do wniesienia skargi jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
  9. W zależności od sfery, w której przetwarzane są dane osobowe, podanie danych osobowych jest dobrowolne albo jest wymogiem ustawowym lub umownym.
  10. Pani/Pana dane nie będą poddawane zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym również profilowaniu.
Przejdź do serwisu