Sesja nr XI

UCHWAŁA Nr XI/164/03 RADY MIEJSKIEJ W GRYFINIE z dnia 28 sierpnia 2003 r. w sprawie określenia zasad dokonywania oceny pracowników mianowanych zatrudnionych w Urzędzie Miasta i Gminy w Gryfinie. 

UCHWAŁA NR XI/164/03
RADY MIEJSKIEJ W GRYFINIE
z dnia 28 sierpnia 2003 r.
 

 w sprawie określenia zasad dokonywania oceny pracowników mianowanych zatrudnionych w Urzędzie Miasta i Gminy w Gryfinie 

Na podstawie art. 17 ust. 2 ustawy z dnia 22 marca 1990 r. o pracownikach samorządowych (tekst jednolity: Dz. U. z 2001r. Nr 142, poz. 1593, zmiany: z 2002 r.  Nr 113, poz. 984; Nr 214, poz. 1806)  uchwala  się  co  następuje:

§ 1. Ustala się zasady dokonywania oceny pracowników mianowanych zatrudnionych w Urzędzie Miasta i Gminy w Gryfinie, zawarte w Regulaminie oceny okresowej pracowników mianowanych – stanowiącym załącznik do uchwały.

§ 2. Wykonanie uchwały powierza się Burmistrzowi Miasta i Gminy Gryfino.

§ 3. Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.

PRZEWODNICZĄCY RADY

Jan Ragan

UZASADNIENIE

Powołana - w projekcie uchwały Rady Miejskiej w Gryfinie - ustawa z dnia 22 marca 1990 r. (Dz.U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1593 z późniejszymi zmianami)  o pracownikach samorządowych stanowi, że Rada Miejska określa zasady dokonywania oceny pracowników samorządowych mianowanych.
W związku z tym, że w Urzędzie Miasta i Gminy w Gryfinie są zatrudnieni pracownicy samorządowi mianowani, którzy z mocy powyższej ustawy podlegają okresowym ocenom kwalifikacyjnym (art. 17) należy podjąć regulamin, który będzie określał zasady oceny pracy ww. pracowników.
Dotychczas nie było regulaminu i pracownicy samorządowi mianowani nie byli oceniani.

REGULAMIN OCENY OKRESOWEJ PRACOWNIKÓW MIANOWANYCH

Gryfino, sierpień 2003 r.

  1. WSTĘP    
  2. KORZYŚCI WYNIKAJĄCE Z WDROŻENIA REGULAMINU  OCENY OKRESOWEJ PRACOWNIKÓW 
    1. Korzyści dla pracownika   
    2. Korzyści dla przełożonego  
    3. Korzyści dla Urzędu 
  3. GŁÓWNE ZASADY REGULAMINU OCENY OKRESOWEJ PRACOWNIKÓW   
  4. ROCEDURA OCENY W RAMACH ROOR  
    1. Osoby podlegające ocenie  
    2. Osoby nie podlegające ocenie  
    3. Terminy przeprowadzania oceny 
    4. Przeprowadzający ocenę  
  5. ROZMOWA OCENIAJĄCA   
    1. Zalecenia dla oceniającego przed rozmową 
    2. Zalecenia dla oceniającego w trakcie rozmowy 
    3. Zalecenia dla ocenianego przed rozmową 
    4. Zalecenia dla ocenianego w trakcie rozmowy 
    5. Samoocena 
  6. TRYB ODWOŁYWANIA OD DOKONANEJ OCENY  
  7. NARZĘDZIA OCENY STOSOWANE W ROOP  
    1. Załącznik Nr 1  wykaz kryteriów oceny
      • Kryteria obowiązkowe
      • Kryteria do wyboru
    2. Załącznik Nr 2 
  8. ZALECENIA DO DECYZJI KADROWYCH PODEJMOWANYCH W ŚWIETLE WYNIKÓW ROOP    
  9. OBIEG DOKUMENTÓW W PROCESIE ROOP  
WSTĘP

Począwszy od roku 2003, Urząd Miasta i Gminy w Gryfinie stawia sobie za cel przeprowadzenie globalnej oceny zasobów ludzkich. Oceniane są różne aspekty działalności zawodowej pracowników*, co znajduje swoje odzwierciedlenie w sposobach definiowania ocen. W trakcie tego procesu bezpośredni przełożony ocenia w jakim stopniu pracownik zrealizował swoje indywidualne cele.

* Ilekroć w niniejszym Regulaminie jest mowa o pracownikach należy przez to rozumieć pracownika samorządowego mianowanego.

Najważniejsze założenia:  ocena umiejętności wykorzystania przez pracowników wiedzy i zdolności
w wykonywanej pracy. REGULAMIN OCENY OKRESOWEJ PRACOWNIKÓW (ROOP) /ocena roczna/ jest oceną o charakterze rozwojowym – ocena ta skutkuje decyzjami o sposobach/ kierunkach rozwoju pracownika, a więc między innymi o przeszeregowaniach, awansach, szkoleniach itp.

2. KORZYŚCI WYNIKAJĄCE Z WDROŻENIA REGULAMINU OCENY OKRESOWEJ PRACOWNIKÓW

 2.1.  Korzyści dla pracownika:

  • pracownik wie, czego się od niego oczekuje i za co będzie oceniany
  • pracownik może przewidzieć konsekwencje swojego działania i możliwości swojego rozwoju w Urzędzie,
  • pracownik otrzymuje informację, o tym jak  postrzegana jest jego praca, co umożliwia mu korektę zachowań i postaw w pracy, inspiruje go do podnoszenia jakości pracy.
2.2.  Korzyści dla przełożonego:
  • przełożony otrzymuje informację o poziomie i stylu pracy podwładnych,
  • sformalizowanie oceny – przełożony otrzymuje narzędzie wprowadzone w formie procedury mającej na celu zobiektywizowanie oceny,
  • przełożony otrzymuje informacje o możliwościach rozwojowych pracowników oraz potrzebach szkoleniowych,
  • przełożenie wniosków z oceny na decyzje kadrowe.
2.3.  Korzyści dla Urzędu:
  • ustalenie stopnia przydatności pracowników na danym stanowisku pracy,
  • dostosowanie wynagrodzeń pracowników do ich kwalifikacji, zaangażowania i  efektów pracy,
  • zidentyfikowanie potencjału rozwojowego poszczególnych pracowników i planowanie indywidualnych ścieżek rozwoju,
  • wytypowanie pracowników do rezerwy kadrowej na stanowiska kierownicze i wysoko specjalistyczne (samodzielne),
  • planowanie szkoleń pracowniczych,
  • konstruowanie kryteriów doboru i selekcji personelu,
  • poprawa komunikacji między przełożonym a pracownikami.
3. GŁÓWNE ZASADY REGULAMINU OCENY OKRESOWEJ PRACOWNIKÓW
  • Powszechność
ocena dotyczy  pracowników  wszystkich wydziałów i referatów, 
  • Klarowność
cel oceny jest znany i jednoznaczny dla wszystkich uczestników oceny (ocenianych i oceniających),
  • Cykliczność
ocena jest przeprowadzana  regularnie, w powtarzalnych (rocznych) odstępach czasu, 
  • Jawność
pracownicy znają cel i kryteria oceny; procedurę  oceniania i konsekwencje wynikające z oceny; otrzymują  informację zwrotną dotyczącą własnej oceny, 
  • Poufność oceny
wszyscy pracownicy posiadają pełną gwarancję  poufności własnej oceny, 
  • Obiektywizm
zastosowane narzędzia i procedura zapewniają bezstronność ocen, i ograniczają przejawy subiektywizmu oceniających, 
4. PROCEDURA OCENY W RAMACH ROOP

4.1. Osoby podlegające ocenie

Ocenie rocznej podlegają:

  • pracownicy zatrudnieni na czas nie określony, pod warunkiem, że przepracowali w Urzędzie co najmniej 6 miesięcy,
  • pracownicy, z którymi została zawarta umowa na czas próbny lub czas określony, nie krótszy niż 6 miesięcy.
2. Osoby nie podlegające ocenie
  • Burmistrz, Zastępca Burmistrza, Sekretarz, Skarbnik,
  • pracownicy będący w okresie wypowiedzenia umowy o pracę,
  • pracownicy, z którymi została zawarta umowa  na czas  określony / na okres próbny  i nie przepracowali co najmniej 6 miesięcy,
  • pracownicy zatrudnieni na stanowiskach robotniczych.
4.3. Terminy przeprowadzania oceny
  • Ocena okresowa przeprowadzana jest w I kwartale każdego roku kalendarzowego za rok poprzedni (za wyjątkiem oceny za rok 2003, która obejmować będzie tylko II półrocze 2003 r.). Ocenę przeprowadza się w następujących terminach:
  • pracowników zatrudnionych  na czas nie określony – nie później niż do 28/29 lutego,
  • pracowników zatrudnionych na okres próbny lub czas określony ocenia się na 3 tygodnie przed upływem okresu na jaki zawarta jest umowa. Pozytywna ocena może stanowić podstawę do przedłużenia umowy lub zawarcia umowy na czas nie określony. Pracowników, z którymi zawarto umowę na czas nie określony poddaje się ponownej ocenie w terminie przewidzianym dla pracowników zatrudnionych na czas nie określony, o ile od terminu poprzedniej oceny minęło co najmniej 6 miesięcy,
  • pracownicy przemieszczeni wewnątrz Urzędu są oceniani w nowym wydziale/referacie, o ile od terminu przeniesienia minęły co najmniej 3 miesiące; pracownicy Urzędu, którym powierzono obowiązek kierowania na czas określony oceniani są na 3 tygodnie przed upływem okresu na jaki powierzono obowiązki kierownicze,
  • w przypadku uzyskania przez pracownika oceny podsumowującej negatywnej, ponowna ocena powinna być przeprowadzona po upływie 3 miesięcy, nie później jednak niż przed upływem sześciu miesięcy.
4.4. Przeprowadzający ocenę

Obowiązuje generalna zasada: oceny dokonuje osoba, która dobrze zna pracownika z codziennej pracy, a więc bezpośredni przełożony zgodnie z aktualną  strukturą organizacyjną.

5. ROZMOWA OCENIAJĄCA

Rozmowa oceniająca powinna być przeprowadzona w formie dialogu, podczas którego pracownik i przełożony omawiają każdy element zakresu obowiązków i każdy wcześniej wyznaczony cel tak, aby ustalić sposoby poprawy sytuacji, rozwoju pracownika oraz wyznaczyć cele na przyszłość.

Właściwie przeprowadzona rozmowa powinna pełnić funkcję motywującą i zachęcającą pracownika do lepszej pracy, korygującą, polegającą na zidentyfikowaniu obszarów i przyczyn trudności, być okazją do diagnozy wydajności pracy i jakości stosunków międzyludzkich oraz możliwości rozwojowych ocenianego.

5.1. Zalecenia dla oceniającego przed rozmową
  • dialog przełożonego z pracownikiem jest integralnym elementem procesu oceniania. Przygotowanie do rozmowy powinno opierać się na analizie zachowań osoby ocenianej,
  • przełożony upewnia się, że pracownik został poinformowany o terminie i miejscu spotkania z odpowiednim wyprzedzeniem oraz informuje go że może dokonać wstępnej samooceny (dotyczy osób na stanowiskach kierowniczych),
  • przełożony przeznacza na rozmowę oceniającą odpowiednią ilość czasu,
  • przełożony zapoznaje się ze wszystkimi dotychczas zgromadzonymi informacjami na temat pracownika, (szczególnie z ostatnią oceną okresową), przypomina sobie oceny czy notatki z ocen prowadzonych na bieżąco,
  • przełożony wstępnie ocenia – styl pracy, zachowania i postawy pracownika, a w szczególności wyniki pracy podwładnego, jego skuteczność.
5.2. Zalecenia dla oceniającego w trakcie rozmowy

Rozmowa oceniająca ma na celu zweryfikowanie i usystematyzowanie informacji zabranych w trakcie całego okresu oceny. Oceniający powinien zastanowić się, jak wykorzystać mocne strony oraz dotychczasowe osiągnięcia pracownika do rozwinięcia jego potencjału. Wykorzystując bezpośredni kontakt z pracownikiem, przełożony może dokonać wnikliwej analizy obszarów do poprawy u ocenianego, oraz z jego pomocą zrozumieć przyczyny niepowodzeń.

  • przełożony wyjaśnia cel spotkania, podkreśla, że oceniane będą wyniki pracy i zachowania w  pracy, aktywność zawodowa, a nie osoba jako taka,
  • przełożony upewnia się, że on sam i jego podwładny tak samo rozumieją kryteria oceny,
  • przełożony przedstawia własną propozycję oceny, odpowiada na wątpliwości pracownika,
  • w przypadku wystąpienia rozbieżności w ocenie, przełożony stara się je wyjaśnić i uzyskać kompromis,
  • w przypadku wystąpienia znacznych rozbieżności w ocenie, na wniosek pracownika, zostaje uruchomiony  tryb odwoławczy,
  • przełożony uzgadnia tryb postępowania wobec pracownika do czasu następnej oceny,
  • przełożony sprawdza kompletność arkusza ocen i podpisuje go wraz z osobą ocenianą.
5.3. Zalecenia dla ocenianego przed rozmową
  • pracownik zapoznaje się z ROOP zawierającym informacje o  procedurze oceniania, zastosowanych arkuszach oceny oraz skali ocen,
  • pracownik dokonuje samooceny w oparciu o ARKUSZ OCENY OKRESOWEJ PRACOWNIKA (dotyczy osób na stanowiskach kierowniczych),
  • pracownik przygotowuje się do merytorycznego uzasadnienia samooceny
    (na kartce przygotowuje sobie wykaz swoich osiągnięć i sukcesów).
5.4. Zalecenia dla ocenianego w trakcie rozmowy
  • pracownik zadaje pytania, zwłaszcza gdy nie zgadza się z otrzymywaną oceną,
  • w przypadku rozbieżności pomiędzy otrzymaną oceną a samooceną, pracownik może wnieść zastrzeżenia do oceny, a przy znacznych rozbieżnościach odwołać się od oceny przełożonego.
5.5. Samoocena

Jest ona istotnym elementem w Regulaminie Oceny Okresowej Pracownika.

Samoocena stanowi okazję do:

  • nabrania dystansu do codziennych obowiązków w pracy i zastanowienia się nad kluczowymi i decydującymi zachowaniami dla osiągnięcia doskonałych rezultatów i możliwości powtarzania ich w przyszłości,
  • wzmocnienia świadomości własnej odpowiedzialności/ wkładu w osiąganie rezultatów własnych i Urzędu,
  • poprawienia komunikacji między pracownikiem a bezpośrednim przełożonym,

ale przede wszystkim przyczynia się do realizacji własnego rozwoju profesjonalnego, ponieważ:

  • daje możliwość dokonania „autodiagnozy”, głównej siły napędowej dla ciągłego rozwoju własnych kompetencji, a zatem dla stałej i długofalowej poprawy jakości pracy,
  • jest narzędziem, jakie posiada każdy pracownik  w celu zainicjowania własnej drogi rozwoju wyodrębniając i proponując własnemu przełożonemu podjęcie niezbędnych działań.
6.TRYB ODWOŁYWANIA OD DOKONANEJ OCENY
  • pracownik, który nie zgadza się z treścią oceny, w ciągu 7 dni od zapoznania się
    z nią, może wnieść odwołanie (pisemny wniosek o przeprowadzenie dodatkowej oceny) do komisji odwoławczej, za pośrednictwem bezpośredniego przełożonego dokonującego oceny,
  • ponowna ocena przeprowadzana jest przez 5-osobową komisję odwoławczą powoływaną przez Burmistrza, w skład której wchodzi: 3 pracowników Urzędu oraz 2 radnych (w tym przedstawiciel komisji rewizyjnej oraz komisji merytorycznie związanej z wydziałem, w którym zatrudniony jest oceniany pracownik) - w terminie 14 dni od złożenia odwołania,
  • ocena wydana w trybie odwoławczym jest oceną ostateczną.
7. NARZĘDZIA OCENY STOSOWANE W ROOP

Ocena roczna pracownika dokonywana jest w oparciu o Arkusz okresowej oceny pracownika.

Ocena dokonywana jest na podstawie kryteriów obowiązkowych i kryteriów wybranych przez przełożonego. Wykaz kryteriów obowiązkowych i kryteriów do wyboru stanowi załącznik Nr 1 do regulaminu. Przełożony wybiera z wykazu 5 kryteriów oceny, najistotniejszych do prawidłowego wykonywania obowiązków na stanowisku pracy ocenianego pracownika. Wybrane kryteria i informację o terminie sporządzenia oceny na piśmie oceniający wpisuje do arkusza okresowej oceny pracownika, którego wzór stanowi załącznik Nr 2. Po dokonaniu powyższych czynności oceniający niezwłocznie przekazuje arkusz Burmistrzowi w celu zatwierdzenia wybranych kryteriów oceny. Oceniający niezwłocznie przekazuje ocenianemu pracownikowi kopię arkusza z zatwierdzonymi kryteriami oceny.

ZAŁĄCZNIK Nr 1

WYKAZ KRYTERIÓW OCENY

KRYTERIA OBOWIĄZKOWE

Kryterium
1.Rzetelność
Wnikliwe rozpoznawanie sytuacji przy wykorzystaniu dostępnych źródeł, gwarantujące wiarygodność przedstawionych danych, faktów i informacji.
2.Terminowość
Dbałość o przestrzeganie terminów określonych przepisami, dotyczących wykonywanych zadań. Wywiązywanie się z zadań w wyznaczonym przez przełożonego terminie. Wykonywanie obowiązków bez zbędnej zwłoki.
3.Umiejętność stosowania odpowiednich przepisów
znajomość przepisów niezbędnych do właściwego wykonywania obowiązków wynikających z opisu stanowiska pracy. Umiejętność wyszukiwania potrzebnych przepisów. Umiejętność zastosowania właściwych przepisów w zależności od rodzaju sprawy. Rozpoznawanie spraw, które wymagają współdziałania ze specjalistami z innych dziedzin.
4.Planowanie i organizowanie pracy
Planowanie działań i organizowanie pracy w celu wykonania zadań. Precyzyjne określanie celów, odpowiedzialności oraz ram czasowych działania. Ustalanie priorytetów działania, efektywne wykorzystywanie czasu, tworzenie szczegółowych i możliwych do realizacji planów krótko- i długoterminowych.
5.Postawa etyczna
Wykonywanie obowiązków w uczciwy sposób, nie budzący podejrzeń o stronniczość i interesowność. Dbałość o nieposzlakowaną opinię. Postępowanie zgodne z etyką zawodową.

KRYTERIA DO WYBORU

Kryterium
1.Wiedza specjalistyczna
Wiedza z konkretnej dziedziny, która warunkuje odpowiedni poziom merytoryczny realizowanych zadań.
2.Umiejętność obsługi urządzeń technicznych
Odpowiedni stopień wiedzy i umiejętności niezbędny do korzystania ze sprzętu komputerowego oraz urządzeń biurowych.
3.Znajomość języka obcego
znajomość języka obcego na poziomie odpowiednim do realizowanych zadań, pozwalająca na:
  • - czytanie i rozumienie dokumentów,
  • - pisanie dokumentów,
  • - rozumienie innych,
  • - mówienie w języku obcym.
4.Nastawienie na własny rozwój, podnoszenie kwalifikacji
zdolność i skłonność do uczenia się, uzupełniania wiedzy oraz podnoszenia kwalifikacji tak, aby zawsze posiadać aktualną wiedzę oraz udział w szkoleniach, seminariach, warsztatach itp.
5.Komunikacja werbalna
Formułowanie wypowiedzi w sposób gwarantujący ich zrozumienie, przez:
  • - wypowiadanie się w sposób zwięzły, jasny i precyzyjny,
  • - dobieranie stylu, języka i treści wypowiedzi odpowiednio do słuchaczy,
  • - udzielanie wyczerpujących i rzeczowych odpowiedzi nawet na trudne pytania, krytykę lub zaskakujące argumenty,
  • - wyrażanie poglądów w sposób przekonywający,
  • - posługiwanie się pojęciami właściwymi dla rodzaju załatwianych spraw/wykonywanej pracy,
  • - umiejętność rozwiązywania sytuacji kryzysowych.
6.Komunikacja pisemna
Formułowanie wypowiedzi w sposób gwarantujący zrozumienie, przez:
  • - stosowanie przyjętych form prowadzenia korespondencji,
  • - przedstawianie zagadnień w sposób jasny i zwięzły,
  • - dobieranie odpowiedniego stylu, języka i treści pism,
  • - budowanie zdań poprawnych gramatycznie i logicznie.
7.Komunikatywność
Umiejętność budowania kontaktu z inną osobą, przez:
  • - okazywanie poszanowania drugiej stronie,
  • - próbę aktywnego zrozumienia jej sytuacji,
  • - okazanie zainteresowania jej opiniami,
  • - umiejętność zainteresowania innych własnymi opiniami.
8.Pozytywne podejście do klientów urzędu
zaspokajanie potrzeb klientów urzędu, przez:
  • - zrozumienie funkcji usługowej swojego stanowiska pracy,
  • - okazywanie szacunku,
  • - tworzenie przyjaznej atmosfery,
  • - umożliwienie klientowi przedstawienia własnych racji,
  • - służenie pomocą.
9.Umiejętność pracy w zespole
Realizacja zadań w zespole, przez:
  • - pomoc i doradzanie kolegom w razie potrzeby,
  • - zrozumienie celu i korzyści wynikających ze wspólnego realizowania zadań,
  • - współpracę a nie rywalizację z pozostałymi członkami zespołu,
  • - zgłaszanie konstruktywnych wniosków usprawniających pracę zespołu,
  • - aktywne słuchanie innych, wzbudzanie zaufania.
10.Umiejętność negocjowania
Wypracowywanie stanowiska akceptowanego przez zainteresowanych, dzięki:
  • - dążeniu do zrozumienia stanowiska (opinii) innych osób,
  • - przygotowaniu i prezentowaniu różnorodnych argumentów w celu wsparcia swojego stanowiska,
  • - przekonywaniu innych do weryfikacji własnych sądów lub zmiany stanowiska,
  • - rozpoznawaniu najlepszych propozycji,
  • - stymulowaniu otwartych dyskusji na temat źródeł konfliktów,
  • - ułatwianiu rozwiązywania problemu, kwestii spornej,
  • - tworzeniu i proponowaniu nowych rozwiązań.
11.Zarządzanie informacją /dzielenie się informacjami
Pozyskiwanie i przekazywanie informacji, które mogą wpływać na planowanie lub proces podejmowania decyzji, przez:
  • - przekazywanie posiadanych informacji osobom, dla których informacje te będą stanowiły istotną pomoc w realizowanych przez nie zadaniach,
  • - uzgadnianie planowanych zmian z osobami, dla których mają one istotne znaczenie.
12.Zarządzanie zasobami
Odpowiednie do potrzeb rozmieszczenie i wykorzystanie zasobów finansowych i/lub innych, przez:
  • - określanie i pozyskiwanie zasobów,
  • - alokację i wykorzystanie zasobów w sposób efektywny pod względem czasu i kosztów,
  • - kontrolowanie wszystkich zasobów wymaganych do efektywnego działania.
13.Zarządzanie personelem
Motywowanie pracowników do osiągania wyższej skuteczności i jakości pracy, przez:
  • - zrozumiałe tłumaczenie zadań, określanie odpowiedzialności za ich realizację, ustalanie realnych terminów ich wykonania oraz określenie oczekiwanego efektu działania,
  • - komunikowanie pracownikom oczekiwań dotyczących jakości ich pracy,
  • - rozpoznawanie mocnych i słabych stron pracowników, wspieranie ich rozwoju w celu poprawy jakości pracy,
  • - określanie potrzeb szkoleniowo-rozwojowych,
  • - traktowanie pracowników w uczciwy i bezstronny sposób, zachęcanie ich do wyrażania własnych opinii oraz włączanie ich w proces podejmowania decyzji,
  • - ocenę osiągnięć pracowników,
  • - wykorzystywanie możliwości wynikających z systemu wynagrodzeń oraz motywującej roli awansu w celu zachęcenia pracowników do uzyskiwania jak najlepszych wyników,
  • - dopasowanie indywidualnych oczekiwań pracowników dotyczących własnego rozwoju do potrzeb urzędu,
  • - inspirowanie i motywowanie pracowników do realizowania celów i zadań urzędu,
  • - stymulowanie pracowników do rozwoju i podnoszenia kwalifikacji.
14.Zarządzanie jakością realizowanych zadań
Nadzorowanie prowadzonych działań w celu uzyskiwania pożądanych efektów, przez:
  • - tworzenie i wprowadzanie efektywnych systemów kontroli działania,
  • - sprawdzanie jakości i postępu w realizacji działań,
  • - modyfikowanie planów w razie konieczności,
  • - ocenianie wyników pracy poszczególnych pracowników,
  • - wydawanie poleceń mających na celu poprawę wykonywanych obowiązków.
15.Zarządzanie wprowadzaniem zmian
Wprowadzanie zmian w urzędzie przez:
  • - podejmowanie inicjatyw wprowadzania zmian,
  • - uzasadnianie konieczności wprowadzania zmian,
  • - określanie etapów i ram czasowych wprowadzanych zmian,
  • - wspieranie innych w okresie wprowadzania zmian,
  • - podejmowanie kroków zmniejszających niechęć do wprowadzanych zmian,
  • - skupianie się na sprawach kluczowych związanych z wprowadzanymi zmianami,
  • - przewidywanie reakcji pracowników na wprowadzane zmiany,
  • - wprowadzanie zmian w sposób pozwalający osiągnąć pozytywne rezultaty dla klientów urzędu.
16.Zorientowanie na rezultaty pracy
Osiąganie zakładanych celów, doprowadzanie działań do końca, przez:
  • - ustalanie priorytetów działania,
  • - identyfikowanie zadań krytycznych, szczególnie trudnych, mogących mieć przełomowe znaczenie,
  • - określanie sposobów mierzenia postępu realizacji zadań,
  • - przyjmowanie odpowiedzialności w trakcie realizacji zadań i wywiązywanie się z zobowiązań,
  • - zrozumienie konieczności rozwiązywania problemów oraz kończenia podjętych działań.
17.Podejmowanie decyzji
Umiejętność podejmowania decyzji w sposób bezstronny i obiektywny, przez:
  • - rozpoznawanie istoty problemu oraz określenie jego przyczyn,
  • - podejmowanie decyzji na podstawie sprawdzonych informacji,
  • - rozważanie zarówno krótko- , jak i długoterminowych skutków podejmowanych decyzji,
  • - podejmowanie decyzji w złożonych lub obarczonych pewnym ryzykiem sprawach,
  • - podejmowanie decyzji obarczonych elementem ryzyka po uprzednim zbilansowaniu potencjalnych zysków i strat.
18.Radzenie sobie w sytuacjach kryzysowych
Pokonywanie sytuacji kryzysowych oraz rozwiązywanie skomplikowanych problemów, przez:
  • - wczesne rozpoznawanie potencjalnych sytuacji kryzysowych,
  • - szybkie działanie mające na celu rozwiązanie kryzysu,
  • - dostosowywanie działania do zmieniających się warunków,
  • - wcześniejsze rozważanie potencjalnych problemów i zapobieganie ich skutkom,
  • - informowanie wszystkich, którzy będą musieli zareagować na kryzys,
  • - wyciąganie wniosków (nauki) z sytuacji kryzysowych tak, żeby można było w przyszłości uniknąć podobnych sytuacji,
  • - skuteczne działanie (także) w okresach przejściowych lub wprowadzania zmian.
19.Samodzielność
zdolność do samodzielnego wyszukiwania i zdobywania informacji, formułowania wniosków i proponowania rozwiązań w celu wykonania zleconego zadania.
20.Inicjatywa
  • - umiejętność i wola poszukiwania obszarów wymagających zmian i informowanie o nich,
  • - inicjowanie działania i branie odpowiedzialności za nie,
  • - mówienie otwarcie o problemach, badanie źródeł ich powstania
21.Kreatywność
Wykorzystywanie umiejętności i wyobraźni do tworzenia nowych rozwiązań ulepszających proces pracy, przez:
  • rozpoznawanie oraz identyfikowanie powiązań między sytuacjami,
  • wykorzystywanie różnych istniejących rozwiązań w celu tworzenia nowych,
  • otwartość na zmiany, poszukiwanie i tworzenie nowych koncepcji i metod,
  • inicjowanie lub wynajdywanie nowych możliwości lub sposobów działania,
  • badanie różnych źródeł informacji, wykorzystywanie dostępnego wyposażenia technicznego,
  • zachęcanie innych do proponowania, wdrażania i doskonalenia nowych rozwiązań.
22.Myślenie strategiczne
Tworzenie planów lub koncepcji realizowania celów w oparciu o posiadane informacje, przez:
  • - ocenianie i wyciąganie wniosków z posiadanych informacji,
  • - zauważanie trendów i powiązań między różnymi informacjami,
  • - identyfikowanie fundamentalnych dla urzędu potrzeb i generalnych kierunków działania,
  • - przewidywanie konsekwencji w dłuższym okresie czasu,
  • - przewidywanie długoterminowych skutków podjętych działań i decyzji,
  • - planowanie rozwiązywania problemów i pokonywania przeszkód,
  • - ocenianie ryzyka i korzyści różnych kierunków działania,
  • - tworzenie strategii lub kierunków działania zwiększających skuteczność,
  • - analizowanie okoliczności i zagrożeń.
23.Umiejętności analityczne
Umiejętne stawianie hipotez, wyciąganie wniosków przez analizowanie i interpretowanie danych, tj.:
  • - rozróżnianie informacji istotnych od nieistotnych,
  • - dokonywanie systematycznych porównań różnych aspektów,
  • - interpretowanie danych pochodzących z dokumentów, opracowań i raportów,
  • - stosowanie procedur prowadzenia badań i zbierania danych odpowiadających stawianym problemom,
  • - prezentowanie w optymalny sposób danych i wniosków z przeprowadzonej analizy,
  • - stosowanie odpowiednich narzędzi i technologii  (włącznie z aplikacjami komputerowymi) w celu rozwiązania problemu /zadania.

ZAŁĄCZNIK Nr 2

Arkusz okresowej oceny pracownika

Część A

................................................................................................................................................

                                                     (nazwa urzędu)

I. Dane dotyczące ocenianego pracownika

Imię
Nazwisko
Komórka organizacyjna
Stanowisko

Data mianowania

Data rozpoczęcia pracy na obecnym stanowisku

II. Dane dotyczące poprzedniej oceny

Ocena/poziom:

Data sporządzenia:

Wnioski dotyczące indywidualnego programu rozwoju zawodowego

...........................................                ...............................................                ..............................................................

             (miejscowość)                               (dzień miesiąc rok)                         pieczątka i podpis osoby wypełniającej)

Część B

I. Kryteria oceny i termin sporządzenia oceny na piśmie

Nr Kryteria obowiązkowe Nr Kryteria wybrane przez przełożonego
1 1
2 2
3 3
4 4
5 5

Sporządzenie oceny na piśmie nastąpi    w......................................................        (podać datę.................................

 ......................................................................................................         

           (imię i nazwisko oceniającego)    (stanowisko)

II. Zatwierdzenie kryteriów przez przełożonego

Uwagi Burmistrza do kryteriów wybranych przez przełożonego:

..........................................................                                   

(data i podpis)

zapoznałem się z kryteriami oceny oraz terminem sporządzenia oceny na piśmie

.................................................                     ............................................                .............................................. 

            (miejscowość)                                                      (data)                                            (podpis ocenianego)

Część C

Opinia dotycząca wykonywania obowiązków przez ocenianego

Należy opisać, w jaki sposób oceniany wykonywał obowiązki w okresie, w którym podlegał ocenie, czy spełniał ustalone kryteria oceny. Jeżeli urzędnik wykonywał w okresie, w którym podlegał ocenie, dodatkowe zadania, które nie wynikają z opisu zajmowanego przez niego stanowiska, należy je opisać.

..........................................................                                              .........................................................................

(miejscowość, data)                                                                                               (podpis oceniającego)

Część D

Określenie poziomu wykonania obowiązków oraz przyznanie okresowej oceny

Oceniam wykonanie obowiązków przez:

Panią/Pana .............................................................................

w okresie od ........................... do .........................................

na poziomie (wpisać krzyżyk w odpowiednie pole)

Bardzo dobrym

Wykonywał wszystkie obowiązki wynikające z opisu stanowiska pracy w sposób często przewyższający oczekiwania. W razie konieczności podjął się wykonania zadań dodatkowych i wykonał je zgodnie z ustalonymi standardami. W trakcie wykonywania obowiązków stale spełniał wszystkie

kryteria oceny wymienione w części B.

Dobrym

Wykonywał wszystkie obowiązki wynikające z opisu stanowiska pracy w sposób odpowiadający oczekiwaniom. W trakcie wykonywania

obowiązków stale spełniał większość kryteriów oceny wymienionych w

części B.

zadowalającym

Większość obowiązków wynikających z opisu stanowiska pracy wykonywał w sposób odpowiadający oczekiwaniom.

W trakcie wykonywania obowiązków spełniał niektóre kryteria oceny

wymienione w części B.

Niezadowalającym

Większość obowiązków wynikających z opisu stanowiska pracy 

Wykonywał w sposób nie odpowiadający oczekiwaniom. W trakcie wykonywania obowiązków nie spełniał wcale bądź spełniał rzadko

kryteria oceny wymienione w części B.

i przyznaję okresową ocenę:

................................................................................................................................................

(wpisać pozytywną-jeżeli zaznaczony został poziom bardzo dobry, dobry, lub zadowalający; negatywną-jeżeli poziom niezadowalający)

.....................................................                               ...................................................

(miejscowość, data)                                                              (podpis oceniającego)

Część E

Wnioski dotyczące indywidualnego programu rozwoju zawodowego

Należy określić kierunki rozwoju pracownika, uwzględniając sporządzoną ocenę, przyszłe zadania oraz oczekiwania pracownika. Określić, co będzie efektem, określić optymalne metody rozwoju, np. szkolenia, seminaria.

............................................................                             ........................................................

(miejscowość, data)                                                                   (podpis oceniającego)

zapoznałam/em się z oceną sporządzoną na piśmie

.................................................................                         .............................................................

(miejscowość, data)                                                                      (podpis ocenianego)

8. ZALECENIA DO DECYZJI KADROWYCH PODEJMOWANYCH W ŚWIETLE WYNIKÓW ROOP

Propozycje konkretnych decyzji kadrowych mających na celu: efektywne wykorzystanie możliwości  pracownika, bardziej trafne dopasowanie pracownika do stanowiska, zaplanowanie indywidualnej ścieżki kariery pracownika w Urzędzie:

  • zmiana stanowiska w pionie (awansowanie),
  • zmiana stanowiska w poziomie,
  • zmiana wynagrodzenia (przeszeregowanie),
  • zmiana zakresu obowiązku (rozszerzenie lub zawężenie treści pracy),
  • zakwalifikowanie  do rezerwy kadrowej,
  • zgłoszenie do pracy w zespołach projektowych,
  • skierowanie na szkolenie,
  • zawarcie kolejnej umowy na czas określony,
  • zawarcie umowy na czas nie określony,
  • wypowiedzenie  zmieniające warunki pracy i płacy,
  • definitywne wypowiedzenie umowy o pracę,
  • i inne.
9.OBIEG DOKUMENTÓW W PROCESIE ROOP

W przypadku przeprowadzenia ponownej oceny w trybie odwoławczym, do akt pracownika włącza się ocenę ostateczną.

Arkusz okresowej oceny pracownika po jego podpisaniu przez oceniającego i ocenianego, zostaje przekazany do kadr, gdzie znajdują się akta osobowe pracownika.

Przed przekazaniem Arkusza do kadr wykonuje się dwie kserokopie, z których jedną otrzymuje oceniający, a drugą oceniany.

Arkusz okresowej oceny pracownika jest dokumentem kadrowym i jako taki podlega ochronie zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych (Dz. U. 1997 r. nr 133 poz. 883). Arkusze okresowej ocen pracownika przechowywane są w aktach osobowych przez okres 3 lat  (3 ostatnie oceny).

Oceniający oraz osoby, które z racji stanowiska mają dostęp do informacji zawartych w Arkuszu oceny okresowej pracownika są obowiązane do zachowania tajemnicy i ujawniania tych informacji jedynie w zakresie niezbędnym  i w okolicznościach tego wymagających.

Arkusz oceny okresowej pracownika (oryginał i kopie) przechowywane są w sposób zapewniający ochronę danych