Protokół nr 41/04

Protokół nr 41/04

PROTOKÓŁ NR 41/04

z posiedzenia Komisji Rewizyjnej

odbytego w dniu 16 listopada 2004 r.

 

Ad. I. Sprawy regulaminowe:

ppkt. 1.

Otwarcia posiedzenia dokonał Przewodniczący Komisji radny Mieczysław Sawaryn. Stwierdził prawomocność obrad, gdyż na stan Komisji 5 osób w posiedzeniu uczestniczyli wszyscy.

Lista obecności członków Komisji stanowi załącznik nr 1.

Spoza grona Komisji w posiedzeniu udział wzięli:  

- Burmistrz Miasta i Gminy Gryfino p. Henryk Piłat,

- Skarbnik Miasta i Gminy Gryfino p. Jolanta Staruk,

- Naczelnik Wydziału Organizacyjnego p. Beata Pluskota,

- Inspektor Wydziału Planowania Przestrzennego, Aktywizacji Gospodarczej i Inwestycji p. Habib Hamdauoi.  

Porządek obrad członkowie Komisji otrzymali wraz z zawiadomieniem o posiedzeniu - załącznik nr 2.

 

ppkt. 2.

PROTOKÓŁ NR 40/04 z poprzedniego posiedzenia Komisji przyjęto bez uwag.

 

Ad. II. Ocena realizacji zadań inwestycyjnych zaplanowanych na 2004 r. - omówienie spraw zawartych we wnioskach Komisji wypracowanych na posiedzeniach w dniach: 3 listopada 2004 r. i 10 listopada 2004 r.

Materiał w ww. sprawie stanowi - załączniki nr 3.

Przewodniczący Komisji radny Mieczysław Sawaryn - materiał, który otrzymaliśmy na dzisiejszym posiedzeniu jest bardzo obszerny i nie jesteśmy w stanie dzisiaj go przeanalizować. W związku z tym uważam, że powinniśmy zastanowić się nad tym, z jakimi materiałami Komisja będzie chciała się jeszcze zapoznać. Proponuję, aby ww. materiał Komisja omawiała etapami, tzn. w rozbiciu na poszczególne zadania. W pierwszej kolejności Komisja zajmie się analizą zadania pn. „Rozbiórka budynku komunalnego przy ul. 1 Maja 7 w Gryfinie”.

Radny Józef Gutkowski - proszę, aby pracownicy Urzędu Miasta i Gminy w Gryfinie wystąpili na piśmie do Gryfińskiego Towarzystwa Budownictwa Społecznego o przedstawienie Komisji Rewizyjnej planów inwentaryzacyjnych budynku przy ulicy 1 Maja 7 w Gryfinie.

Przewodniczący Komisji radny Mieczysław Sawaryn - na wniosek radnego p. Józefa Gutkowskiego Komisja wystosowała do GTBS -u pismo o następującej treści: „Uprzejmie proszę o dostarczenie Komisji Rewizyjnej posiadanych planów inwentaryzacyjnych budynku przy ul. 1 Maja 7 w Gryfinie. W szczególności prosimy o dostarczenie obmiaru budynku, jego kubatury.

Ww. informację proszę dostarczyć w terminie 7 dni”.

Ww. pismo stanowi załączniki nr 4.

Radny p . Józef Gutkowski posiada obok tej nieruchomości garaż. Z jego codziennych obserwacji wynika, że podczas rozbiórki przedmiotowej nieruchomości odzyskiwana była cegła.

Wobec powyższego Komisja wystosowała do Przedsiębiorstwa Usług Komunalnych Sp. z o.o. w Gryfinie pismo o następującej treści:

„Uprzejmie proszę o przedłożenie Komisji Rewizyjnej następującej informacji:

- jaką ilość gruzu, cegły, belek stropowych, belek podłogowych poszycia dachowego dostarczono na wysypisko odpadów komunalnych w Gryfinie?

Proszę również o przesłanie odpisu rachunków, które wpłynęły na przełomie dwóch miesięcy tj.: czerwca i lipca br. za przyjęty gruz i odpady komunalne pochodzące z rozbiórki budynku przy ul. 1 Maja 7 w Gryfinie od p. Józefa Rybki właściciela Zakładu Ogólnobudowlanego. Ww. informację proszę dostarczyć w terminie 7 dni”.

Ww. pismo stanowi załączniki nr 5.

Przewodniczący Komisji radny Mieczysław Sawaryn – w związku z odpowiedzią p. Beaty Pluskoty z dnia 16 listopada 2004 r. na wnioski naszej Komisji z dnia 10 listopada 2004 r. proszę o wyjaśnienie kilku zagadnień.

W ww. piśmie powołuje się Pani na przepisy ustawy Prawo Zamówień Publicznych i wskazuje w pkt. 1 tego pisma, że przy realizacji zadania pn.” Wykonanie instalacji na budynku Urzędu Miasta i Gminy Gryfino” nie była stosowana ustawa o zamówieniach publicznych z uwagi na to, że koszt zamówienia nie przekraczał kwoty 6.000 euro. W tym samym piśmie zawarto informację, że zadanie „Oprawy oświetleniowe” zostało również wykonane. W związku z powyższym proszę o udzielenie następującej informacji:

- co było podstawą rozbicia zadania pn. „Wykonanie instalacji elektrycznej pod montaż opraw oświetlenia zewnętrznego budynku Urzędu Miasta i Gminy w Gryfinie” na dwa następujące zadania:

1/ zakup i dostawa oświetlenia elektrycznego,

2/ wykonanie instalacji elektrycznej?

W świetle obowiązujących przepisów i orzecznictwa, nie wolno rozbijać zadań związanych z wykonywaniem określonej inwestycji na poszczególne elementy i w ten sposób unikać przetargów.

Naczelnik Wydziału Organizacyjnego p. Beata Pluskota - ustawa - Prawo Zamówień Publicznych dzieli zamówienia publiczne na dostawy i na usługi. Do tej ustawy powołany jest tzw. „Słownik zamówień publicznych”, w którym jest mowa o usługach i dostawach. Wykonanie instalacji elektrycznej jest to usługa, a dostawa opraw oświetleniowych jest potraktowana jako dostawa. Dlatego powstał podział na dwa zamówienia publiczne.

Przewodniczący Komisji radny Mieczysław Sawaryn - taka jest interpretacja pracowników Urzędu Miasta i Gminy w Gryfinie. Jeżeli została wykonana instalacja elektryczna na budynku, która łączy się z oprawami oświetleniowymi, to według Pani zamontowanie „Opraw oświetleniowych” traktowane jest jako „dostawa”, a położenie instalacji elektrycznej jako „usługa”, czy tak?

Naczelnik Wydziału Organizacyjnego p. Beata Pluskota - tak. Finansowanie tych dwóch zadań zostało zakwalifikowane w dziale 750, rozdział 75023, § 4300 (zakup usług pozostałych). „Wykonanie instalacji elektrycznej” - jest to usługa, a „Zakup opraw oświetleniowych, pod wykonaną instalację” jest to dostawa, czyli finansowanie było z działu 750, rozdział 75023, § 4210 (zakup materiałów i wyposażenia).

Przewodniczący Komisji radny Mieczysław Sawaryn - czy wykonanie instalacji elektrycznej i zakup opraw oświetleniowych przeprowadzała ta sama firma?

Naczelnik Wydziału Organizacyjnego p. Beata Pluskota - tak, wykonanie ww. robót przeprowadziła firma „MARDEL” ze Szczecina.

Przewodniczący Komisji radny Mieczysław Sawaryn - który wydział w Urzędzie Miasta i Gminy zajmował się przeprowadzeniem zamówień publicznych?

Naczelnik Wydziału Organizacyjnego p. Beata Pluskota - przygotowaniem i przeprowadzeniem ww. zamówień publicznych zajmował się Wydział Organizacyjny, ponieważ finansowanie tych zadań pochodziło z tego Wydziału.

Radny Józef Gutkowski - ile kosztowała realizacja tych zadań?

Naczelnik Wydziału Organizacyjnego p. Beata Pluskota -dostawa opraw oświetleniowych kosztowała brutto 10.000 zł, a netto 8.000 zł. Koszt wykonania instalacji elektrycznej to 27.000 zł brutto, a netto 22.000 zł.

Przewodniczący Komisji radny Mieczysław Sawaryn - zgodnie z obowiązującą ustawą, podatek VAT nie jest wliczany do ceny, czy to prawda?

Naczelnik Wydziału Organizacyjnego p. Beata Pluskota - kwota 6.000 euro jest kwotą netto.

Radny Janusz Skrzypiński - skoro wiadomym było, że będzie wykonywany remont elewacji budynku Urzędu Miasta i Gminy w Gryfinie, to dlaczego ww. zadania nie zostały włączone do Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówień Publicznych i nie zostały wykonane jako całość?

Naczelnik Wydziału Organizacyjnego p. Beata Pluskota - ww. pytanie jest nie do mnie. Ja tego nie wiem.

Radny Jan Bielecki – w materiałach przedstawionych Komisji jest wykaz materiałów, z których wykonano instalację elektryczną. W szczególności chodzi mi o piasek do zaprawy - 5,2 kubika i wapno w ilości 1,4 t.. Natomiast gruzu wywieziono tylko jeden metr. Jeżeli wykonawca chciałby bruzdy pod przewody elektryczne o długości 700 metrów przykryć, to na jeden metr przewodu należałoby kuć bruzdę 2 cm głęboką i 60 cm szeroką po to, aby wykorzystać ten materiał, który został wykazany i wpisany w dokumenty. Ilość zakupionych materiałów jest bardzo duża. Podany koszt zakupu kabla jest dwa razy większy, niż w sklepie, tj.: 4,90 zł za m2 przewodu, jest to koszt nabycia kabla przez wykonawcę, a w sklepie cena kabla wynosi około2 zł - 2,10 zł za m2.

Naczelnik Wydziału Organizacyjnego p. Beata Pluskota - inspektorem nadzoru dla zadania „Oprawy oświetleniowe” oraz „Wykonanie instalacji elektrycznej” był, p. Habib Hamdauoi, który szczegółowo udzieli informacji w zakresie spraw technicznych.  

Przewodniczący Komisji radny Mieczysław Sawaryn - czy wykonane zadanie odpowiada wartości zlecenia, czy przekroczyło wartość zlecenia? Ile kosztowało wykonanie instalacji elektrycznej?

Naczelnik Wydziału Organizacyjnego p. Beata Pluskota – wykonanie instalacji elektrycznej kosztowało 22.000 zł netto, czyli27.000 zł brutto.

Przewodniczący Komisji radny Mieczysław Sawaryn - interesuje nas sprawa dotycząca remontu łazienki na I piętrze w budynku Urzędu Miasta i Gminy w Gryfinie. Co się stało, że remont łazienki, którego wartość przekracza 6.000 euro nie został wykonany w ramach przetargu, tylko wykonawcę wyłoniono z wolnej ręki? W tym przypadku nie można powiedzieć, że przeprowadzony remont został wykonany w ramach kilku inwestycji.

Naczelnik Wydziału Organizacyjnego p. Beata Pluskota - Wydział Planowania Przestrzennego, Aktywizacji Gospodarczej i Inwestycji poprosił mnie o zakupienie niezbędnych elementów stanowiących wyposażenie tej łazienki, tj.: suszarki, chłodziarki, zmywarki, drzwi. Zakupu dokonałam na przełomie 2003/2004 roku.

Przewodniczący Komisji radny Mieczysław Sawaryn – czy to oznacza, że otrzymała Pani zlecenie z Wydziału Planowania Przestrzennego, Aktywizacji Gospodarczej i Inwestycji na zakup ww. wyposażenia?

Naczelnik Wydziału Organizacyjnego p. Beata Pluskota - tak. W zamówieniu z dnia 2 stycznia 2004 r. wyraźnie napisane jest, że Urząd Miasta i Gminy Gryfino zamawia dostawę stolarki drzwiowej, a kolor należy uzgodnić z Wydziałem Planowania Przestrzennego, Aktywizacji Gospodarczej i Inwestycji.

Przewodniczący Komisji radny Mieczysław Sawaryn - proszę nasze pytania traktować jako chęć Komisji do wyjaśnienia sprawy. Rozumiemy, że Pani jest tylko wykonawcą pewnych poleceń. Dziękuję Pani Naczelnik za przybycie na posiedzenie Komisji i udzielenie wyczerpujących wyjaśnień.

Następnie na posiedzenie Komisji poproszono Inspektora Wydziału Planowania Przestrzennego, Aktywizacji Gospodarczej i Inwestycji p. Habiba Hamdauoi.

Przewodniczący Komisji Rewizyjnej radny Mieczysław Sawaryn - na dzisiejszym posiedzeniu zajmujemy się oceną realizacji zadań inwestycyjnych zaplanowanych na 2004 r.

W ww. sprawie otrzymaliśmy materiały, z których wynika, że był Pan inspektorem nadzoru przy realizacji zadań pn. „Oprawy oświetleniowe” oraz „Wykonanie instalacji elektrycznej”, czy to prawda?

Inspektor Wydziału Planowania Przestrzennego, Aktywizacji Gospodarczej i Inwestycji p. Habib Hamdauoi – nie. Przy realizacji ww. zadań inspektorem nadzoru był p. Ryszard Sznigir. Natomiast ja byłem w składzie Komisji, która dokonywała odbioru zadań.  

Przewodniczący Komisji radny Mieczysław Sawaryn – Komisja Rewizyjna została wprowadzona w błąd. W materiałach, które otrzymaliśmy napisane jest, że to Pan był inspektorem nadzoru przy realizacji powyższych zadań.

Radny Jan Bielecki – w materiałach przedstawionych Komisji jest wykaz materiałów, z których wykonano instalację elektryczną. W szczególności chodzi mi o piasek do zaprawy - 5,2 kubika i wapno w ilości 1,4 t. Natomiast gruzu wywieziono tylko jeden metr. Jeżeli wykonawca chciałby bruzdy pod przewody elektryczne o długości 700 metrów przykryć, to na jeden metr przewodu należałoby kuć bruzdę 2 cm głęboką i 60 cm szeroką po to, aby wykorzystać ten materiał, który został wykazany i wpisany w dokumenty. Ilość zakupionych materiałów jest bardzo duża. Podany koszt zakupu kabla jest dwa razy większy, niż w sklepie tj.: 4,90 zł za m2 przewodu, jest to koszt nabycia kabla przez wykonawcę, a w sklepie cena kabla wynosi około2 zł - 2,10 zł za m2.

Inspektor Wydziału Planowania Przestrzennego, Aktywizacji Gospodarczej i Inwestycji p. Habib Hamdauoi – według Katalogu Nakładów Rzeczowych (KNR-W 4-01-0705-07 ) wykonanie pasów tynków zwykłych Kat. III o szer. do 10 cm. na murach z cegieł lub ścianach z betonu pokrywających bruzdy z przewodami elektrycznymi wynika, że na 1 mb powierzchni, potrzeba 1,6 kg/m cementu, wapna 2.0 kg/m i 0,008 m3/m piasku. A więc na pokrywanie bruzdy długości 520 m należałoby zastosować 832 kg cementu i 1040 kg wapna.  

Radny Jan Bielecki – jeżeli mamy 700 m kabla, to na zakrycie 1 metra bruzdy o głębokości 2 cm i szerokości 60 cm potrzeba było 7 kubików, w tym 5 kubików piasku, 1,4 t wapna tj. 2 kubiki.

Przewodniczący Komisji radny Mieczysław Sawaryn – powinien być wykazany faktyczny stan zużycia materiałów, a nie stan zużycia materiałów według Katalogu Nakładów Rzeczowych.

Radny Jan Bielecki - podany koszt zakupu kabla przez wykonawcę jest dwa razy większy, a niżeli jest w sklepie tj. 4,90 zł za m2 przewodu, a w sklepie 2 zł - 2,10 zł za m2.

Przewodniczący Komisji radny Mieczysław Sawaryn – z tego co pamiętam, to Burmistrz Miasta i Gminy Gryfino p. Henryk Piłat powiedział, że instalacja elektryczna została wykonana w ramach prezentu od wykonawcy. W ofercie przetargowej na zadanie pn. „Remont elewacji budynku administracyjnego Urzędu Miasta i Gminy Gryfino przy ul. 1 Maja 16” był obowiązek posiadania uprawnień do prowadzenia robót przy obiektach zabytkowych. Z przedstawionych dokumentów wynika, że firma, która pełniła nadzór konserwatorski na ww. zadaniu nie posiadała aktualnych uprawnień do prowadzenia robót przy obiektach zabytkowych.

Inspektor Wydziału Planowania Przestrzennego, Aktywizacji Gospodarczej i Inwestycji p. Habib Hamdauoi – sprawdzaniem ww. dokumentów zajmuje się Komisja Przetargowa. Jednak ww. zapis mówi, że o prowadzeniu jakichkolwiek prac w zabytkowym budynku musi być powiadomiony Konserwator Zabytków. Na prowadzenie prac przy budynku musi być zgoda konserwatora.

Przewodniczący Komisji radny Mieczysław Sawaryn – jaki był skład Komisji Przetargowej?

Radny Józef Gutkowski – członkami Komisji Przetargowej byli:

- p. Krystyna Klimek,

- p. Ewa Kubiak,

- p. Janina Morawicka,

- p. Mariusz Andrusewicz,

- p. Agnieszka Wernikowska.

Radny Jan Bielecki - uważam, że niezbyt starannie zostały przeprowadzone prace przy wykonaniu elewacji szczytowej budynku tut. urzędu. Na dole przy parapetach cynkowych tynk nie trzyma się cegły.

Przewodniczący Komisji radny Mieczysław Sawaryn – bardzo proszę, aby Pan to sprawdził i jeżeli tak jest, to proszę naprawić to w ramach gwarancji.

Inspektor Wydziału Planowania Przestrzennego, Aktywizacji Gospodarczej i Inwestycji p. Habib Hamdauoi – na pewno zajmę się sprawą.

Przewodniczący Komisji radny Mieczysław Sawaryn - dziękuję za wyczerpujące wyjaśnienia.

 

Ad. III. Omówienie spraw związanych ze sprzedażą przez UMiG samochodu osobowego marki Opel Omega oraz zakupem samochodu osobowego marki Peugot 607.

Materiał informacyjny do powyższego punktu członkowie Komisji otrzymali na piśmie na posiedzeniu Komisji, które odbyło się w dniu 23 lipca 2004 r.

Materiał stanowi załącznik nr 6 do PROTOKOŁU Nr 34/04.

Przewodniczący Komisji radny Mieczysław Sawaryn – proponuję, aby Komisja zajęła się omawianiem dokumentów dotyczących zakupu przez Urząd Miasta i Gminy w Gryfinie samochodu osobowego marki Peugeot 607.

Na sesji Rady Miejskiej w Gryfinie w dniu 30 grudnia 2003 r. Rada Miejska podjęła Uchwałę Nr XVI/240/03 w sprawie uchwalenia budżetu Gminy Gryfino na 2004 r. W ww. uchwale w dziale 750 „Administracja publiczna” zaplanowano:

- wydatki na zakupy inwestycyjne w wysokości 300.000 zł potrzeby wynikające z organizacji Urzędu i wymiana zużytego sprzętu typu: samochód osobowy, kserokopiarki, komputery, serwer SQL, wdrożenie programu elektronicznego obiegu dokumentów itp.

- przebudowa sali posiedzeń Rady Miejskiej planowana kwota 200.000 zł.

Wynika z tego, iż w dniu 30 grudnia 2003 r. radni postanowili, że w 2004 roku zostanie zakupiony samochód osobowy dla Urzędu.

Następnie mamy dokument w postaci „Wtórnika Dokumentu” tj. dowód przelewu bankowego, gdzie Urząd Miasta i Gminy w Gryfinie w dniu 30 grudnia 2003 r. dokonał 10% przedpłaty tj. 16.000 zł na samochód PEUGEOT 607 Diamant Pack, na rzecz Firmy PEUGEOT – A. Drewnikowski w Szczecinie.- Zamówienie 540/PS/2003/1275023 - 606.

Na posiedzenie Komisji poproszono Skarbnika Miasta i Gminy Gryfino p. Jolantę Staruk.

Przewodniczący Komisji radny Mieczysław Sawaryn – analizując dostarczone Komisji dokumenty w sprawie zakupu samochodu osobowego marki Peugeot 607 dla tut. Urzędu zauważyliśmy, że Rada Miejska w Gryfinie w dniu 30 grudnia 2003 r. uchwaliła budżet na 2004 r., w którym w dziale 750 – Administracja publiczna ustalono, że w 2004 r. zostanie zakupiony samochód osobowy dla Urzędu. Następny dokument, który otrzymaliśmy od Pani, tj. „Wtórnik Dokumentu” z dnia 30 grudnia 2003 r., tj. dowód przelewu bankowego, gdzie Urząd Miasta i Gminy w Gryfinie dokonał 10% przedpłaty na samochód PEUGEOT 607 Diamant Pack dla Firmy PEUGEOT – A. Drewnikowski w Szczecinie – Zamówienie 540/PS/2003/1275023 - 606.

Wobec powyższego chcielibyśmy dowiedzieć się, co znaczy „Zamówienie 540/PS/2003/1275023 - 606”.

Skarbnik Miasta i Gminy Gryfino p. Jolanta Staruk - zamówienie zostało złożone ustnie w czasie, kiedy jeżdżono do firm i wybierano samochód. Chodziło o zakup samochodu ze starego kontyngentu, tj. z 2003 r.. Okazało się, że zostały tylko dwa samochody z tego rocznika. W związku z tym, że samochody byłyz 2003 r. Dealer zaoferował, że możemy zarezerwować samochód właśnie w formie zlecenia - zamówienia, a jego cena będzie dużo niższa.

Przewodniczący Komisji radny Mieczysław Sawaryn – Pani Skarbnik, czy takie same zamówienie zostało złożone u Autoryzowanego Dealera Skody i czy również dokonano 10% przedpłaty, tj. 16.000 zł. na zakup samochodu osobowego marki Skoda Superb Platinum 2.5V6/120kW(163kM)? Rozumiem, że Gmina Gryfino zastanawiała się nad zakupem samochodu osobowego marki Volvo, Skoda oraz Peugeot. Czy przedpłata w wysokości 16.000 zł została złożona do wszystkich dealerów. Przecież w dniu 30 grudnia 2003 r. Gmina Gryfino nie wiedziała, który samochód zostanie zakupiony. Dlaczego dokonano 10% przedpłaty w wysokości 16.000 zł na zakup samochodu osobowego marki Peugeot 607 Diamant Pack tylko Firmie Peugeot - A. Drewnikowski w Szczecinie, a nie dokonano takiej przedpłaty w Firmie PEHAMOT Sp. z o.o. w Szczecinie i w Auto Bruno Autoryzowany Dealer Volvo w Szczecinie? Wszędzie należało zapewnić sobie możliwość zakupu samochodu osobowego wyprodukowanego w 2003 r. poprzez dokonanie 10% przedpłaty. 

Skarbnik Miasta i Gminy Gryfino p. Jolanta Staruk - w dwóch ww. salonach nie dokonano 10% przedpłaty, ponieważ nie było w nich samochodów wyprodukowanych w 2003 r. Byłyby tylko nowe samochody i dopiero po nowym roku. Istniała możliwość zabezpieczenia samochodów ale tylko z nowej produkcji.

Przewodniczący Komisji radny Mieczysław Sawaryn - Pani Skarbnik proszę, aby odnosiła się Pani tylko i wyłącznie do tego, co mamy w dokumentach. Rozumiem, że przygotowywaliśmy się do przetargu ofertowego. Według posiadanych przez Komisję Rewizyjną dokumentów w dniu 29 grudnia 2003 r. wpłynęły dwie oferty z Firmy PEHAMOT Sp. z o.o. w Szczecinie i od A. Drewnikowski Koncesjoner Peugeot  
w Szczecinie.

Skarbnik Miasta i Gminy Gryfino p. Jolanta Staruk – gdyby Gmina zdecydowała się na kupno samochodu od któregoś z ww. wymienionych oferentów, to byłby to samochód z 2004 roku.

Przewodniczący Komisji radny Mieczysław Sawaryn – w ofercie cenowej, która wpłynęła z PEHAMOT Sp. z o.o. w Szczecinie cena katalogowa samochodu wyprodukowanego w 2003 roku wynosiła 154.640 PLN (brutto). Skoro Gmina chciała kupić samochód osobowy wyprodukowany w 2003 roku, to dlaczego nie dokonano 10% przedpłaty na samochód marki Skoda Superb Platinum. Przecież przed dokonaniem przedpłaty w Firmie Peugeot – A. Drewnikowski w dniu 29 grudnia 2003 r. do tut. Urzędu wpłynęły dwie oferty cenowe na samochody wyprodukowane w 2003 roku. Dlaczego dokonano 10% przedpłaty w Firmie Peugeot – A. Drewnikowski, a nie w Firmie PEHAMOT Sp. z o.o. w Szczecinie?

Skarbnik Miasta i Gminy Gryfino p. Jolanta Staruk – faktura na kupno samochodu Peugeot 607 została zapłacona w lutym 2004 r.

Przewodniczący Komisji radny Mieczysław Sawaryn – z wypowiedzi Pani wynika, że w grudniu 2003 r. Gmina chciała zarezerwować samochód wyprodukowany w2003 r. W dniu 29 grudnia do Gminy wpłynęły dwie oferty cenowe tj. od Skody i od Peugeota.

Skarbnik Miasta i Gminy Gryfino p. Jolanta Staruk – ze względu na bogate wyposażenie samochodu marki Peugot 607, Gmina postanowiła wnieść 10% przedpłatę.     

Przewodniczący Komisji radny Mieczysław Sawaryn – Pani Skarbnik bardzo proszę mówić o dokumentach, które posiada Komisja. Skoro Gmina w grudniu 2003 r. wybrała odpowiedni typ i markę samochodu, to z tego wynika, że niepotrzebnie został zorganizowany przetarg. Z powyższego wynika, że przetarg został rozstrzygnięty przed upływem terminu, który wyznaczony był na dzień 15 lub 16 stycznia 2004 r. Przecież w dniu 29 lub 30 grudnia 2003 r. Gmina nie mogła wiedzieć, która oferta wygra, gdyż nie było rozstrzygnięcia przetargu. W tym czasie mogły wpłynąć jeszcze inne oferty, np. z Poznania lub z Auto Bruno Autoryzowany Dealer Volvo w Szczecinie, w których byłaby korzystniejsze oferty na zakup samochodu z 2003 roku. Proszę wyjaśnić dlaczego przekazano 10% przedpłaty, tj. 16.000 zł Firmie PEUGEOT - A. Drewnikowski, a nie wpłacono takiej przedpłaty Firmie Auto Bruno Autoryzowany Dealer Volvo? Z tego co Pani mówi wynika, że w grudniu 2003 r. Gmina dokonała wyboru oferty na kupno samochodu osobowego marki Peugeot 607.

Skarbnik Miasta i Gminy Gryfino p. Jolanta Staruk – Gmina dokonała takiego wyboru dlatego, że był to ostatni samochód wyprodukowany w 2003 r.

Przewodniczący Komisji radny Mieczysław Sawaryn – przecież Firma PEHAMOT Sp. z o.o. w Szczecinie też miała samochód z 2003 roku. Skąd Gmina w dniu 29 grudnia 2003 r. miała pewność, że nie wpłynie już żadna oferta np. z Poznania dotycząca sprzedaży samochodu z 2003 r. lub z Auto Bruno Autoryzowany Dealer Volvo ze Szczecina.

Skarbnik Miasta i Gminy Gryfino p. Jolanta Staruk – przecież z dokumentów, które otrzymała Komisja wynika, że oferty, które wpłynęły z ww. Firm były o wiele wyższe.

Przewodniczący Komisji radny Mieczysław Sawaryn –dobrze, ale powyższe oferty wpłynęły dopiero w dniu 12 stycznia 2004 r., a Gmina dokonała 10% przedpłaty w dniu 30 grudnia 2003 r.

Skarbnik Miasta i Gminy Gryfino p. Jolanta Staruk – żeby dowiedzieć się jaka jest cena sprzedaży jakiegokolwiek samochodu w jakimkolwiek salonie, to można sprawdzić to poprzez internet.

Przewodniczący Komisji radny Mieczysław Sawaryn – proszę dostarczyć Komisji „Zamówienie 540/PS/2003/1275023 - 606”. Rozumiem, że jest to oznaczenie pisma Gminy, które zostało wysłane do Firmy Peugeot – A. Drewnikowski.

Skarbnik Miasta i Gminy Gryfino p. Jolanta Staruk – pod ww. numerem samochód marki Peugeot 607 występował u Pana A. Drewnikowskiego w zestawieniu komputerowym pod którym dokonuje się rezerwacji samochodów. Wybrany kolor i wyposażenie tego samochodu ma taki numer w katalogu serwisu samochodowego. Pozostałe samochody, o których mowa nie były rezerwowane i nie mają numerów.

Przewodniczący Komisji radny Mieczysław Sawaryn - Pani Skarbnik, dlaczego dokonano rezerwacji samochodu marki Peugeot 607 przed rozstrzygnięciem przetargu?

Skarbnik Miasta i Gminy Gryfino p. Jolanta Staruk – dlatego, że na dzień 1 lub 2 stycznia 2004 r. nie byłoby w salonach Peugeota samochodów wyprodukowanych w 2003 r.

Przewodniczący Komisji radny Mieczysław Sawaryn -skąd ta informacja?

Skarbnik Miasta i Gminy Gryfino p. Jolanta Staruk – ww. informacja jest od dealerów sprzedających samochody, którzy poprzez bazę komputerową łączą się z główną centralą salonu i mają wgląd do tego, ile w całej Polsce i w jakim salonie jest samochodów.

Przewodniczący Komisji radny Mieczysław Sawaryn – w dniu 22 grudnia 2003 r. Firma A. Drewnikowski Koncesjoner Peugeot w Szczecinie przesyła do Urzędu Gminy pismo złożone dnia 29 grudnia 2003 r. o następującej treści:

„ W nawiązaniu do wcześniejszej rozmowy przesyłamy Państwu ofertę zakupu samochodu Peugeot 607 Diamant Pack. Jednocześnie informujemy że przy odbiorze samochodu w roku 2004 cena nie ulegnie zmianie mimo planowanych podwyżek cen”.

Obecnie Gmina jest w posiadaniu samochodu osobowego marki Peugeot 607 – silnik: 2179 cm3 turbodiesel HDI 136 KM.

Wobec powyższego proszę powiedzieć, gdzie w piśmie od p. A. Drewnikowski wskazany jest numer: 540/PS/2003/1275023, na który powołała się Gmina?

Skarbnik Miasta i Gminy Gryfino p. Jolanta Staruk – nie wiem dlaczego ww. numeru nie ma w tym piśmie, ponieważ u Pana dealera spisywane były numery samochodu oraz numery jego zarejestrowania w ogólnym systemie komputerowym. Każdy sprzedawany samochód ma swoją rubrykę w komputerze. Jest to numer katalogowy samochodu pod którym zapisane są jego wszystkie dane. Ww. numer otrzymuje się przy złożeniu zamówienia. W okresie późniejszym ww. numer służy do rejestracji samochodu i do korzystania z usług serwisowych.

Przewodniczący Komisji radny Mieczysław Sawaryn – Pani Skarbnik proszę nas zrozumieć. Wykazane mamy dwie ceny tj. oferta cenowa Pehamot Sp. z o.o. Skody z dnia 29 grudnia 2003 r. na zakup samochodu Skoda Superb Platinum 2.5V6/120kW(163kM) - rok produkcji 2003 zacenę 168.190 zł (brutto) oraz ofertę cenową A. Drewnikowski PEUGEOT ze Szczecina z dnia 29 grudnia 2003 r. na zakup samochodu Peugeot 607 2,2 HDI PACK DIAMANT za cenę z uwzględnieniem rabatu 169.290 zł (brutto). Z powyższego wynika, że oferowana cena zakupu samochodu osobowego marki Skoda Superb Platinum była korzystniejsza. Według Pani wyjaśnień wynika, że Gmina ustaliła z Peugeotem ten numer i dlatego na tym przelewie jest podane „Zamówienie 540/PS/2003/1275023”.

Skarbnik Miasta i Gminy Gryfino p. Jolanta Staruk – jest to numer zamówienia katalogowego, czyli jest to numer samochodowy pod jaką pozycją się znajduje.

Przewodniczący Komisji radny Mieczysław Sawaryn – teraz proponuję sprawdzić Fakturę VAT nr 10/PS/2004/01. Czy jest w niej podany numer, o którym Pani mówi? Faktura VAT - data wystawienia: 15/01/2004 ,data sprzedaży: 15/01/2004, Nr zamówienia 540 z dnia 29/12/2003. W ww. fakturze jest podany numer zamówienia 540. Jest to pierwsza cyfra, czyli należy wnosić, że było jakieś zamówienie o numerze 540 i nie jest to numer samochodu. Ww. faktura nie zawiera numeru 540/PS/2003/1275023. Należy wnosić, że było złożone zamówienie o numerze 540/PS/2003/1275023.

Skarbnik Miasta i Gminy Gryfino p. Jolanta Staruk – tak było zamówienie 540. W komputerze ten samochód miał taki numer.

Przewodniczący Komisji radny Mieczysław Sawaryn – czy Komisja może otrzymać wyciągi tego zamówienia? W fakturze napisany jest nr zamówienia 540 z dnia 29/12/2003, sposób zapłaty, przelew, termin zapłaty 22/01/2004.

Skarbnik Miasta i Gminy Gryfino p. Jolanta Staruk – w tym przypadku należałoby pojechać do Pana Drewinkowskiego i wziąć ten numer z komputera.

Przewodniczący Komisji radny Mieczysław Sawaryn – następna sprawa, którą chcielibyśmy wyjaśnić dotyczy zamówienia publicznego. W dniu 19 grudnia 2003 r. Gmina Gryfino wystosowała pismo do MOTOMARKET Koncesjoner PeugeotMałgorzata Czabajska o następującej treści:

„Działając na podstawie art. 13 Ustawy o zamówieniach publicznych (Dz. U. Nr 76, poz. 344 z dnia 3.07.1994 r. z późn. zmianami) zwracam się z prośbą o przedstawienie pisemnej oferty cenowej na sprzedaż samochodu osobowego w cenie netto do 30.000 EUR na rzecz Zamawiającego – Urząd Miasta i Gminy w Gryfinie, ul. 1 –go Maja 16, 74 –100 Gryfino.

Warunki zamówienia:

1. Jedynym kryterium wyboru najkorzystniejszej oferty jest najniższa cena, która zgodnie z art. 69 ust. 1 cytowanej Ustawy, nie podlega negocjacji ani zmianie po terminie złożenia oferty.

2. Termin składania ofert: 12 stycznia 2004 r.

3. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert wariantowych.

4. Minimalne wymagania, jakie musi spełniać przedmiot zamówienia:

4.1. silnik wysokoprężny o pojemności do 2,5 dm sześć.;

4.2. podwójne zabezpieczenie przed kradzieżą;

4.3. gwarancja 36 miesięcy;

4.4. nadwozie typu sedan;

4.5. zestaw poduszek powietrznych kierowcy i pasażerów;

4.6. wspomaganie układu kierowniczego;

4.7. klimatyzacja automatyczna;

4.8. pełny pakiet elektryczny – centralny zamek, elektrycznie regulowane i podgrzewane lusterka, elektrycznie podnoszone szyby;

4.9. elektroniczne układy kontroli trakcji i toru jazdy (typu ESP, ABS, ASR itp.);

4.10. reflektory ksenonowe;

4.11. komputer pokładowy;

4.12. nawigacja satelitarna;

4.13. fabryczny zestaw audio;

4.14. instalacja do telefonu komórkowego z systemem głośnomówiącym;

4.15. samochód fabrycznie nowy.

5. Postępowanie zostanie rozstrzygnięte w dniu 13 stycznia 2004 r.

Oferty można składać listownie lub osobiście w siedzibie Urzędu - pok. 31 – sekretariat Burmistrza lub w pok. 17 – sekretariat Sekretarza Miasta i Gminy”.

W dniu 19 grudnia 2003 r. pisma o takiej treści zostały wysłane do wszystkich dealerów. W jaki sposób wysłano pisma?

Skarbnik Miasta i Gminy Gryfino p. Jolanta Staruk – ww. pisma wysłano normalnie, tak jak Gmina wysyła. Nie wiem czy ww. pisma zostały wysłane listem zwykłym, czy listem poleconym.

Radny Józef Gutkowski – uważam, że wysłanie ww. pism powinno być odnotowane w Pocztowej Książce Nadawczej, czy tak?

Skarbnik Miasta i Gminy Gryfino p. Jolanta Staruk – tak, powinny być odnotowane. Wiem, że wysyłane były pisma do dealerów.

Radny Jan Bielecki - w Fakturze VAT nr 10/PS/2004/01 nie została ujęta 10% przedpłata, co stanowi kwotę w wysokości 16..000 zł.

Przewodniczący Komisji radny Mieczysław Sawaryn – jeżeli Firma A. Drewnikowski PEUGOT nie wykazała wpłaty zaliczki to uważam, że nie zachowali się odpowiednio skrupulatnie.

Skarbnik Miasta i Gminy Gryfino p. Jolanta Staruk – napisano tak dlatego, że przy wcześniejszych rozmowach prowadzonych z Panem A. Drewnikowskim tak ustalono. W momencie rezygnacji z kupna samochodu, Gmina Gryfino otrzymałaby zwrot wpłaconej zaliczki. Ww. faktura została wystawiona przez p. A. Drewnikowskiego. W firmie PEUGOTA prowadzone są dwa systemy komputerowe. Jeżeli wystawia się taką fakturę, która przechodzi przez Główny Zarząd PEUGOTA, to od razu wykazywane są środki wpłacone przez Gminę. Zaliczka wpłacona przez Gminę została wprowadzona do systemu komputerowego p. A. Drewnikowskiego, a nie do głównego systemu, z tego względu, że w momencie wycofania się z umowy nastąpił by zwrot wpłaconej zaliczki.

Przewodniczący Komisji radny Mieczysław Sawaryn – z dokumentów wynika, że zaliczka w wysokości 16.000 zł została wpłacona w dniu 30 grudnia 2003 r. Następnie w dniu 15 stycznia 2004 r. dealer salonu Peugota wystawił fakturę, którą Pani podpisała i zaakceptowała. Czyli dnia 15 stycznia 2004 r. dokonano zakupu samochodu osobowego marki Peugot 607.

Skarbnik Miasta i Gminy Gryfino p. Jolanta Staruk – nie, w dniu 15 stycznia 2004 r. została wystawiona faktura.

Przewodniczący Komisji radny Mieczysław Sawaryn – faktura, która jest wystawiona na dzień 15 stycznia 2004 r., świadczy o dokonaniu zakupu.

Skarbnik Miasta i Gminy Gryfino p. Jolanta Staruk – w dniu 15 stycznia 2004 r. Gmina Gryfino nie dokonała odbioru samochodu z salonu PEUGOTA. To, że faktura została wystawiona w dniu 15 stycznia 2004 r. to nie znaczy, że my ten towar nabyliśmy. Dany towar jest dopiero nabyty, gdy pieniądze znajdą się na koncie dealerai dopiero wtedy można dokonać odbioru samochodu. Dopóki Gmina nie dokonana wpłaty pieniędzy na rachunek dealera, to ten samochód jest jego własnością.

Przewodniczący Komisji radny Mieczysław Sawaryn – Pani Skarbnik w dniu 15 stycznia 2004 r. dokonano wystawienia faktury poprzez sprzedawcę A. Drewnikowskiego PEUGOT i nabywcę Urząd Miasta i Gminy Gryfino, gdzie wymieniono dokładnie samochód i jego dane, ustalono sposób zapłaty, tj. przelew w wysokości 16.000 zł, który został już dokonany. Natomiast drugi przelew w wysokości 143.132 zł miał zostać zapłacony do dnia 22 stycznia 2004 r. Z tego wynika, że Gmina Gryfino dokonała zakupu samochodu osobowego marki Peugot 607 w dniu 15 stycznia 2004 r., czyli w dniu 15 stycznia 2004 r. dokonano sprzedaży tego samochodu.   

Skarbnik Miasta i Gminy Gryfino p. Jolanta Staruk – nie, tak nie jest. Gmina Gryfino ww. samochód miała dopiero w miesiącu lutym 2004 r., tj. dnia 6 lutego 2004 roku.

Przewodniczący Komisji radny Mieczysław Sawaryn – proszę o dostarczenie Komisji oryginału „Faktury VAT nr 10/PS/2004/01”. Pani Skarbnik skoro faktura została wystawiona w dniu 15 stycznia 2004 r., to ten samochód był już Gminy.

Skarbnik Miasta i Gminy Gryfino p. Jolanta Staruk – nie. Zasady są takie, że przy udzielaniu kredytów samochodowych, klient mógł otrzymać uruchomienie pożyczki w momencie, gdy fizycznie otrzymuje samochód. Tak samo jest z fakturą, obojętnie za jakikolwiek towar. Żaden dealer nie da towaru, dopóki nie dokona się 100% wpłaty. Przecież w momencie, kiedy Gmina nie dokona wpłaty pozostałej kwoty, to nie otrzyma samochodu.

Przewodniczący Komisji radny Mieczysław Sawaryn – ja tak odebrałem własny samochód.

Radny Józef Gutkowski - przy odbiorze samochodu z salonu każdy właściciel otrzymuje protokół przekazania samochodu. Czy z Firmy A. Drewnikowski Gmina otrzymała taki protokół?

Skarbnik Miasta i Gminy Gryfino p. Jolanta Staruk – nie wiem. Ww. samochód odbierał kierowca. Wobec powyższego ww. pytanie powinno być skierowane do niego. Aby można było dokonać odbioru samochodu z salonu w lutym 2004 r. należało mieć tablice rejestracyjne. W dowodzie rejestracyjnym wykazany jest dzień rejestracji tego samochodu.

Przewodniczący Komisji radny Mieczysław Sawaryn – dziękuję Pani Skarbnik za przybycie na posiedzenie Komisji i udzielenie wyczerpujących wyjaśnień.

Następnie na posiedzenie Komisji poproszono Naczelnika Wydziału Organizacyjnego p. Beatę Pluskotę.

Przewodniczący Komisji radny Mieczysław Sawaryn – co według Pani znaczy zapis: „Zamówienie 540/PS/2003/1275023 - 606”? Czy jest to forma oznaczania numerów pism wychodzących z Urzędu Miasta i Gminy Gryfino?

Naczelnik Wydziału Organizacyjnego p. Beata Pluskota – nie jest to oznaczenie numeru pisma wychodzącego z tut. Urzędu.

Przewodniczący Komisji radny Mieczysław Sawaryn – co to jest za oznaczenie według Pani?

Naczelnik Wydziału Organizacyjnego p. Beata Pluskota – nie wiem co to jest za oznaczenie. W każdym bądź razie, jeżeli wychodzi z tut. Urzędu jakiekolwiek pismo, to powinno mieć sygnaturę, czyli tzw. skrót wydziału, tj. Wydział Organizacyjny – skrót SEO oraz numer rzeczowego wykazu akt.

Przewodniczący Komisji radny Mieczysław Sawaryn – co to może znaczyć wyraz „Zamówienie” 540/PS/2003/1275023 – 606”? Czy według Pani jest to numer zamówienia?

Naczelnik Wydziału Organizacyjnego p. Beata Pluskota – być może jest to numer zamówienia, ale na pewno nie Wydziału Organizacyjnego. Podejrzewam, że w ogóle z tut. Urzędu nie powinno wyjść pismo o takim numerze.

Przewodniczący Komisji radny Mieczysław Sawaryn – rozumiem. Proszę powiedzieć, jakie formy stosuje się przy pismach wychodzących z tut. Urzędu, a dotyczących zamówień?

Naczelnik Wydziału Organizacyjnego p. Beata Pluskota – mogę udzielić odpowiedzi na przykładzie Wydziału Organizacyjnego. Przy wysyłaniu tego typu pism stosowana jest zasada „za potwierdzeniem odbioru” lub „listem zwykłym”. Nie mniej jednak wysłanie tego typu pism poprzedzam rozmową telefoniczną.

Przewodniczący Komisji radny Mieczysław Sawaryn – czy tego typu pisma wysyłane są poprzez kancelarię tut. Urzędu? Czy pisma zamiejscowe wysyłane są przez Pocztę Polską?

Naczelnik Wydziału Organizacyjnego p. Beata Pluskota – jeżeli są to pisma zamiejscowe to oczywiście, że tak.

Przewodniczący Komisji radny Mieczysław Sawaryn –czy może Pani wyjaśnić Komisji, dlaczego na oryginalnych pismach skierowanych do poszczególnych Salonów Samochodowych, tj.: MOTOMARKET Koncesjoner Peugeot w Poznaniu, Auto Bruno Autoryzowany Dealer Volvo w Szczecinie, PEHAMOT Sp. z o.o. w Szczecinie, oraz A. Drewnikowski Koncesjoner Peugeot w Szczecinie daty sporządzenia pism zostały poprawione korektorem i wstawiono nowe daty?

Naczelnik Wydziału Organizacyjnego p. Beata Pluskota – nie mam pojęcia.

Przewodniczący Komisji radny Mieczysław Sawaryn – z czego to wynika, że wszystkie ww. pisma zamazane są korektorem i wstawione nowe, inne daty?

Naczelnik Wydziału Organizacyjnego p. Beata Pluskota – nie odniosę się do tego, bo po prostu nie wiem.

Przewodniczący Komisji radny Mieczysław Sawaryn – pisma skierowane do ww. Dealerów zostały podpisane przez Burmistrza Miasta i Gminy Gryfino p. Henryka Piłata. Pisma z datą z dnia 19 grudnia 2003 r. skierowane zostały do Auto Bruno Autoryzowany Dealer Volvo, MOTOMARKET Koncesjoner Peugeot Małgorzata Czabajska w Poznaniu, A. Drewnikowski Koncesjoner Peugeot w Szczecinie oraz do PEHAMOT Sp. z o.o. Autoryzowany Dealer Skoda w Szczecinie. Wszystkie pisma noszą ślad użycia korektora na dacie dnia 19 grudzień 2003 r.

Następnie Przewodniczący Komisji radny Mieczysław Sawaryn podstawia pismo do światła i stwierdza, że pod korektorem widnieje data – odczytuje 2, na jednym z pism druga cyfra jest nieczytelna. Na drugim piśmie skierowanym do A. Drewnikowski Koncesjoner Peugeot widać wyraźnie cyfrę 2 i najprawdopodobniej cyfrę 0.

Jednocześnie na piśmie skierowanym do Auto Bruno Autoryzowany Dealer Volvow Szczecinie figuruje data otrzymania 20 grudzień 2003 r., na piśmie skierowanym do MOTOMARKET Koncesjoner Peugeot w Poznaniu figuruje data 20 grudzień 2003 r., na piśmie skierowanym do A. Drewnikowski Koncesjoner Peugeot w Szczecinie figuruje data 20 grudzień 2003 r. oraz na piśmie skierowanym do PEHAMOT Sp. z o.o. w Szczecinie figuruje data 20 grudzień 2003 r.

Zakładając, a Komisja już wie, że ww. pisma nie zostały wysłane poprzez pocztę, tylko zostały doręczone w inny sposób, to jaki tryb rozwożenia pism obowiązuje w tut. Urzędzie? Czy jest zatrudniony w tut. Urzędzie kurier do dostarczania pism? Czy do takich miast jak: Szczecin i Poznań, jeśli kurier wyjeżdża, czy jest to gdziekolwiek odnotowane?

Naczelnik Wydziału Organizacyjnego p. Beata Pluskota –w tut. Urzędzie zatrudniony jest goniec, który dostarcza pocztę na terenie Gryfina i generalnie dostarcza przesyłki „za potwierdzeniem odbioru”, bo są one najdroższe. Zdarza się, że również przesyłki „zwykłe” dostarczane są do instytucji przez gońca. Prowadzona jest ewidencja przesyłek doręczanych przez gońca. Jeżeli chodzi o korespondencję zamiejscową, to generalną zasadą jest, że przekazujemy ją pocztą lub zawozimy samochodem służbowym do Szczecina.

Przewodniczący Komisji radny Mieczysław Sawaryn – jak się to odbywa? Jeśli jedzie samochód do Szczecina i chcemy przekazać pocztę komuś, to kto to dowozi, jak się rozlicza, komu zdaje, czy jest sporządzana na tą okoliczność notatka? Czy samochód służbowy z tut. Urzędu jeździł do Poznania w grudniu 2003 r.?

Naczelnik Wydziału Organizacyjnego p. Beata Pluskota – na kopii dostarczonej korespondencji powinno być odnotowane potwierdzenie odbioru. W kwestii wyjazdu samochodu służbowego do Poznania muszę sprawdzić w dokumentach, ponieważ nie pamiętam tego.

Przewodniczący Komisji radny Mieczysław Sawaryn – którym samochodem służbowym dostarczana jest poczta do Szczecina?

Naczelnik Wydziału Organizacyjnego p. Beata Pluskota – samochodem marki Lublin, Lanos oraz w grudniu 2003 r. samochodem marki Opel Omega.

Przewodniczący Komisji radny Mieczysław Sawaryn – jeżeli do załatwienia jest bardzo pilna sprawa i wysyła się samochód do Szczecina, Poznania lub do innych miejscowości, czy jest to gdzieś odnotowywane?

Naczelnik Wydziału Organizacyjnego p. Beata Pluskota – z każdego służbowego wyjazdu wystawiana jest przez kierowcę samochodu „Karta Drogowa”.

Przewodniczący Komisji radny Mieczysław Sawaryn –bardzo proszę, aby Pani sprawdziła, czy w dniach: 19, 20 i 21 grudnia 2003 r. wyjeżdżały samochody służbowe z Gminy Gryfino do Szczecina i do Poznania. W szczególności interesuje mnie, czy był wyjazd w grudniu 2003 r. do Poznania? Proszę o sprawdzenie tego teraz.

Naczelnik Wydziału Organizacyjnego p. Beata Pluskota – dobrze.

Proszę, aby Komisja zachowała Oryginalną Fakturę VAT dotyczącą zakupu samochodu osobowego marki PEUGEOT.

Przewodniczący Komisji radny Mieczysław Sawaryn – po przeanalizowaniu przez Komisję wszystkich oryginalnych dokumentów dotyczących zakupu samochodu osobowego marki PEUGEOT na pewno oddam je Pani. Co więcej proszę, aby ww. dokumenty zostały złożone do „Kasy Pancernej”, aby nie zginęły. Ww. dokumenty noszą ślady przerabiania.

Naczelnik Wydziału Organizacyjnego p. Beata Pluskota – dobrze.

Przewodniczący Komisji radny Mieczysław Sawaryn –Pani Naczelnik dostarczyła Komisji „Książki Nadawcze” wysyłanej korespondencji, tj.:

-od dnia 29 stycznia 2003 r. do dnia 17 kwietnia 2003 r.,

-od dnia 27 listopada 2003 r. do dnia 31 grudnia 2003 r.

Następnie Przewodniczący Komisji poddał oglądowi „Książkę Nadawczą” wysyłanych listów poleconych z Urzędu Miasta i Gminy za okres od: 27 listopada do dnia 31 listopada 2003 r.

Pismo do MOTOMARKET Koncesjoner Peugeot Małgorzata Czabajska w Poznaniu zostało sporządzone w dniu 19 grudnia 2003 r., bądź 20 grudnia 2003 r.

Następnie Przewodniczący Komisji stwierdził, że w dniu 19 grudnia 2003 r. nie było jakiejkolwiek korespondencji kierowanej do dealerów biorących udział w przetargu na sprzedaż samochodu osobowego marki Peugeot.

Jednocześnie „Książka Nadawcza” nie zawiera zapisu, aby w dniu 20 grudnia 2003 r. wysyłana była jakakolwiek korespondencja „polecona”.

Następnie Przewodniczący Komisji przegląda „Książkę Nadawczą – za zwrotnym potwierdzeniem odbioru” z dnia: od 15 grudnia 2003 r. do 29 grudnia 2003 r..  

Pod datą 19 grudzień 2003 r. nie stwierdza wyjścia korespondencji do ww. dealerów. Następny zapis w „Książce Nadawczej” ma datę 23 grudzień 2003 r.

Jednocześnie Przewodniczący Komisji poddał analizie „Książkę Nadawczą – za zwrotnym potwierdzeniem odbioru” za okres: od dnia 11 grudnia 2003 r. do dnia 31 grudnia 2003 r.. Przewodniczący stwierdził, iż w ww. książce data 19 grudnia nie figuruje, po 18 grudnia 2003 r. Następna data to 22 grudzień 2003 r.

Po dokonaniu oglądu ww. pism Przewodniczący Komisji stwierdził, że zostały one złożone za pośrednictwem Sekretariatu Burmistrza.

Chciałbym poinformować, że byłem w Kancelarii tut. Urzędu i dowiedziałem się, że żadna korespondencja w ww. sprawie nie została wysłana. Chciałbym również poinformować, że przed chwilą zadzwoniłem do Radcy Podatkowego, który potwierdził, że Faktura VAT nr 10/PS/2004/01 jest fakturą sprzedaży. Wobec powyższego w dniu 15 stycznia 2004 r. dokonano zakupu samochodu osobowego marki Peugeot 607 przez Urząd Miasta i Gminy w Gryfinie. W Fakturze VAT nr 10/PS/2004/01 w prawym nagłówku widnieje data wystawienia 15 styczeń 2004 r., data sprzedaży 15 styczeń 2004 r. W tej sytuacji można stwierdzić, że dokonano zakupu samochodu osobowego marki Peugeot 607 przez Urząd Miasta i Gminy przed rozstrzygnięciem ofert przetargowych. Według protokołu z przeprowadzonego postępowania o zamówienie publiczne w trybie zapytania o cenę wynika, że powyższe postępowanie zostało rozstrzygnięte w dniu 30 stycznia 2004 r.

W związku z powyższym należy stwierdzić, że samochód osobowy marki Peugeot 607 zdaniem Komisji został zakupiony z naruszeniem zasad dotyczących zakupu ww. samochodu.

Naczelnik Wydziału Organizacyjnego p. Beata Pluskota dostarczyła Komisji „Karty Drogowe” samochodów służbowych należących do tut. Urzędu, tj.:

- samochód marki LANOS – nr rej. SMM 6763 , nr kart: 01575, 01576 z dnia 20.12.2003 r., 01577, 01578 z dnia 21.12.2003 r.

- samochód marki LUBLIN – nr rej. ZGR – E 322, nr kart: 15/XII z dnia 19 grudnia 2003 r., 16/XII z dnia 22.12.2003 r. – kierowca p. Michał Szewczuk.

- samochód marki Opel Omega – nr rej. ZGR – A 002, nr kart: 15/XII/03 z dnia 19.12.2003 r., 16/XII/03 z dnia 22.12.2003 r. – kierowca p. Jan Pawłowski.

Według ewidencji „Kart Drogowych” wynika, że w dniach20 i 21 grudnia 2003 r. nie było żadnego wyjazdu służbowego do Szczecina oraz do Poznania.

Przewodniczący Komisji radny Mieczysław Sawaryn – Pani Naczelnik, czy istnieje możliwość dokonania wymiany, zamiany ww. „Kart Drogowych”.

Naczelnik Wydziału Organizacyjnego p. Beata Pluskota – nie ma możliwości dokonania jakichkolwiek zmian w „Kartach Drogowych”.

Przewodniczący Komisji radny Mieczysław Sawaryn – bardzo proszę, aby zostały zrobione kopie ww. kart i dołączone do niniejszego protokołu.

Karty Drogowe stanowią załącznik nr 6.

Naczelnik Wydziału Organizacyjnego p. Beata Pluskota – chciałabym przedstawić Komisji „Rejestr Delegacji Służbowych”, z którego wynika, że na dzień: 19, 20 i 21 grudnia 2003 r. nie wystawiono żadnej delegacji służbowej do Szczecina lub Poznania.

Przewodniczący Komisji radny Mieczysław Sawaryn – dziękuję Pani Naczelnik za przybycie na posiedzenie Komisji i udzielenie wyczerpujących wyjaśnień.

Następnie na posiedzenie Komisji poproszono Burmistrza Miasta i Gminy Gryfinop.Henryka Piłata.

Przewodniczący Komisji radny Mieczysław Sawaryn – Komisja Rewizyjna jestw trakcie omawiania sprawy związanej z zakupem samochodu osobowego marki Peugeot 607 przez tut. Urząd. Na podstawie przedstawionych Komisji dokumentów wynika, że przetarg odbył się  
nieprawidłowo. Tak naprawdę przetargu nie było, o czym świadczą zgromadzone w przedmiotowej sprawie dokumenty. Komisja Rewizyjna analizuje wszystkie dokumenty związane z tą sprawą. Na dzisiejszym posiedzeniu nie zakończymy omawiania tej sprawy.

Komisja Rewizyjna uważa, że w pierwszej kolejności Burmistrz Miasta i Gminy Gryfino powinien zostać poinformowany o efektach pracy dzisiejszego posiedzenia, aby ewentualnie mógł wdrożyć własne procedury w tej sprawie.

Z otrzymanej dokumentacji wynika, że w dniu 15 stycznia 2004 r. doszło do zakupu samochodu osobowego marki Peugeot 607 przez tut. Urząd. Na ten dzień została wystawiona Faktura VAT nr 10/PS/ 2004/01, która zawiera określenie „ Data sprzedaży 15/01/2004” oraz dopisek, że w tym dniu dokonano przedmiotowej transakcji. Fakt, że samochód odebrano w miesiącu lutym i, że przelewu dokonano również w miesiącu lutym nie ma żadnego znaczenia.

Przetarg został rozstrzygnięty dopiero w dniu 30 stycznia 2004 r. Inne dokumenty i wyjaśnienia przedstawione przez p. Skarbnik wskazują, że co najmniej dnia 30 grudnia 2003 r. po przeprowadzonych rozmowach z Dealerem A. Drewnikowski Koncesjoner Peugeot w Szczecinie podjęto decyzję, o wpłaceniu 10% przedpłaty w wysokości 16.000 zł. Z posiadanych dokumentów wynika, że wcześniej dokonano zamówienia tego samochodu. W dniu 29 grudnia 2003 r. do tut. Urzędu wpłynęły dwie oferty dotyczące zakupu samochodu, tj. od PEHAMOT Sp. z o.o. w Szczecinie i od A. Drewnikowski Koncesjoner Peugeot w Szczecinie. Po otrzymaniu ww. ofert tut. Urząd dokonał w dniu 30 grudnia 2003 r. 10% wpłaty zaliczki w wysokości 16.000 zł na rzecz A. Drewnikowski Koncesjoner Peugeot. Natomiast na rzecz PEHAMOTU Sp. z o.o. w Szczecinie Gmina Gryfino nie dokonała 10% przedpłaty w wysokości 16.000 zł pomimo tego, że ich oferta była korzystniejsza.

Z przedstawionych Komisji oryginalnych dokumentów, tj. „Książek Nadawczych” wynika, że żadne pismo do żadnego Dealera nie zostało wysłane listem poleconym. Chociaż na ww. pismach istnieją stemple, że do Dealerów wpłynęły one. Z otrzymanych „Kart Drogowych”, z „Rejestru Delegacji Służbowych” wynika, że nie było wyjazdu służbowego do Szczecina ani do Poznania. Przedstawione informacje wynikają z półtoragodzinnej kontroli dokonanej przez Komisję Rewizyjną. Proszę, aby Pan we własnym zakresie wszczął czynności wyjaśniające, również Komisja Rewizyjna będzie chciała tę sprawę należycie wyjaśnić. Chciałbym Panu zwrócić uwagę na to, że wszystkie pisma, które zostały skierowane do Dealerów Samochodowych, zostały podpisane przez Pana Burmistrza.    

Faktura VAT nr 10/PS/2004/01 dotycząca zakupu samochodu osobowego marki Peugeot 607 została podpisana przez Panią Skarbnik. Dokument w sprawie dokonania 10%przedpłaty został podpisany przez Z-cę Burmistrza p. Eugeniusza Kuduka. Natomiast dokument dotyczący dokonania przelewu w kwocie 143.132,00 zł został podpisany przez Burmistrza Miasta i Gminy Gryfino p. Henryka Piłata.

Burmistrz Miasta i Gminy Gryfino p. Henryk Piłat – ww. sprawę skieruję do Biura Audytu i Kontroli Wewnętrznej w celu dokonania kontroli.

Przewodniczący Komisji radny Mieczysław Sawaryn – na dzień dzisiejszy zakup samochodu osobowego marki Peugeot 607 został dokonany z naruszeniem procedury przetargowej. Wobec powyższego ww. samochód powinien zostać oddany do salonu samochodowego A. Drewnikowski Koncesjoner Peugeot w Szczecinie. Jeżeli Komisja faktycznie stwierdzi, że dokonano fałszerstwa dokumentów, to jako funkcjonariusze publiczni będziemy musieli powiadomić o tym fakcie odpowiednie organy.

Burmistrz Miasta i Gminy Gryfino p. Henryk Piłat – nie sądzę, że dokumenty były fałszowane.

Przewodniczący Komisji radny Mieczysław Sawaryn – Panie Burmistrzu, na kilku dokumentach istnieją ślady użycia korektora, zamazane są daty i w to miejsce zostały wpisane inne daty. Według mnie dokumentami są: rachunki, oferty, nie mamy niestety ujawnionej drogi związanej z obiegiem dokumentów pomiędzy Gminą Gryfino a konkretnymi Dealerami.

Burmistrz Miasta i Gminy Gryfino p. Henryk Piłat – wiem , że zostały złożone cztery oferty dotyczące zakupu samochodu osobowego dla Urzędu Miasta i Gminyw Gryfinie. Przyznaję, że działano w pośpiechu ponieważ chcieliśmy wykorzystać okazyjną ofertę. Jeżeli Komisja Rewizyjna stwierdzi, że została naruszona dyscyplina budżetowa, to odpowiednie osoby poniosą konsekwencje.   

Przewodniczący Komisji radny Mieczysław Sawaryn – Panie Burmistrzu, czy jest Pan pewny, że w miesiącu styczniu br. zostały złożone cztery oferty?

Burmistrz Miasta i Gminy Gryfino p. Henryk Piłat – tak, jestem pewny. Nie mam prawa podejrzewać, że oferty były sfałszowane.

W styczniu br. wpłynęły cztery oferty dotyczące zakupu samochodu dla tut. Urzędu tj. od PEHAMOT Sp. z o.o. w Szczecinie, A. Drewnikowski Koncesjoner Peugeot w Szczecinie, MOTOMARKET Koncesjoner Peugeot Małgorzata Czabajska oraz Auto Bruno Autoryzowany Dealer Volvo w Szczecinie.

Przewodniczący Komisji radny Mieczysław Sawaryn – czy Pan je widział w styczniu 2004 r.?

Burmistrz Miasta i Gminy Gryfino p. Henryk Piłat – tak.

Przewodniczący Komisji radny Mieczysław Sawaryn – w dniu 29 grudnia 2003 r. wpłynęły dwie oferty od: PEHAMOT Sp. z o.o. w Szczecinie, i od A. Drewnikowski Koncesjoner Peugeot w Szczecinie. Natomiast w dniu 12 stycznia 2004 r. wpłynęły dwie oferty od: MOTOMARKET Koncesjoner Peugeot Małgorzata Czabajska w Poznaniu i od Auto Bruno Autoryzowany Dealer Volvo w Szczecinie.

Przewodniczący Komisji radny Mieczysław Sawaryn – czy Pan je widział w styczniu 2004 r.? Czy tylko Pan został poinformowany o wpłynięciu powyższych ofert?

Burmistrz Miasta i Gminy Gryfino p. Henryk Piłat –widziałem te oferty. Pani Skarbnik była u mnie z powyższymi ofertami i przedstawiła je. Po rocznej eksploatacji samochodu osobowego marki Peugeot uważam, że dokonano słusznej decyzji w sprawie powyższego zakupu.

Przewodniczący Komisji radny Mieczysław Sawaryn – Panie Burmistrzu procedury przeprowadzenia przetargu zostały złamane.

Burmistrz Miasta i Gminy Gryfino p. Henryk Piłat – jeżeli Komisja Rewizyjna stwierdzi, że procedury przetargowe zostały złamane, to osoby, które były odpowiedzialne za przeprowadzenie przetargu poniosą odpowiednie konsekwencje, zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Przewodniczący Komisji radny Mieczysław Sawaryn – dlaczego Pan Burmistrz dokonał zakupu ww. samochodu w dniu 15 stycznia br. skoro przetarg został rozstrzygnięty dopiero w dniu 30 stycznia br. Kto jest odpowiedzialny za kupno tego samochodu?

Burmistrz Miasta i Gminy Gryfino p. Henryk Piłat – w dniu 15 stycznia br. samochód marki Peugeot nie został zakupiony, tylko została wpłacona zaliczka.

Przewodniczący Komisji radny Mieczysław Sawaryn – według faktury wynika, że w dniu 15 stycznia br. dokonano sprzedaży samochodu osobowego marki Peugeot 607 dla tut. Urzędu.   

Burmistrz Miasta i Gminy Gryfino p. Henryk Piłat – powtórzę jeszcze raz, że jeżeli Komisja Rewizyjna stwierdzi, że procedury przetargowe zostały złamane, to osoby, które były odpowiedzialne za przeprowadzenie tego przetargu poniosą odpowiednie konsekwencje, zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Przewodniczący Komisji radny Mieczysław Sawaryn – Panie Burmistrzu przecież to Pan dokonał zakupu ww. samochodu, a nie Pani Skarbnik. Nie można tak mówić. Proponuję wyjaśnić tę sprawę do końca, a potem będziemy zastanawiać się nad tym, kto był odpowiedzialny za dokonanie zakupu samochodu marki Peugeot 607.

Wobec powyższego proponuję, aby Komisja Rewizyjna dokończyła omawianie ww. tematu na następnym posiedzeniu, po wcześniejszym przeanalizowaniu dodatkowych dowodów oraz po przesłuchaniu poszczególnych pracowników, którzy byli odpowiedzialni za dokonania zakupu powyższego samochodu.    

 

Ad. IV. Wolne wnioski i zakończenie posiedzenia.

Przewodniczący Komisji radny Mieczysław Sawaryn – proszę o przesłanie „Opinii Komisji Rewizyjnej w sprawie sprzedaży nieruchomości zabudowanej przy ul. Grunwaldzkiej 7 w Gryfinie” p. Romanowi Grzywaczowi zam. w Gryfinie.  

Pismo w tej sprawie załącznik nr 7.

Przewodniczący Komisji radny Mieczysław Sawaryn ustalił termin następnego posiedzenia Komisji na dzień 19 listopada (piątek) o godz. 1100 2004 r.

 

Ponieważ nikt więcej nie zabierał głosu Przewodniczący Komisji zamknął posiedzenie.

              

 

PRZEWODNICZĄCY KOMISJI

Mieczysław Sawaryn

 

Protokółowała

Referent

Kinga Rataj